KI-Schulung für Mitarbeiter: was der AI Act verlangt und wie ein kleines Team das in zwei Wochen erledigt

Eine KI-Schulung für Mitarbeiter ist seit dem 2. Februar 2025 keine freiwillige Fortbildung mehr, weil Artikel 4 der KI-Verordnung der EU von jedem Unternehmen, das KI-Systeme im Betrieb nutzt, Maßnahmen für die KI-Kompetenz seines Personals verlangt. Das gilt ohne Mindestgröße, ohne Branchenausnahme und ohne Rücksicht darauf, ob du eine Rechtsabteilung hast. Wer in seinem Betrieb ChatGPT, Claude oder Gemini nutzt, ist Betreiber im Sinne der Verordnung und fällt darunter.

Wir schreiben das als zwei Leute, die mehrere Unternehmen ohne zusätzliches Team führen und täglich in Claude Code und Cowork arbeiten. Uns interessiert an diesem Thema nicht die juristische Tiefe, uns interessiert, was am Montag auf dem Schreibtisch liegt. Deshalb steht hier die Verordnung nur so weit drin, wie du sie brauchst, und danach ein Ablauf über zehn Werktage, an dessen Ende ein Ordner mit Unterschriften, einer schriftlichen Regelung und einer Teilnehmerliste steht.

Eine Sache vorweg, weil sie im Netz oft falsch steht: Artikel 4 taucht im Bußgeldartikel der Verordnung nicht auf. Wer dir 35 Millionen Euro Strafe für eine fehlende Schulung androht, hat die Verordnung nicht gelesen. Warum du das Thema trotzdem ernst nehmen solltest, steht weiter unten in einem eigenen Abschnitt.

Stand: 18. September 2026. Rechtsstand aus Verordnung (EU) 2024/1689 und den Seiten der EU-Kommission sowie der Bundesnetzagentur, alle abgerufen am 18. September 2026.

Was ist eine KI-Schulung für Mitarbeiter?

Eine KI-Schulung für Mitarbeiter ist jede Maßnahme, mit der ein Unternehmen dafür sorgt, dass die Leute, die im Betrieb mit KI-Systemen arbeiten, verstehen, was diese Systeme können, wo sie Fehler machen und welche Daten nicht hineingehören. Das kann ein Seminartag sein, eine interne Runde von 90 Minuten, ein aufgezeichnetes Video mit einer Verständnisfrage am Ende oder eine schriftliche Anleitung mit einer Unterschrift darunter.

Die KI-Verordnung selbst spricht nicht von Schulung, sie spricht von KI-Kompetenz. Artikel 3 Nummer 56 definiert diese Kompetenz als die Fähigkeiten, Kenntnisse und das Verständnis, die es Anbietern, Betreibern und betroffenen Personen erlauben, KI-Systeme sachkundig einzusetzen und sich der Chancen, Risiken und möglichen Schäden bewusst zu werden. Quelle: Verordnung (EU) 2024/1689, abgerufen am 18.09.2026. Einordnung aus der Praxis, ersetzt keine Rechtsberatung.

Der Unterschied ist wichtig, weil er dir Arbeit spart. Du schuldest keinen Kurs mit Prüfung. Du schuldest, dass deine Leute wissen, was sie tun. Ein Seminar ist ein Weg dorthin, eine interne Runde mit deinen eigenen Beispielen ist ein anderer, und für ein Team mit 5 Leuten ist der zweite Weg meistens der bessere, weil dort genau die Fälle besprochen werden, die bei euch vorkommen.

In der Praxis besteht eine KI-Schulung im kleinen Unternehmen aus drei Teilen: einer Runde, in der ihr gemeinsam durchgeht, was die Werkzeuge können und wo sie danebenliegen, einer schriftlichen Regelung, die festhält, was erlaubt ist und was nicht, und einer Liste, auf der steht, wer wann dabei war. Diese drei Teile sind auch das, was am Ende des Plans unten in deinem Ordner liegt.

Was Artikel 4 des AI Act von dir verlangt

Artikel 4 verlangt, dass Anbieter und Betreiber von KI-Systemen Maßnahmen ergreifen, damit ihr Personal und andere Personen, die in ihrem Auftrag mit KI-Systemen arbeiten, über "ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz" verfügen. Dabei sind laut Verordnungstext die technischen Kenntnisse, die Erfahrung, die Ausbildung dieser Personen und der Zusammenhang zu berücksichtigen, in dem die KI-Systeme eingesetzt werden. Quelle: Verordnung (EU) 2024/1689, Artikel 4, abgerufen am 18.09.2026. Einordnung aus der Praxis, ersetzt keine Rechtsberatung.

Zwei Begriffe aus diesem Satz entscheiden darüber, ob du gemeint bist.

Betreiber. Die Verordnung nennt so jede natürliche oder juristische Person, die ein KI-System in eigener Verantwortung verwendet, außer im Rahmen einer rein persönlichen, nicht beruflichen Tätigkeit (Artikel 3 Nummer 4). Wenn du als Firma ein ChatGPT-Abo zahlst und deine Leute damit Angebote schreiben, bist du Betreiber. Der private Chat am Abend zu Hause fällt nicht darunter, der berufliche Chat am Vormittag schon. Einordnung aus der Praxis, ersetzt keine Rechtsberatung.

Anbieter. So heißt, wer ein KI-System entwickelt und unter eigenem Namen in Verkehr bringt. Für die meisten kleinen Unternehmen ist das nicht der Fall, für einzelne aber doch: Wer ein eigenes Produkt mit einem Sprachmodell im Hintergrund verkauft, etwa einen Chat-Assistenten auf der eigenen Website unter eigener Marke, ist in dieser Rolle. Dann kommen zu Artikel 4 weitere Pflichten dazu, die dieser Artikel nicht behandelt. Einordnung aus der Praxis, ersetzt keine Rechtsberatung.

Wichtig ist, was Artikel 4 nicht verlangt. Er verlangt kein bestimmtes Kompetenzniveau als messbare Zahl, keine Prüfung, kein Zertifikat und keine bestimmte Stundenzahl. Die EU-Kommission hat das in ihren Fragen und Antworten zur KI-Kompetenz ausdrücklich klargestellt: "There is no one size fit all when it comes to AI literacy and no strict requirements or mandatory trainings are imposed." Und zur Zertifikatsfrage: "There is no need for a certificate." Quelle: digital-strategy.ec.europa.eu, Fragen und Antworten zur KI-Kompetenz, abgerufen am 18.09.2026. Einordnung aus der Praxis, ersetzt keine Rechtsberatung.

Die Kommission stellt in demselben Dokument auch klar, dass keine eigene Organisationsstruktur vorgeschrieben ist: "No, no specific governance structure is mandated to comply with article 4 of the AI Act." Du brauchst also keinen KI-Beauftragten im Organigramm. Wenn du einen Datenschutzbeauftragten hast, darf dieselbe Person das Thema mit übernehmen.

Zum Vergrößern tippen

Artikel 4 verlangt Maßnahmen für die KI-Kompetenz deiner Leute, seit dem 2. Februar 2025, ohne Mindestgröße und für jede Branche. Er verlangt kein Zertifikat, keine Prüfung, keine feste Stundenzahl und keinen KI-Beauftragten.

Diese Offenheit ist für ein kleines Unternehmen eine gute Nachricht und ein Problem zugleich. Die gute Nachricht: Du kannst das mit deinen eigenen Mitteln erledigen, in deiner eigenen Zeit, mit deinen eigenen Beispielen. Das Problem: Niemand sagt dir, wann es genug ist. Der Abschnitt weiter unten über das, was die Verordnung offen lässt, geht darauf ein.

Seit wann die Pflicht gilt und wer sie in Deutschland kontrolliert

Artikel 4 gilt seit dem 2. Februar 2025, weil er in Kapitel I der Verordnung steht und Artikel 113 für Kapitel I und II diesen Geltungsbeginn festlegt. Die Durchsetzung durch die nationalen Marktüberwachungsbehörden setzt laut den Fragen und Antworten der EU-Kommission am 2. August 2026 ein. Quelle: Verordnung (EU) 2024/1689 Artikel 113 und digital-strategy.ec.europa.eu, abgerufen am 18.09.2026. Einordnung aus der Praxis, ersetzt keine Rechtsberatung.

In Deutschland ist die Bundesnetzagentur die zuständige Stelle. Das Gesetz zur Marktüberwachung und Innovationsförderung von künstlicher Intelligenz, kurz KI-MIG, ist am 29. Juli 2026 in Kraft getreten und gibt ihr die Rolle als Marktüberwachungsbehörde, als Anlaufstelle und als Beschwerdestelle für die KI-Verordnung. Quelle: bundesnetzagentur.de, Pressemitteilung vom 29.07.2026, abgerufen am 18.09.2026. Einordnung aus der Praxis, ersetzt keine Rechtsberatung.

Für dich ist daran vor allem ein Punkt interessant: Die Bundesnetzagentur hat ausdrücklich den Auftrag, Unternehmen zu unterstützen, und hat dafür einen KI-Service-Desk eingerichtet. Das ist eine Anlaufstelle mit Informationen, einem Kontaktformular und einem Online-Werkzeug zur Einordnung des eigenen Risikos. Dazu kommt ein Koordinierungs- und Kompetenzzentrum mit dem Kürzel KoKIVO, das andere Behörden bei schwierigen Entscheidungen unterstützt, und KI-Reallabore für das Testen neuer Anwendungen, die laut Pressemitteilung besonders kleinen und mittleren Unternehmen offenstehen.

Was das praktisch heißt: Wenn du nach der Lektüre dieses Artikels unsicher bist, ob eine bestimmte Anwendung bei dir in eine höhere Risikoklasse fällt, musst du das nicht raten und auch nicht sofort eine Kanzlei beauftragen. Es gibt eine amtliche Stelle, die genau dafür da ist. Die Anfrage dort kostet nichts außer der Zeit, die du für die Beschreibung deines Falls brauchst.

Eine Einschränkung bleibt: Ob eine Anfrage beim Service-Desk dich später vor einer Beanstandung schützt, steht nirgends. Eine verbindliche Auskunft ist etwas anderes als eine Beratung. Wenn bei dir viel davon abhängt, etwa weil du Bewerbungen oder Gesundheitsdaten durch ein KI-System laufen lässt, ist die Anfrage der erste Schritt und das Gespräch mit einem Anwalt der zweite.

Gilt die Pflicht auch für ein Team mit drei Leuten?

Ja, die Pflicht aus Artikel 4 gilt auch für ein Team mit drei Leuten, weil die Verordnung an der Rolle als Betreiber anknüpft und nicht an der Betriebsgröße. Es gibt in Artikel 4 keine Ausnahme für kleine Unternehmen, keine Schwelle bei 10 oder 50 Beschäftigten und keine Befreiung für Einzelunternehmer mit Angestellten. Einordnung aus der Praxis, ersetzt keine Rechtsberatung.

Die Verordnung nimmt auf kleine Unternehmen an anderer Stelle Rücksicht. Artikel 4 Absatz 2 in der Fassung nach der Präzisierung von 2026 verpflichtet die Kommission und die Mitgliedstaaten, die Anstrengungen von Anbietern und Betreibern zu unterstützen, "insbesondere KMU", und praktische Beispiele für die Erfüllung der Pflicht auf einer zentralen Informationsplattform zu veröffentlichen. Quelle: digital-strategy.ec.europa.eu und artificialintelligenceact.eu (Artikeltext), abgerufen am 18.09.2026. Das ist Hilfe, keine Befreiung. Einordnung aus der Praxis, ersetzt keine Rechtsberatung.

Auch bei den Sanktionen gibt es eine Rücksicht auf die Größe, die für dich relevant ist, wenn es einmal ernst wird: Artikel 99 Absatz 6 bestimmt, dass bei kleinen und mittleren Unternehmen einschließlich Start-ups jeweils der niedrigere der beiden Werte gilt, also entweder der Prozentsatz vom Umsatz oder der feste Betrag, je nachdem, welcher kleiner ist. Bei großen Unternehmen ist es umgekehrt der höhere. Quelle: Verordnung (EU) 2024/1689, Artikel 99 Absatz 6, abgerufen am 18.09.2026. Einordnung aus der Praxis, ersetzt keine Rechtsberatung.

Es gibt eine praktische Abstufung, die in der Verordnung selbst steht und die dir Arbeit spart. Artikel 4 verlangt, die technischen Kenntnisse, die Erfahrung und den Zusammenhang zu berücksichtigen, in dem die Systeme eingesetzt werden. Ein Team, das KI ausschließlich für Textentwürfe und Recherche nutzt, schuldet weniger als ein Team, das Bewerbungen vorsortiert. Die Verordnung erwartet von dir keine Schulung, die alles abdeckt, was KI theoretisch kann. Die Verordnung erwartet eine Schulung, die zu dem passt, was bei dir passiert.

Wen du schulen musst: Angestellte, Werkstudenten und auch Freelancer

Schulen musst du dein Personal und alle anderen Personen, die in deinem Auftrag mit dem Betrieb und der Nutzung von KI-Systemen befasst sind, und das geht laut EU-Kommission über die Festangestellten hinaus. In den Fragen und Antworten heißt es zu dieser Gruppe, sie umfasse Personen "broadly under the organisational remit", also unter deiner organisatorischen Verantwortung, und zu Dienstleistern ausdrücklich: "People working for a service provider or contractor need to have the appropriate AI skills to fulfil the task in question." Quelle: digital-strategy.ec.europa.eu, abgerufen am 18.09.2026. Einordnung aus der Praxis, ersetzt keine Rechtsberatung.

Für ein kleines Unternehmen heißt das konkret, dass folgende Gruppen auf deine Liste gehören.

• Festangestellte, die KI im Arbeitsalltag nutzen. Das ist der klare Fall.
• Teilzeitkräfte, Werkstudenten und Aushilfen, die dieselben Werkzeuge öffnen. Die Verordnung unterscheidet nicht nach Stundenumfang.
• Freie Mitarbeiter und Dienstleister, die in deinem Auftrag arbeiten und dabei KI nutzen, etwa eine freie Texterin, die dein Kundenmaterial in ein Sprachmodell gibt. Hier reicht in der Regel kein interner Schulungstermin, weil die Person nicht bei dir angestellt ist. Was praktisch ist: die schriftliche Regelung mitschicken und sich bestätigen lassen, dass sie gilt.
• Geschäftsführung und Inhaber, auch wenn niemand sonst da ist. Wer allein arbeitet und KI beruflich nutzt, ist Betreiber und schuldet sich selbst die Kompetenz. In der Praxis besteht der Nachweis dann aus einer Notiz, wann du dich womit beschäftigt hast.

Nicht auf die Liste gehören Leute, die mit KI bei dir gar nichts zu tun haben. Wenn in einem Betrieb mit 12 Personen nur 4 mit den Werkzeugen arbeiten und die anderen 8 im Lager stehen, schuldest du die Schulung für diese 4. Ein Satz in der Regelung, dass die Nutzung nur diesen 4 erlaubt ist, macht die Abgrenzung sauber. Sobald die fünfte Person dazukommt, wird sie geschult, bevor sie loslegt.

Eine Gruppe wird oft übersehen: Leute, die KI nutzen, ohne es zu merken. Wenn dein Buchhaltungsprogramm Belege automatisch zuordnet, wenn dein Telefonsystem Anrufe verschriftet oder wenn dein Bewerbungsformular Lebensläufe vorsortiert, arbeitet in diesen Werkzeugen ein KI-System, und die Person, die damit arbeitet, ist betroffen. Beim Durchgehen deiner Werkzeuge im Plan unten ist das der Punkt, an dem bei uns die meisten Überraschungen auftauchen.

Was die Verordnung offen lässt und was das für dich bedeutet

Die Verordnung sagt nicht, wie viele Stunden eine Schulung dauern muss, welche Inhalte sie haben muss, wie oft sie wiederholt wird und woran man erkennt, dass das Maß "ausreichend" ist. Das ist keine Lücke, die noch geschlossen wird, das ist eine Entscheidung. Die EU-Kommission hat in ihren Fragen und Antworten geschrieben, dass sie bewusst einen gewissen Spielraum für nötig hält, weil das Thema breit und die Technik schnell ist. Quelle: digital-strategy.ec.europa.eu, abgerufen am 18.09.2026. Einordnung aus der Praxis, ersetzt keine Rechtsberatung.

Offen bleiben vor allem diese vier Punkte.

Wie viel genug ist. Kein Text nennt eine Stundenzahl oder eine Themenliste als Mindestmaß. Die Kommission hält fest, dass Artikel 4 keine Pflicht enthält, das Wissen der Beschäftigten zu messen: "Article 4 of the AI Act does not entail an obligation to measure the knowledge of AI of employees." Es gibt also keine vorgeschriebene Prüfung, und es gibt auch keinen Punktwert, ab dem du auf der sicheren Seite stehst.

Wie oft du wiederholen musst. Dazu steht in den Quellen, die wir geprüft haben, nichts Festes. Was sich aus dem Sinn der Regel ergibt: Wenn sich die Werkzeuge ändern und neue Leute dazukommen, ist ein Stand von vor zwei Jahren kein Stand mehr. Wir setzen für uns einmal im Jahr einen Termin an und bei jeder neuen Person einen beim Start. Das ist unsere Entscheidung, keine Vorgabe aus der Verordnung.

Was als Nachweis zählt. Die Kommission formuliert das als Möglichkeit, nicht als Pflicht: Organisationen können eine interne Aufzeichnung der Schulungen und anderer Maßnahmen führen. Eine vorgeschriebene Form dafür gibt es nicht. Eine Teilnehmerliste mit Datum und Unterschrift ist die einfachste Form, die im Streitfall etwas hergibt.

Ob fremde Vorlagen reichen. Die Kommission hat ein Verzeichnis mit Beispielen aus der Praxis veröffentlicht, das sogenannte Living Repository mit über 40 Beispielen von Unternehmen und aus dem öffentlichen Sektor. Dazu steht dort ausdrücklich, dass das Nachahmen dieser Beispiele nicht automatisch dazu führt, dass man als regelkonform gilt. Wer also eine fertige Präsentation herunterlädt, abspielt und abhakt, hat die Form erfüllt und nicht unbedingt die Sache.

Was folgt daraus für ein Team mit 3 bis 15 Leuten? Zwei Dinge. Erstens: Mach die Schulung mit deinen eigenen Fällen. Eine Stunde, in der ihr an drei echten Beispielen aus eurem Alltag durchgeht, was ihr eingebt und was passiert ist, hilft mehr als vier Stunden Folien über neuronale Netze. Zweitens: Schreib auf, was ihr gemacht habt. Der Nachweis kostet zehn Minuten und ist der Teil, den man ein Jahr später nicht rekonstruieren kann.

Was passiert, wenn du nichts machst

Für einen Verstoß gegen Artikel 4 gibt es in der KI-Verordnung keinen eigenen Bußgeldrahmen, weil Artikel 99, der die Sanktionen regelt, Artikel 4 nicht aufzählt. Genannt sind dort Artikel 5 (verbotene Praktiken) mit bis zu 35 Millionen Euro oder 7 % des weltweiten Jahresumsatzes, eine Reihe von Pflichten für Anbieter, Importeure, Händler, Betreiber von Hochrisiko-Systemen und die Transparenzpflichten aus Artikel 50 mit bis zu 15 Millionen Euro oder 3 %, sowie falsche Angaben gegenüber Behörden mit bis zu 7,5 Millionen Euro oder 1 %. Quelle: Verordnung (EU) 2024/1689, Artikel 99, abgerufen am 18.09.2026. Einordnung aus der Praxis, ersetzt keine Rechtsberatung.

Das ist der Punkt, an dem sich seriöse Information von Verkaufstexten unterscheidet. Wer dir eine Schulung mit dem Hinweis auf 35 Millionen Euro Strafe verkauft, bezieht diese Zahl auf verbotene Praktiken wie Social Scoring oder biometrische Kategorisierung, nicht auf eine fehlende Schulung.

Bedeutet das, dass nichts passieren kann? Nein, aus drei Gründen.

Erstens setzen die Mitgliedstaaten eigene Sanktionsregeln. Die Verordnung überlässt die Ausgestaltung den nationalen Gesetzen, und die EU-Kommission verweist in ihren Fragen und Antworten genau darauf. Jede Sanktion muss dabei verhältnismäßig sein und den Einzelfall berücksichtigen, darunter Art und Schwere des Verstoßes und ob er vorsätzlich oder fahrlässig war. Quelle: digital-strategy.ec.europa.eu, abgerufen am 18.09.2026.

Zweitens hängt das Risiko am Vorfall. Die Kommission schreibt, eine Sanktion sei wahrscheinlicher, wenn es einen Beleg für einen Vorfall gibt, der auf fehlende Schulung und Anleitung zurückgeht. Übersetzt: Solange nichts passiert, interessiert sich niemand für deine Teilnehmerliste. Wenn ein Mitarbeiter eine vollständige Kundenliste in ein Chatfenster kopiert und der Kunde das erfährt, wird die Frage nach der Schulung gestellt, und dann willst du eine Antwort haben.

Drittens ist der Datenschutz der Weg, über den es in der Praxis zuerst teuer wird. Wenn personenbezogene Daten ohne Grundlage in ein KI-System wandern, ist das ein Thema der DSGVO mit einem eigenen und lange erprobten Bußgeldrahmen, unabhängig von der KI-Verordnung. Was bei Claude und ChatGPT jeweils mit deinen Eingaben passiert, steht in Claude und Datenschutz und ChatGPT und Datenschutz.

Unsere ehrliche Einordnung: Das Bußgeldrisiko allein rechtfertigt keinen Panikkauf. Der Aufwand lohnt sich aus einem anderen Grund. Eine Stunde, in der ihr festlegt, welche Daten nicht in ein Chatfenster gehören, verhindert genau den Vorfall, der später alles andere auslöst. Und die schriftliche Regelung ist das Dokument, nach dem dich der erste größere Kunde mit einem eigenen Einkauf ohnehin fragen wird.

Der Zwei-Wochen-Plan: zehn Werktage, Tag für Tag

Der Plan verteilt die Arbeit auf zehn Werktage mit insgesamt etwa 8 Stunden, verteilt auf eine verantwortliche Person und einen Termin, an dem alle dabei sind. Woche 1 geht nach innen: Werkzeuge erfassen, Regeln festlegen, Material vorbereiten. Woche 2 geht nach außen: Termin durchführen, Unterschriften einsammeln, Dienstleister anschreiben, Ordner schließen.

Zum Vergrößern tippen

In Woche 1 listest du an Tag 1 alle Werkzeuge auf, sammelst an Tag 2 drei echte Fälle, schreibst an Tag 3 die Regelung, lässt sie an Tag 4 gegenlesen und lädst an Tag 5 zum Termin ein. In Woche 2 folgen die Runde von 90 Minuten, die Unterschriften, die Nachricht an die Dienstleister, die offenen Fragen und die Ablage.

Tag 1: Alle Werkzeuge auflisten, die bei euch KI nutzen

An Tag 1 schreibt eine Person eine Liste aller Programme, in denen bei euch KI steckt, und diese Liste ist fast immer länger als gedacht. Dauer: etwa 45 Minuten. Verantwortlich: die Person, die auch die Software-Abos verwaltet.

Geh dafür drei Quellen durch. Erstens die Abo-Liste in eurer Buchhaltung, dort stehen die offensichtlichen Werkzeuge. Zweitens die Browser-Lesezeichen und die Programme auf den Rechnern, dort finden sich die Werkzeuge, die jemand still eingeführt hat. Drittens frag im Team offen, womit jeder arbeitet, ohne dass es eine Kontrollfrage wird. Der Satz, der bei uns funktioniert: "Wir machen eine Liste, damit wir Regeln dafür schreiben können, nicht damit wir etwas verbieten."

Notiere pro Werkzeug vier Angaben: Name, wer es nutzt, wofür, und ob personenbezogene Daten hineingehen. Die vierte Spalte ist die wichtige. Für einen Einstieg in die Frage, welche Büroarbeit sich überhaupt an KI abgeben lässt, haben wir das in KI im Büro gesammelt.

Tag 2: Drei echte Fälle aus eurem Alltag sammeln

An Tag 2 sammelst du drei Fälle aus den letzten Wochen, an denen sich zeigen lässt, was gut funktioniert hat und wo ein Werkzeug danebenlag, und diese drei Fälle sind das Material für die Schulungsrunde. Dauer: etwa 30 Minuten.

Ein Fall, in dem KI klar geholfen hat. Ein Fall, in dem eine Antwort falsch war und jemand es gemerkt hat. Ein Fall, bei dem die Frage im Raum stand, ob man das so eingeben darf. Bei uns ist der zweite Fall regelmäßig eine erfundene Quellenangabe in einem Rechercheergebnis, und der dritte eine Kundendatei, die jemand hochladen wollte.

Schreib zu jedem Fall drei Zeilen: was gemacht wurde, was herauskam, was daraus folgt. Mehr braucht es nicht. Diese neun Zeilen sind später wertvoller als jede Folienreihe, weil jeder im Raum den Fall kennt.

Tag 3: Die schriftliche KI-Regelung schreiben

An Tag 3 schreibst du die Regelung, und sie passt auf ein bis zwei Seiten. Dauer: etwa 60 Minuten. Welche Punkte hineingehören und ein Beispielsatz zu jedem, steht unten im Abschnitt mit der Vorlage.

Ein Hinweis zur Länge: Eine Regelung, die länger als zwei Seiten ist, liest niemand, und eine, die niemand liest, ist als Nachweis wenig wert. Wenn du merkst, dass du in juristische Formulierungen rutschst, schreib den Satz so, wie du ihn im Gespräch sagen würdest. Genau das ist der Ton, der später auch gelesen wird.

Tag 4: Die Regelung im Team gegenlesen lassen

An Tag 4 liest eine zweite Person die Regelung und markiert jede Stelle, an der sie nicht weiß, was sie im konkreten Fall tun soll. Dauer: etwa 30 Minuten für beide zusammen.

Die typischen Stellen, an denen es hakt: "keine sensiblen Daten" (welche genau?), "im Zweifel nachfragen" (bei wem?) und "Ergebnisse prüfen" (woran erkenne ich, dass etwas falsch ist?). Jede dieser Stellen bekommt ein Beispiel. Aus "keine sensiblen Daten" wird "keine Namen von Kunden, keine Rechnungen, keine Bewerbungsunterlagen, keine Krankmeldungen".

Tag 5: Zum Termin einladen und das Material fertig machen

An Tag 5 verschickst du die Einladung für die Runde in der nächsten Woche und hängst die Regelung als Datei an, damit alle sie vorher gelesen haben können. Dauer: etwa 15 Minuten.

In die Einladung gehören drei Angaben: 90 Minuten, Anwesenheit ist Pflicht, und ein Satz zum Grund. Der Grund ist nicht "wir müssen", der Grund ist "wir legen fest, wie wir diese Werkzeuge nutzen, und das ist zugleich das, was die KI-Verordnung von uns verlangt". Wer Teilnahme mit einer Pflicht begründet, bekommt Anwesenheit. Wer sie mit der Sache begründet, bekommt Beteiligung.

Tag 6: Die Schulungsrunde, 90 Minuten

An Tag 6 findet die Runde statt, und sie besteht aus vier Teilen mit festen Zeiten, damit die Diskussion nicht den ganzen Termin frisst. Dauer: 90 Minuten mit allen, die KI nutzen.

• 20 Minuten Grundlagen. Was ein Sprachmodell tut, wie eine erfundene Antwort entsteht, warum das Werkzeug nicht weiß, was es nicht weiß. Keine Technik, nur so viel, dass jeder versteht, warum Prüfen Pflicht ist.
• 30 Minuten eure drei Fälle. Die neun Zeilen von Tag 2, jeder Fall mit Diskussion. Hier entsteht das Verständnis, hier kommen auch die Fälle dazu, die du nicht auf dem Zettel hattest.
• 25 Minuten die Regelung durchgehen. Punkt für Punkt, mit der Frage nach jedem Punkt: Ist das bei uns umsetzbar? Was an diesem Tag geändert wird, wird direkt notiert.
• 15 Minuten offene Fragen und was jetzt passiert. Wer meldet sich bei wem, wann kommt die nächste Runde, wo liegt die Regelung ab morgen.

Was du in diesen 90 Minuten nicht machst: Prompts üben. Das ist ein eigener Termin und hat mit der Pflicht aus Artikel 4 nichts zu tun. Wer beides mischt, kommt bei den Regeln nicht an.

Tag 7: Die Teilnehmerliste unterschreiben lassen

An Tag 7 unterschreiben alle Teilnehmer eine Liste, auf der Datum, Dauer, Inhalte in Stichpunkten und die Namen stehen, und dieselbe Liste bestätigt, dass die Regelung gelesen wurde. Dauer: etwa 15 Minuten.

Auf die Liste gehören: Datum, Uhrzeit von und bis, Ort oder das genutzte Videosystem, die vier Themenblöcke in je einer Zeile, der Name der durchführenden Person und dann Name plus Unterschrift pro Teilnehmer. Eine digitale Bestätigung per Mail reicht genauso, wenn der Text klar ist: "Ich habe am 18.09.2026 an der KI-Schulung teilgenommen und die KI-Regelung vom 15.09.2026 gelesen."

Diese Liste ist der Teil, den die Kommission als interne Aufzeichnung beschreibt. Diese Aufzeichnung ist nicht vorgeschrieben, und sie ist das Einzige, was du nach einem Jahr nicht mehr nachträglich herstellen kannst.

Tag 8: Freelancer und Dienstleister anschreiben

An Tag 8 schickst du die Regelung an alle Freien und Dienstleister, die in deinem Auftrag mit KI arbeiten, und bittest um eine kurze Bestätigung per Mail. Dauer: etwa 20 Minuten.

Der Text kann kurz sein: was gilt, ab wann, und die Bitte um eine Antwort mit "gelesen und verstanden". Bei laufenden Verträgen ist der nächste Schritt, die Regelung beim nächsten Vertrag als Anlage mitlaufen zu lassen. Wer ohnehin einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit der Person hat, legt sie dort dazu.

Für Dienstleister, die für dich ein eigenes KI-Werkzeug betreiben, etwa eine Agentur mit eigenem Assistenten, kommt eine Frage dazu: Wie stellen die selbst die KI-Kompetenz ihrer Leute sicher? Die Antwort gehört in deinen Ordner, weil sie im Zweifel zeigt, dass du dich gekümmert hast.

Tag 9: Offene Fragen klären und die Regelung nachziehen

An Tag 9 arbeitest du die Punkte ein, die in der Runde aufgekommen sind, und gibst die geänderte Regelung mit neuem Datum heraus. Dauer: etwa 45 Minuten.

Fast immer kommen aus der Runde zwei bis vier Änderungen. Bei uns waren das beim letzten Durchgang: eine klarere Liste der Daten, die nicht hineingehören, eine Zuständigkeit für Rückfragen mit Namen, und ein Satz dazu, wie mit einem Werkzeug umgegangen wird, das jemand neu einführen will. Genau dieser dritte Punkt ist der, den man ohne die Runde nie aufschreibt.

Wenn eine Frage offen bleibt, die du nicht selbst beantworten kannst, ist das der Moment für den KI-Service-Desk der Bundesnetzagentur oder für eine Frage an den Anwalt. Notiere die Frage im Ordner und daneben, wen du gefragt hast und wann.

Tag 10: Den Ordner ablegen und den Wiederholungstermin setzen

An Tag 10 legst du alle Unterlagen an einer Stelle ab und setzt sofort den Termin für die nächste Runde in einem Jahr. Dauer: etwa 20 Minuten.

Der Ordner liegt dort, wo auch eure anderen Unternehmensunterlagen liegen, und hat einen Namen, unter dem ihn jemand in zwei Jahren findet, etwa "KI-Kompetenz nach Artikel 4" mit dem Jahr dahinter. Der Wiederholungstermin steht im Kalender aller Beteiligten und nicht auf einer Liste. Dazu kommt eine Zeile in eurem Einarbeitungsplan für neue Leute: Regelung lesen, unterschreiben, Kurzrunde mit der zuständigen Person.

Wie du die Teilnahme nachweist und was am Ende im Ordner liegt

Nachgewiesen wird die Teilnahme über eine interne Aufzeichnung, und die EU-Kommission beschreibt das als Möglichkeit für Organisationen, ein internes Verzeichnis der Schulungen und anderer Maßnahmen zu führen. Eine vorgeschriebene Form nennt sie nicht. Quelle: digital-strategy.ec.europa.eu, abgerufen am 18.09.2026. Einordnung aus der Praxis, ersetzt keine Rechtsberatung.

Zum Vergrößern tippen

Nach zehn Werktagen liegen fünf Unterlagen im Ordner: die Werkzeugliste, die schriftliche Regelung, die Teilnehmerliste mit Unterschriften, die Bestätigungen der Freien und eine Notiz mit den offenen Fragen und dem nächsten Termin.

Für die Teilnehmerliste hat sich bei uns dieses Muster bewährt, es passt auf eine Seite:

Feld	Inhalt
Datum und Uhrzeit	18.09.2026, 10:00 bis 11:30
Ort	Besprechungsraum oder Videokonferenz, Werkzeug nennen
Durchführung	Name der Person, die die Runde geleitet hat
Inhalte	Grundlagen, drei eigene Fälle, Durchgang der KI-Regelung, offene Fragen
Grundlage	Artikel 4 Verordnung (EU) 2024/1689
Teilnehmer	Name, Rolle, Unterschrift, eine Zeile pro Person

Die Liste enthält Datum, Ort, Leitung, Inhalte, die Rechtsgrundlage und eine Zeile mit Unterschrift pro Person, mehr braucht sie nicht.

Häufig kommt die Frage, ob ein Video mit Klick-Bestätigung reicht. Ausschließen lässt sich das nach dem Stand der Quellen nicht, weil keine Form vorgeschrieben ist. Was dagegen spricht: Der Sinn der Regel ist, dass die Leute die Systeme sachkundig einsetzen, und ein Video ohne Bezug zu euren Fällen erreicht das selten. Unser Vorschlag für Teams, die auf ein Video setzen wollen: Video als Grundlagenteil, danach 30 Minuten mit euren eigenen drei Fällen. Dann steht auf der Liste beides, und der Aufwand liegt trotzdem unter zwei Stunden.

Wenn jemand am Termin fehlt, bekommt diese Person einen Nachholtermin, und die Liste bekommt eine zweite Zeile mit dem späteren Datum. Ein Teilnehmer, der auf der Liste als abwesend steht und nie nachgeholt hat, ist genau die Lücke, die im Ernstfall auffällt.

Die Vorlage: was in eine kurze schriftliche KI-Regelung gehört

Eine KI-Regelung für ein kleines Team besteht aus neun Punkten und passt auf zwei Seiten, und zu jedem Punkt steht unten ein Beispielsatz, den du übernehmen und anpassen kannst. Die Regelung ersetzt keine Prüfung durch einen Anwalt, sie gibt deinem Team eine Antwort auf die Fragen, die im Alltag wirklich vorkommen. Einordnung aus der Praxis, ersetzt keine Rechtsberatung.

1. Wofür diese Regelung gilt und für wen. Der Punkt sagt, welche Personen und welche Werkzeuge gemeint sind.

Beispielsatz: "Diese Regelung gilt für alle Beschäftigten, freien Mitarbeiter und Dienstleister der Musterfirma GmbH, die im Auftrag der Firma KI-Werkzeuge nutzen, insbesondere ChatGPT, Claude und Gemini."

2. Welche Werkzeuge erlaubt sind. Der Punkt nennt die freigegebenen Programme und sagt, wer über neue entscheidet.

Beispielsatz: "Freigegeben sind die Werkzeuge in der Anlage 1. Wer ein weiteres Werkzeug nutzen möchte, meldet das vorher bei Vorname Nachname; bis zur Freigabe wird es beruflich nicht genutzt."

3. Welche Daten nicht in ein KI-Werkzeug gehören. Der Punkt zählt die verbotenen Inhalte auf, ohne Sammelbegriffe.

Beispielsatz: "Nicht eingegeben werden: Namen und Kontaktdaten von Kunden, Rechnungen, Verträge, Bewerbungsunterlagen, Krankmeldungen, Gehaltsdaten, Passwörter und Zugangsdaten sowie alle Unterlagen, die als vertraulich gekennzeichnet sind."

4. Wie mit personenbezogenen Daten umzugehen ist. Der Punkt regelt den Weg für die Fälle, in denen es ohne Personendaten nicht geht.

Beispielsatz: "Sollen personenbezogene Daten verarbeitet werden, wird das vorher mit Vorname Nachname abgestimmt; vorher wird geprüft, ob die Daten für den Zweck anonymisiert werden können."

5. Dass Ergebnisse geprüft werden, bevor sie hinausgehen. Der Punkt macht die Prüfung zur Pflicht und benennt, wer sie schuldet.

Beispielsatz: "Jedes Ergebnis wird von der Person geprüft, die es verwendet, bevor es an Kunden, Behörden oder in die Öffentlichkeit geht. Zahlen, Zitate, Namen, Rechtsangaben und Quellenangaben werden gegen die Originalquelle geprüft."

6. Wo KI gar nicht eingesetzt wird. Der Punkt schließt die Bereiche aus, in denen ihr das nicht wollt.

Beispielsatz: "Nicht eingesetzt wird KI für Entscheidungen über Bewerbungen, Kündigungen, Abmahnungen und Kreditwürdigkeit sowie für medizinische oder rechtliche Auskünfte an Kunden."

7. Wie Ergebnisse gekennzeichnet werden. Der Punkt legt fest, wann Kunden oder Kollegen erfahren, dass KI im Spiel war.

Beispielsatz: "Texte, die ganz oder überwiegend von einem KI-Werkzeug stammen und extern veröffentlicht werden, werden intern im Dateinamen als Entwurf markiert; gegenüber Kunden wird auf Nachfrage offen beantwortet, welche Werkzeuge wir nutzen."

8. Was bei einem Fehler passiert. Der Punkt beschreibt den Weg, wenn doch einmal etwas Falsches herausgeht oder etwas Falsches eingegeben wurde.

Beispielsatz: "Wer bemerkt, dass vertrauliche Daten in ein Werkzeug gelangt sind oder ein falsches Ergebnis herausgegangen ist, meldet das noch am selben Tag bei Vorname Nachname. Eine Meldung hat für die meldende Person keine Nachteile."

9. Wer zuständig ist und wann die Regelung überprüft wird. Der Punkt nennt Namen und Datum.

Beispielsatz: "Zuständig für Fragen zu dieser Regelung ist Vorname Nachname. Die Regelung wird jährlich überprüft, zuletzt am 15.09.2026, nächste Prüfung im September 2027."

Zwei Punkte, die wir bewusst weglassen. Erstens eine Aufzählung von Modellnamen mit Versionsnummer, weil sie nach wenigen Monaten überholt ist und du die Regelung deswegen nicht neu herausgeben willst. Zweitens eine Passage über Haftung, weil die in ein Dokument gehört, das ein Anwalt gesehen hat.

Wenn bei euch ein Betriebsrat besteht, ist das der Moment, ihn einzubeziehen: Regelungen zum Verhalten der Beschäftigten und zu Werkzeugen, die Leistung erfassen können, sind mitbestimmungspflichtige Themen. Einordnung aus der Praxis, ersetzt keine Rechtsberatung.

Was inhaltlich in die Schulung gehört

Inhaltlich gehören in eine KI-Schulung für ein kleines Unternehmen fünf Themen, und keines davon ist technisch. Die Reihenfolge ist absichtlich so: erst verstehen, wie das Werkzeug irrt, dann festlegen, was hineingeht, dann üben, wie man prüft.

Erstens: Wie eine falsche Antwort entsteht. Ein Sprachmodell setzt Wort für Wort das an, was gut passt, und das kann eine Quellenangabe sein, die es nie gab. Wer das einmal an einem eigenen Beispiel gesehen hat, prüft danach anders. Wir zeigen dafür eine erfundene Fundstelle aus einer echten Recherche, das überzeugt schneller als jede Erklärung.

Zweitens: Was mit den Eingaben passiert. Hier geht es um die Frage, ob die Anbieter mit euren Chats trainieren und wie ihr das abstellt. Bei Claude hängt das am Plan und an einem Schalter in den Einstellungen, in Firmenplänen gelten andere Bedingungen als in den Verbraucherplänen. Die Einzelheiten mit Quellen stehen in Claude und Datenschutz und für OpenAI in ChatGPT und Datenschutz.

Drittens: Welche Daten nicht hineingehören. Das ist Punkt 3 eurer Regelung, vorgelesen und an zwei Fällen durchgespielt. Am besten mit einem Fall, bei dem die Antwort nicht offensichtlich ist, etwa einer Mail eines Kunden, in der neben der Frage auch sein Name und seine Adresse stehen.

Viertens: Wie man ein Ergebnis prüft. Für Texte heißt das: Zahlen, Namen, Zitate und Links gegen die Quelle prüfen. Für Auswertungen heißt das: eine Stichprobe selbst nachrechnen. Für Code heißt das: laufen lassen, bevor man ihn weitergibt. Fünf Minuten pro Ergebnis, mehr ist das meistens nicht.

Fünftens: Wer im Zweifel entscheidet. Ein Name, eine Nummer, ein Kanal. Ohne diesen Punkt entscheidet jeder selbst, und dann ist die Regelung eine Empfehlung.

Was nicht in diese Runde gehört, weil es einen eigenen Termin verdient: das Schreiben guter Anweisungen, der Aufbau gemeinsamer Projekte im Team und die Frage, welche Aufgaben ihr dauerhaft abgebt. Wie ein Team dafür gemeinsame Projekte und Werkzeuge einrichtet, steht in Claude Team und für die OpenAI-Seite in ChatGPT Business.

Was eine KI-Schulung kostet

Die Spanne ist groß, und nach unserer Beobachtung liegt sie zwischen null Euro für die interne Runde und einem vierstelligen Betrag für einen Tag mit externem Trainer. Eine belastbare Marktzahl können wir hier nicht nennen, weil wir keine Erhebung gefunden haben, die wir prüfen konnten. Was wir stattdessen tun: die Kostenblöcke benennen, damit du deine eigene Rechnung machen kannst.

Der größte Posten ist fast nie das Honorar, es ist die Arbeitszeit. Bei 5 Personen und 90 Minuten Runde stehen 7,5 Stunden Anwesenheit plus etwa 4 Stunden Vorbereitung im Raum. Mit einem internen Stundensatz von 60 Euro sind das rund 690 Euro, die du bezahlst, auch wenn keine Rechnung kommt. Wer das gegen einen externen Anbieter rechnet, sollte diese Stunden auf beiden Seiten mitzählen, weil sie auch dann anfallen.

Der zweite Posten sind die Werkzeuge selbst, und der wird oft im selben Topf verbucht. Ein Standard-Sitz im Claude Team-Plan kostet 25 Dollar pro Person im Monat, 20 Dollar bei Jahreszahlung. Bei ChatGPT Business sind es 25 Dollar pro Nutzer im Monat, 20 Dollar bei Jahreszahlung. Quelle: claude.com/pricing und Zweitquellen zu den OpenAI-Preisen, Stand September 2026, Euro-Betrag mit Mehrwertsteuer erst im Checkout. Die Schulung ist also der kleinere Betrag, die Lizenzen sind der laufende.

Was ein externer Anbieter bringt und was nicht: Er bringt Struktur, eine fremde Stimme, die im Team anders gehört wird, und im besten Fall Fälle aus anderen Betrieben. Er bringt nicht eure drei Fälle, weil er sie nicht kennt, außer ihr liefert sie vorher zu. Wenn du extern einkaufst, ist genau das die Frage im Vorgespräch: Arbeiten wir mit unseren Beispielen oder mit Ihren?

Unsere eigene Einordnung, mit der Offenheit, dass wir selbst solche Termine anbieten: Für die reine Pflicht aus Artikel 4 braucht ein Team mit 3 bis 15 Leuten keinen externen Anbieter. Was ein externer Termin bringt, liegt woanders, nämlich in der Frage, welche Arbeit ihr dauerhaft abgebt und wie ihr das im Team gleich macht. Das ist der Grund, aus dem unser Team-Workflow-Onboarding 120 Minuten dauert und danach 14 Tage Fragen in Slack folgen: Die Fragen kommen erst, wenn die Leute wirklich anfangen.

KI-Schulung Förderung: was sich auf einer amtlichen Seite belegen lässt

Eine Förderung speziell für KI-Schulungen haben wir auf keiner amtlichen Seite gefunden, und was es gibt, sind allgemeine Programme zur Weiterbildung und zur Beratung, in die eine KI-Schulung hineinpassen kann. Wir nennen hier nur, was auf einer Seite von Bund, Bundesagentur oder BAFA steht, mit Quelle und Abrufdatum.

Weiterbildung Beschäftigter nach § 82 SGB III. Die Bundesagentur für Arbeit kann Lehrgangskosten und einen Teil des Arbeitsentgelts bezuschussen, wenn mehrere Voraussetzungen zusammenkommen: Die Maßnahme muss mehr als 120 Stunden dauern, Maßnahme und Träger müssen für die Förderung zugelassen sein, der Berufsabschluss muss mindestens zwei Jahre zurückliegen, und die Person darf in den letzten zwei Jahren keine nach dieser Vorschrift geförderte Weiterbildung besucht haben. Vermittelt werden müssen Kenntnisse, die über kurzfristige Anpassungsfortbildungen am Arbeitsplatz hinausgehen. Quelle: § 82 SGB III, gesetze-im-internet.de, abgerufen am 18.09.2026.

Die Zuschüsse sind nach Betriebsgröße gestaffelt. Zum Arbeitsentgelt gibt es bei Betrieben mit weniger als 50 Beschäftigten bis zu 75 %, bei 50 bis unter 500 Beschäftigten 50 % und ab 500 Beschäftigten 25 %, jeweils mit fünf Prozentpunkten mehr, wenn eine Betriebsvereinbarung oder ein Tarifvertrag zur Weiterbildung besteht. Bei den Lehrgangskosten entfällt die Beteiligung des Arbeitgebers in Betrieben mit weniger als 50 Beschäftigten, in größeren Betrieben zahlt der Arbeitgeber einen Anteil mit. Quelle: § 82 SGB III, gesetze-im-internet.de, abgerufen am 18.09.2026. Einordnung aus der Praxis, ersetzt keine Rechtsberatung.

Der Haken für unser Thema ist die Stundenzahl. Eine Runde von 90 Minuten fällt hier heraus, eine mehrwöchige Qualifizierung mit mehr als 120 Stunden kommt infrage. Wer also ohnehin eine Person länger qualifizieren will, prüft diesen Weg. Wer nur die Pflicht aus Artikel 4 erfüllt, wird hier nichts bekommen. Der Antrag läuft über den Arbeitgeber-Service der Agentur für Arbeit und muss vor Beginn der Maßnahme gestellt werden.

Beratungsförderung des BAFA. Das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle bezuschusst Unternehmensberatungen für kleine und mittlere Unternehmen zu wirtschaftlichen, finanziellen, personellen und organisatorischen Fragen der Unternehmensführung. Die geltende Richtlinie ist auf Anträge ab dem 1. Januar 2023 anwendbar und läuft bis zum 31. Dezember 2026, je Unternehmen sind höchstens fünf Beratungen förderfähig und nicht mehr als zwei pro Jahr. Quelle: bafa.de, abgerufen am 18.09.2026.

Zwei Einschränkungen, die du kennen solltest: Das Programm fördert Beratung, keine Schulung, und KI wird dort nicht als eigener Gegenstand genannt. Ob eine Beratung zur Einführung von KI im Betrieb unter die organisatorischen Fragen der Unternehmensführung fällt, entscheidet der Einzelfall und nicht dieser Artikel. Einordnung aus der Praxis, ersetzt keine Rechtsberatung.

Programme der Bundesländer. Hier unterscheiden sich die Angebote deutlich, und eine bundesweit gültige Aussage lässt sich nicht treffen. Fast jedes Bundesland hat eigene Weiterbildungs- oder Digitalisierungsprogramme mit eigenen Schwellen, Quoten und Fristen. Die amtliche Stelle zum Nachsehen ist die Förderdatenbank des Bundes unter foerderdatenbank.de, dort lässt sich nach Fördergebiet und Stichwort filtern. Zweiter Anlaufpunkt ist die Industrie- und Handelskammer am eigenen Ort, die die Landesprogramme in der Regel gebündelt hat. Quelle: foerderdatenbank.de, abgerufen am 18.09.2026.

Was wir nicht belegen konnten und deshalb nicht behaupten: eine eigene Förderlinie für Schulungen zur KI-Verordnung, eine Erstattung der Kosten für die schriftliche KI-Regelung und Zuschüsse für Tool-Lizenzen. Wenn dir jemand so etwas als sicher verkauft, lass dir die Richtlinie mit Fundstelle zeigen.

Claude-Schulung oder ChatGPT-Schulung: was du vorher entscheidest

Die Entscheidung zwischen einer Claude-Schulung und einer ChatGPT-Schulung fällst du nicht in der Schulung, du fällst sie davor, weil eine Runde, in der drei Leute drei verschiedene Werkzeuge offen haben, keine gemeinsamen Regeln hervorbringt. Leg also vor Tag 6 fest, welches Werkzeug bei euch das Hauptwerkzeug ist.

Die Suchbegriffe "Claude Schulung" und "ChatGPT Schulung" führen meistens zu Kursen über die Bedienung: wie man Anweisungen schreibt, wie Projekte funktionieren, wie man Dateien hochlädt. Das ist nützlich und hat mit Artikel 4 wenig zu tun. Die Pflicht aus der Verordnung fragt nicht nach Bedienung, sie fragt nach Verständnis der Chancen und Risiken. Beides in einem Termin ist möglich, dann plane 3 Stunden statt 90 Minuten und trenne die Teile sauber.

Für die Werkzeugwahl im Team zählen aus unserer Sicht drei Punkte. Erstens die Frage, was mit den Eingaben passiert, und die beantwortet sich in den Firmenplänen beider Anbieter anders als in den Verbraucherplänen. Zweitens die Frage, ob ihr gemeinsame Projekte braucht, an denen alle mit demselben Stand arbeiten. Drittens die Frage, ob jemand bei euch Aufgaben am Rechner abgeben will statt zu chatten, denn dafür gibt es bei Anthropic mit Claude Code und Cowork eigene Programme.

Bei uns beiden ist die Antwort Claude, und das ist eine Entscheidung mit Vorgeschichte: Das Wissens-System von Daniel, ein Obsidian-Vault mit über 60 eigenen Skills, Scheduled Tasks und täglichen Session-Logs, ist komplett damit entstanden, und 2026 sind so vier Blog-Systeme und mehr als 80 SEO-Artikel entstanden. Für ein Team, das vor allem Texte schreibt und recherchiert, kann die Antwort genauso gut ChatGPT heißen. Die Regeln in eurer KI-Regelung sind in beiden Fällen dieselben, nur die Anlage mit den freigegebenen Werkzeugen unterscheidet sich.

Ein Hinweis zum Mischen: Zwei Werkzeuge parallel sind erlaubt und im Alltag oft sinnvoll, sie kosten dich aber Disziplin bei der Regelung. Dann braucht Punkt 2 eurer Regelung eine klare Zuordnung, wer welches Werkzeug wofür nutzt, weil sonst niemand sagen kann, wo welche Daten gelandet sind.

Drei Fehler, die wir bei uns selbst gesehen haben

Die drei Fehler, die bei uns und in Gesprächen mit anderen kleinen Teams regelmäßig vorkommen, sind der aufgeschobene Termin, die Regelung ohne Beispiele und die vergessenen Dienstleister. Alle drei kosten nichts, solange nichts passiert, und alle drei sind genau dann ärgerlich, wenn doch etwas passiert.

Der aufgeschobene Termin. Das Thema landet auf der Liste "wichtig, nicht dringend" und bleibt dort. Was bei uns geholfen hat: nicht die Schulung planen, erst einmal nur Tag 1, also die 45 Minuten für die Werkzeugliste. Sobald die Liste da ist, zieht der Rest nach, weil man sieht, wie viele Programme es tatsächlich sind.

Die Regelung ohne Beispiele. Ein Satz wie "vertrauliche Daten werden nicht eingegeben" klingt vollständig und beantwortet keine einzige Frage aus dem Alltag. Die Person, die eine Kundenmail zusammenfassen lassen will, steht vor derselben Frage wie vorher. Jeder Punkt der Regelung braucht mindestens ein Beispiel aus eurem Betrieb, darum stehen oben in der Vorlage zu jedem Punkt Beispielsätze.

Die vergessenen Dienstleister. Die interne Runde ist erledigt, die Liste unterschrieben, und die freie Texterin, die euer Kundenmaterial täglich in ein Sprachmodell gibt, hat nie davon gehört. Genau diese Gruppe nennt die EU-Kommission ausdrücklich. Tag 8 des Plans oben ist dafür da, und er dauert 20 Minuten.

Ein vierter Punkt, der kein Fehler ist, aber oft unterschätzt wird: Der Termin führt fast immer zu einer unangenehmen Erkenntnis darüber, was schon alles in ein Chatfenster gewandert ist. Das ist der Moment, in dem die Runde ihren Wert zeigt. Wer den Fall nicht hören will, bekommt ihn auch nicht erzählt, und dann bleibt er im Betrieb, ohne dass ihn jemand bearbeitet.

Kurz zur Einordnung: Das hier ist unsere Einordnung aus der Praxis, keine Rechtsberatung. Was in deinem Fall gilt, klärst du mit deinem Datenschutzbeauftragten oder Anwalt.

Claude ist eine Marke von Anthropic PBC, ChatGPT eine Marke von OpenAI. KI.ohne.Team steht in keiner Verbindung zu Anthropic oder OpenAI und wird von keinem der beiden unterstützt.

Fazit

Artikel 4 der KI-Verordnung gilt seit dem 2. Februar 2025 für jeden, der KI beruflich einsetzt, und er verlangt weniger, als die meisten Angebote am Markt behaupten: Maßnahmen für die KI-Kompetenz der Leute, die damit arbeiten, ohne Zertifikat, ohne Prüfung und ohne vorgeschriebene Stundenzahl. Der Bußgeldartikel nennt Artikel 4 nicht, das Risiko entsteht über den Vorfall und über den Datenschutz. Zehn Werktage mit etwa 8 Stunden Arbeit reichen für eine Werkzeugliste, eine zweiseitige Regelung, eine Runde von 90 Minuten und die Unterschriften darunter. Setz den Termin für Tag 1 in den Kalender, der Rest ergibt sich aus der Liste, die dabei entsteht.

Häufige Fragen

Ist eine KI-Schulung für Mitarbeiter Pflicht?

Ja, seit dem 2. Februar 2025. Artikel 4 der Verordnung (EU) 2024/1689 verlangt von Anbietern und Betreibern von KI-Systemen Maßnahmen für ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz ihres Personals und anderer Personen, die in ihrem Auftrag mit KI arbeiten. Eine bestimmte Form ist nicht vorgeschrieben, eine Schulung ist ein Weg, die Pflicht zu erfüllen. Das hier ist unsere Einordnung aus der Praxis, keine Rechtsberatung.

Gilt die Pflicht auch für kleine Unternehmen mit 3 Mitarbeitern?

Ja. Artikel 4 knüpft an die Rolle als Betreiber an und nicht an die Betriebsgröße, eine Ausnahme für kleine Unternehmen gibt es dort nicht. Die Verordnung verlangt aber, den Zusammenhang zu berücksichtigen, in dem die Systeme genutzt werden, deshalb schuldet ein Team, das KI nur für Textentwürfe nutzt, weniger als ein Team, das Bewerbungen vorsortiert.

Wer muss geschult werden?

Dein Personal und alle anderen Personen, die in deinem Auftrag mit KI-Systemen arbeiten. Die EU-Kommission nennt in ihren Fragen und Antworten ausdrücklich auch Auftragnehmer und Dienstleister: Wer für einen Dienstleister arbeitet, braucht die passenden KI-Kenntnisse für die jeweilige Aufgabe. Quelle: digital-strategy.ec.europa.eu, abgerufen am 18.09.2026.

Wie weise ich eine KI-Schulung nach?

Mit einer internen Aufzeichnung. Die EU-Kommission beschreibt das als Möglichkeit, ein internes Verzeichnis der Schulungen und anderer Maßnahmen zu führen, eine Form schreibt sie nicht vor. In der Praxis reicht eine Teilnehmerliste mit Datum, Dauer, Ort, Inhalten in Stichpunkten, der Rechtsgrundlage und einer Unterschrift pro Person, dazu die schriftliche KI-Regelung mit Datum.

Brauche ich ein Zertifikat für die KI-Schulung?

Nein. Die EU-Kommission schreibt dazu in ihren Fragen und Antworten: "There is no need for a certificate." Es gibt auch keine Pflicht, das Wissen der Beschäftigten zu messen, und keine vorgeschriebene Organisationsstruktur, also auch keinen Pflicht-KI-Beauftragten. Quelle: digital-strategy.ec.europa.eu, abgerufen am 18.09.2026.

Was passiert, wenn ich keine KI-Schulung mache?

Artikel 99 der Verordnung, der die Bußgelder regelt, nennt Artikel 4 nicht. Die Durchsetzung liegt bei den nationalen Marktüberwachungsbehörden, in Deutschland seit dem 29. Juli 2026 bei der Bundesnetzagentur, und richtet sich nach nationalen Sanktionsregeln. Die EU-Kommission hält fest, dass jede Sanktion verhältnismäßig sein muss und wahrscheinlicher wird, wenn es einen Vorfall gibt, der auf fehlende Schulung zurückgeht. Das hier ist unsere Einordnung aus der Praxis, keine Rechtsberatung.

Gibt es eine Förderung für KI-Schulungen?

Eine eigene Förderlinie für KI-Schulungen haben wir auf keiner amtlichen Seite gefunden. Nach § 82 SGB III kann die Bundesagentur für Arbeit Weiterbildung Beschäftigter bezuschussen, aber erst ab einer Maßnahmedauer von mehr als 120 Stunden und nur bei zugelassenem Träger. Das BAFA fördert Unternehmensberatungen für kleine und mittlere Unternehmen, keine Schulungen. Die Programme der Bundesländer unterscheiden sich, nachsehen kannst du in der Förderdatenbank des Bundes unter foerderdatenbank.de.

Reicht ein Schulungsvideo mit Klick-Bestätigung?

Ausschließen lässt sich das nach dem Stand der Quellen nicht, weil keine Form vorgeschrieben ist. Der Sinn der Regel ist, dass die Leute die Systeme sachkundig einsetzen, und ein Video ohne Bezug zu euren eigenen Fällen erreicht das selten. Unser Vorschlag: Video als Grundlagenteil, danach 30 Minuten mit drei echten Fällen aus dem eigenen Betrieb.

Was wir selbst jede Woche an Claude abgeben

Die Pflicht aus Artikel 4 ist an einem Vormittag erledigt, die eigentliche Frage kommt danach: Welche Arbeit gebt ihr ab, und wie macht ihr das alle gleich. Bei uns sind das Session-Logs, Meeting-Notizen, SEO-Artikel und Landing Pages, und jede dieser Aufgaben hängt an einem Skill oder einem gemeinsamen Projekt, das alle nutzen. Im Newsletter zeigen wir jede Woche eine dieser Aufgaben, mit dem Prompt oder Skill dahinter und mit dem, was danebengegangen ist.