KI im Büro: sieben Abläufe, die wir abgegeben haben

Ein KI-Workflow ist eine Aufgabe, die du einmal beschreibst und danach nie wieder erklärst: Auslöser, Ablauf, Ergebnis, immer gleich. Wir führen zu zweit mehrere Unternehmen ohne zusätzliches Team, pintry., KI.ohne.Team, ein laufendes Mandat für DoktorLeads und dazu Kunden-Websites, und das geht nur, weil ein Teil der Büroarbeit nicht mehr bei uns auf dem Tisch landet. Was dabei hilft, sind nicht einzelne clevere Fragen an einen Chat. Es sind sieben feste Abläufe, die wir aufgeschrieben und abgegeben haben.

Die meisten Artikel zu dem Thema zählen 25 Einsatzgebiete auf und lassen dich damit allein. Dieser hier macht das Gegenteil: sieben Abläufe aus unserem eigenen Betrieb, jeder mit derselben Aufstellung. Was vorher passiert ist. Was jetzt passiert. Welches Werkzeug. Was du dafür einmal einrichten musst. Und was daran weiter von Hand läuft, weil eine KI es nicht besser macht. Dazu ein Abschnitt über die Abläufe, die wir wieder zurückgenommen haben, weil sie mehr Kontrolle gekostet haben als sie Arbeit abgenommen haben.

Was ist ein KI-Workflow?

Ein KI-Workflow ist eine wiederkehrende Aufgabe, deren Ablauf du einmal festhältst, damit eine KI sie danach auf einen Auslöser hin von Anfang bis Ende erledigt. Drei Teile gehören dazu: ein Auslöser (ein Termin ist vorbei, eine Datei liegt im Ordner, ein Tag ist zu Ende), ein beschriebener Ablauf, ein festes Ergebnis in einem festen Format.

Der Unterschied zum normalen Chatten ist die Wiederholung. Wenn du einer KI heute eine Frage stellst und morgen dieselbe Frage anders formulierst, bekommst du zwei verschiedene Ergebnisse, und du prüfst jedes Mal alles neu. Ein Workflow legt das Format fest. Das Protokoll sieht jede Woche gleich aus, die CRM-Notiz hat immer dieselben Felder, der Artikel folgt immer demselben Skelett. Erst dadurch wird die Prüfung schnell, weil du weißt, wo du hinschauen musst.

Technisch gibt es dafür bei Claude drei Stufen, und die verwechseln viele. Ein Prompt ist eine einzelne Anweisung, die du jedes Mal neu eingibst. Ein Projekt ist ein Raum mit Wissen, das immer geladen ist, wenn du darin arbeitest. Ein Skill ist ein Ordner mit Anweisungen, Skripten und Material, den Claude nur dann lädt, wenn die Aufgabe dazu passt. Anthropic nennt dieses Nachladen "progressive disclosure": Es kommt nur in den Kontext, was gerade gebraucht wird. Skills gibt es laut der Anthropic-Hilfe (abgerufen 19.09.2026) in Free, Pro, Max, Team und Enterprise, Voraussetzung ist eine aktivierte Code-Ausführung.

Für die Praxis heißt das: Der Prompt ist der Zettel, das Projekt ist der Schrank, der Skill ist der eingearbeitete Kollege. Wie ein Skill innen aussieht und wie du einen eigenen schreibst, steht ausführlich im Artikel zu Claude Skills. Der Unterschied zwischen Projekt-Wissen und dem mitwachsenden Gedächtnis steht im Artikel zu Memory und Projekten.

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Die Grafik sagt in einem Satz: Ein Prompt ist für die einzelne Frage da, ein Projekt für ein Thema, das dauerhaft mitläuft, und ein Skill für den Ablauf, der sich jede Woche wiederholt.

Warum wir Abläufe abgeben statt einzelner Aufgaben

Wir geben Abläufe ab, weil die Zeitersparnis bei einer einzelnen Frage klein ist und bei einer Wiederholung groß. Eine Antwort auf eine gute Frage spart dir 10 Minuten. Ein beschriebener Ablauf spart dir diese 10 Minuten jedes Mal, und er spart dir zusätzlich die Entscheidung, wie das Ergebnis aussehen soll.

Der zweite Grund ist die Qualität. Wenn ein Ablauf einmal richtig beschrieben ist, macht die KI ihn beim zwanzigsten Mal genauso wie beim ersten. Ein Mensch am Freitagnachmittag macht das nicht. Unsere Protokolle waren früher unterschiedlich ausführlich, je nachdem wie voll der Tag war. Heute haben sie immer dieselben Abschnitte.

Der dritte Grund ist die Reihenfolge, in der wir das gelernt haben. In oh.my.Claude, unserem Einsteigerkurs mit der monatlichen Live-Masterclass für 169 Euro, lehrt Sascha eine feste Abfolge: erst Cowork, dann Projekte ordentlich anlegen, dann Claude Code. Der Grund dafür ist genau dieser: Wer mit dem mächtigsten Werkzeug anfängt, ohne vorher einen Ablauf beschrieben zu haben, bekommt schnelle Ergebnisse, die niemand nachvollziehen kann. Wer mit einem beschriebenen Ablauf anfängt, kann ihn später in jedes Werkzeug umziehen.

Und der vierte, unangenehme Grund: Wir sind zu zweit und wir haben kein Team, das Dinge auffängt. Was liegen bleibt, bleibt liegen. Ein Ablauf, der von allein läuft, ist deshalb kein Luxus, es ist die Bedingung dafür, dass mehrere Unternehmen nebeneinander laufen. Genau daraus sind über 60 eigene Skills entstanden: Content Engine Lite, der Landing-Page-Builder, der Hook Hunter, entslopen, der Prompt-Master, der Post-Builder und viele weitere. Fast jeder von ihnen hat dieselbe Entstehung: dieselbe Anweisung zum dritten Mal kopiert, dann aufgeschrieben.

Die sieben Abläufe auf einen Blick

Hier stehen alle sieben nebeneinander, mit dem Auslöser, dem Ergebnis und dem Werkzeug. Darunter folgt jeder einzeln mit allen fünf Punkten.

Ablauf	Auslöser	Ergebnis	Werkzeug
1 Meeting	Termin vorbei, Transkript da	Entscheidungen und Aufgaben mit Name und Datum	Cowork mit eigenem Skill
2 Verkaufsgespräch	Gespräch vorbei	CRM-Notiz mit festen Feldern und wörtlichen Zitaten	Cowork mit eigenem Skill
3 Arbeitstag	Arbeitssitzung zu Ende	Tagesprotokoll mit Entscheidungen und offenen Punkten	Cowork plus Ordner mit Markdown-Dateien
4 Landingpage	Briefing von wenigen Zeilen	fertige Seite im eigenen Markenbild	Cowork mit dem Landing-Page-Builder
5 Artikel	Zeile aus dem Redaktionsplan	Artikel im festen Skelett, geprüft	Claude Code plus Prüfskript
6 Blog-System	leere Domain	Datenbank, Übersicht, Artikel-Seite, Vorplanen	Claude Code plus Lovable
7 Post	ein Gedanke in der Ideenliste	zwei bis drei fertige Fassungen	Cowork und Claude Code, drei eigene Skills

Die Tabelle sagt in einem Satz: Sechs der sieben Abläufe starten aus etwas, das ohnehin anfällt, und keiner von ihnen braucht ein Werkzeug, das über Claude und die Umgebung hinausgeht, in der die Seite entsteht.

Zwei Dinge fallen beim Lesen der Tabelle auf. Erstens sind die ersten drei Abläufe die, die jeder Selbstständige am Tag mehrfach hat, und sie sind auch die, die am schnellsten eingerichtet sind. Die letzten vier sind unser Handwerk und deshalb aufwendiger, die Logik dahinter ist aber dieselbe. Zweitens taucht in der Spalte mit den Werkzeugen nichts auf, das wir zusätzlich bezahlen: Die eigenen Skills kosten nichts, sie sind Textdateien in einem Ordner.

Ablauf 1: Aus dem Meeting wird eine Aufgabenliste

Der erste Ablauf nimmt eine Aufnahme oder ein Transkript eines Termins und macht daraus eine Liste mit Aufgaben, Zuständigkeit und Frist. Er ist der erste der drei Skills in unserem Second Brain Boost-Pack, also der Ablauf, von dem wir am ehesten sagen würden, dass ihn jeder brauchen kann.

Was vorher passiert ist. Nach einem Termin lag ein Transkript herum, das niemand liest, und im Kopf zwei bis drei Aufgaben, die man sich für später merkt. Später ist im Zweifel der nächste Termin mit derselben Person, in dem dann auffällt, dass die Hälfte nicht gemacht wurde. Wer das Protokoll ordentlich geschrieben hat, hat danach 20 bis 30 Minuten damit verbracht, ein Dokument zu formulieren, das drei Tage später niemand mehr öffnet.

Was jetzt passiert. Das Transkript geht in Cowork, der Skill läuft, und zurück kommt ein Ergebnis in zwei Teilen. Oben die Entscheidungen, die im Termin gefallen sind, in ganzen Sätzen. Darunter die Aufgaben als Liste, jede mit einem Namen davor und einem Datum dahinter. Was im Gespräch offen geblieben ist, steht als eigener Abschnitt am Ende, mit dem Hinweis, wer darüber entscheiden muss.

Das Werkzeug. Claude Cowork mit einem eigenen Skill. Der Skill gehört zum Second Brain Boost-Pack, das aus drei Cowork-Skills und einem 18-Minuten-Video zur Einrichtung besteht und 149 Euro kostet.

Was du einmal einrichten musst. Drei Dinge. Erstens brauchst du eine Quelle für das Transkript, also eine Aufnahme aus dem Videokonferenz-Werkzeug oder eine Mitschrift. Zweitens muss in den Einstellungen die Code-Ausführung aktiv sein, weil Skills sonst nicht geladen werden. Drittens legst du den Skill-Ordner an. Ein einfacher Skill ist eine einzige Markdown-Datei mit der Anweisung, ein erweiterter hat zusätzlich ausführbare Skripte. In Cowork ziehst du den Ordner per Drag-and-drop hinein, ohne Terminal. Das ist derselbe Weg, den wir in der ersten Masterclass am 23.04.2026 gezeigt haben.

Was von Hand bleibt. Die Zuordnung der Namen. Eine KI hört im Transkript "das mache ich" und weiß nicht immer, wer "ich" gerade war, besonders wenn drei Leute im Raum sind und die Aufnahme sie nicht sauber trennt. Wir lesen deshalb die Namen in der Aufgabenliste einmal durch, bevor die Liste rausgeht. Und die Fristen: Wenn im Gespräch "nächste Woche" gesagt wurde, macht der Skill daraus ein Datum, und ob dieses Datum stimmt, weiß nur ein Mensch mit einem Kalender.

Ablauf 2: Aus dem Verkaufsgespräch wird eine Notiz im CRM

Der zweite Ablauf macht aus einem Verkaufsgespräch den Datensatz, der danach im CRM steht: was der Interessent gesagt hat, was er braucht, was als Nächstes passiert. Auch er ist einer der drei Skills aus dem Boost-Pack.

Was vorher passiert ist. Nach einem Verkaufsgespräch hat man 15 Minuten Zeit, bevor der nächste Termin beginnt, und in diesen 15 Minuten entscheidet sich, ob die Information im System landet oder im Kopf bleibt. In der Praxis landeten drei Stichworte im CRM, die zwei Wochen später nichts mehr bedeuten. Die Sätze, die der Interessent selbst gesagt hat, waren weg. Genau die sind später das Wertvollste, weil man mit den eigenen Worten des Kunden weiterarbeitet und nicht mit der eigenen Zusammenfassung davon.

Was jetzt passiert. Der Skill legt eine Notiz mit festen Feldern an: Ausgangslage in der Sprache des Interessenten, das genannte Ziel, die genannten Hindernisse, Budget und Zeitrahmen, wenn sie gefallen sind, der nächste Schritt mit Datum. Wörtliche Zitate bleiben wörtlich stehen. Was nicht gesagt wurde, bleibt leer statt geraten, und das ist die wichtigste Regel im ganzen Skill.

Das Werkzeug. Claude Cowork, Skill zwei aus dem Second Brain Boost-Pack.

Was du einmal einrichten musst. Die Feldliste deines CRM. Der Skill ist nur so gut wie die Felder, in die er schreibt, und die sind bei jedem System anders. Du schreibst sie einmal in die Skill-Datei, in derselben Reihenfolge wie im CRM, dann passt das Ergebnis ohne Nacharbeit hinein. Dazu gehört ein Satz, den wir in jeden dieser Skills schreiben: keine Vermutungen über Gründe, nur was gesagt wurde.

Was von Hand bleibt. Das Einschätzen. Ob ein Gespräch gut war, steht nicht im Transkript. Der Skill liefert, was gesagt wurde, und die Bewertung, ob daraus ein Auftrag wird, machen wir selbst, in einem eigenen Feld. Ebenso die Einstufung nach Dringlichkeit. Und, ganz praktisch: Das Einfügen ins CRM ist bei uns weiter ein Kopieren, weil wir eine KI nicht direkt in ein System schreiben lassen, in dem Kundendaten liegen.

Ablauf 3: Aus dem Feierabend wird ein Protokoll des Arbeitstags

Der dritte Ablauf schreibt am Ende eines Arbeitstags auf, was passiert ist, welche Entscheidungen gefallen sind und was offen bleibt. Er ist der dritte Skill im Boost-Pack und der, den wir selbst am längsten laufen haben: Session-Logs gehören bei uns zum Tagesgeschäft.

Was vorher passiert ist. Nichts. Genau das ist der Punkt. Ein Arbeitstag, an dem man an vier Projekten war, hinterlässt vier halbfertige Gedanken, und am nächsten Morgen fängt man in jedem davon bei der Frage an, wo man stehen geblieben ist. Diese Frage kostet pro Projekt ein paar Minuten und eine Menge Anlauf. Ein Tagesprotokoll von Hand zu schreiben hat dagegen kaum jemand durchgehalten, wir eingeschlossen.

Was jetzt passiert. Am Ende einer Arbeitssitzung läuft der Skill und legt eine Datei mit dem Datum als Namen an. Darin steht, was gemacht wurde, mit dem Pfad zur jeweiligen Datei, welche Entscheidungen gefallen sind und warum, und was offen geblieben ist. Am nächsten Morgen liest man eine halbe Seite und ist wieder drin. Nebenbei entsteht so ein durchsuchbares Archiv: Wenn in drei Monaten die Frage kommt, warum wir uns damals gegen eine bestimmte Lösung entschieden haben, steht die Antwort mit Datum in einer Datei.

Das Werkzeug. Claude Cowork für den Ablauf selbst, dazu ein Ordner mit Markdown-Dateien als Ablage. Bei uns ist das ein Obsidian-Vault, der komplett mit Claude entstanden ist. Wie so ein Wissens-System aussieht und wie man es aufsetzt, steht im Artikel zu Second Brain mit Claude und Obsidian.

Was du einmal einrichten musst. Einen Ordner und eine Kontext-Datei. Die Kontext-Datei heißt bei Claude CLAUDE.md und liegt im Projektordner. Darin steht, wer du bist, wie dein Ordner geordnet ist und welche Regeln immer gelten, zum Beispiel wohin ein Tagesprotokoll geschrieben wird und wie es aussieht. Das ist eine Viertelstunde Arbeit, und ohne sie legt jeder Durchgang die Datei woanders ab. Wer Claude Code nutzt, hat dieselbe Datei am selben Ort, der Ablauf zieht also mit um.

Was von Hand bleibt. Die Entscheidungen. Eine KI sieht, welche Dateien sich geändert haben, und sie sieht, worüber im Chat gesprochen wurde. Warum wir uns am Ende für einen Weg entschieden haben, steht oft nirgends, weil es in einem Gespräch am Telefon gefallen ist. Diesen einen Absatz schreiben wir selbst dazu, und er ist nach drei Monaten der einzige, den wir wirklich wieder lesen.

Ablauf 4: Aus einer Idee wird eine fertige Landingpage

Der vierte Ablauf macht aus einem kurzen Briefing eine fertige Seite mit Text, Reihenfolge und Gestaltung. Er ist der Grund, warum es unsere erste Masterclass überhaupt gab.

Was vorher passiert ist. Eine Landingpage war ein Projekt über mehrere Tage. Text schreiben, die Reihenfolge der Abschnitte festlegen, im Seitenwerkzeug zusammensetzen, Abstände korrigieren, auf dem Handy ansehen, wieder korrigieren. Für jede neue Idee, jeden Test, jedes kleine Angebot dieselbe Runde. Der Effekt davon ist nicht nur Zeitverlust: Man testet weniger Ideen, weil jede Idee so teuer ist.

Was jetzt passiert. Ein Briefing von wenigen Zeilen geht in den Landing-Page-Builder, und zurück kommt eine fertige Seite im richtigen Markenbild, mit Überschrift, Abschnitten, Aufzählungen und dem Knopf am richtigen Platz. Die Runde, die früher Tage gedauert hat, dauert einen Nachmittag, und die meiste Zeit davon geht ins Prüfen des Textes.

Das Werkzeug. Claude Cowork mit dem Landing-Page-Builder, einem unserer über 60 eigenen Skills. Am 23.04.2026 haben wir genau das in der ersten Masterclass "Landing Pages mit Claude Cowork" für 39 Euro gezeigt, inklusive Download des Skills und Installation per Drag-and-drop in Cowork, ohne Terminal.

Was du einmal einrichten musst. Dein Markenbild als Datei. Farben mit ihren Werten, Schriftarten, Abstände, wie eine Überschrift aussieht, wie ein Knopf aussieht. Solange das nicht aufgeschrieben ist, bekommst du bei jedem Durchgang eine andere Seite, und du korrigierst jedes Mal dieselben Dinge. Dazu kommen zwei Textregeln: welche Wörter nie vorkommen und wie ein Satz bei dir klingt. Das ist der Teil, den die meisten überspringen und danach am lautesten bemängeln.

Was von Hand bleibt. Das Versprechen. Was eine Seite verkauft und für wen, entscheidet ein Mensch, und zwar bevor der Skill läuft. Eine KI formuliert ein Versprechen aus, sie findet es nicht. Ebenso die Prüfung auf Wahrheit: Jede Zahl, jede Referenz und jeder Satz über ein Ergebnis wird gegengelesen, bevor die Seite online geht. Und der Blick auf dem Handy, weil dort die Abstände anders aussehen als auf dem großen Bildschirm.

Ablauf 5: Aus einer Keyword-Zeile wird ein fertiger Artikel

Der fünfte Ablauf nimmt eine Zeile aus dem Redaktionsplan und liefert einen fertigen Artikel im festgelegten Format. Über 80 SEO-Artikel sind 2026 so entstanden, verteilt auf danielwltr.com, doktorleads.de, ponkrashov.de und conversionkartell.de.

Was vorher passiert ist. Ein Artikel von 2.500 Wörtern war ein Tag Arbeit, bei fremden Themen zwei. Recherche, Gliederung, Text, Überarbeitung, Grafiken, Metadaten. Bei vier Websites parallel ist das nicht machbar, und die übliche Antwort darauf ist, dass man Artikel einkauft und anschließend Texte hat, die austauschbar sind.

Was jetzt passiert. Eine Zeile aus dem Plan liefert das Keyword, die Nebenbegriffe, die Fragen aus der Google-Suche, den Termin und den Autor. Der Ablauf liefert zuerst die Gliederung. Erst nach einem Ja darauf kommt der Text, im festen Skelett: Antwortsatz unter jeder Überschrift, Kurzfassung, Tabellen, zwei bis vier Grafiken als Inline-Grafik, Fragen und Antworten am Ende, dazu alle Felder für das Einspielen. Danach läuft ein Prüfskript über den Text, das nach verbotenen Wörtern und typischen KI-Mustern sucht. Findet es etwas, ist der Artikel nicht fertig.

Das Werkzeug. Claude Code für den Text und das Prüfskript, dazu eine Regel-Datei pro Website, in der das Format und die verbotenen Wörter stehen.

Was du einmal einrichten musst. Zwei Dateien und eine Liste. Die erste Datei beschreibt, wie ein Artikel bei dir aussieht, von der Überschrift bis zum Schluss. Die zweite ist die Liste der Wörter und Muster, die nie vorkommen. Die dritte Sache ist ein Fakten-Blatt: alle Preise, Limits und Zahlen mit Quelle und Datum an einem Ort. Was dort nicht steht, darf im Artikel nicht als Zahl stehen. Diese Regel ist der Unterschied zwischen einem brauchbaren Text und einem, der irgendwann eine erfundene Zahl enthält.

Was von Hand bleibt. Die eigene Erfahrung. Jeder Artikel braucht mindestens eine Stelle, an der etwas steht, das nur wir wissen, weil wir es selbst gemacht haben. Diese Stellen liefert kein Ablauf, sie kommen aus dem Fakten-Blatt oder aus einem Gespräch. Dazu kommt die Entscheidung über das Keyword: Wir sehen uns die Google-Ergebnisse vorher selbst an, denn ein Begriff mit 200 Suchen im Monat, bei dem auf Platz 1 bis 10 nur große Portale stehen, ist kein Ziel. Und die letzte Lesung vor dem Einspielen macht ein Mensch, laut, mit zwei Absätzen als Stichprobe.

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Die Grafik sagt in einem Satz: Jeder unserer Abläufe besteht aus einem festen Auslöser, einem festen Ergebnis und einer klar benannten Stelle, an der ein Mensch zwei Minuten lang prüft.

Ablauf 6: Aus einer leeren Domain wird ein Blog-System

Der sechste Ablauf ist der größte: Aus einer leeren Domain entsteht ein komplettes Blog-System mit Datenbank, Übersicht, Artikel-Ansicht und Vorplanen von Terminen. Vier solcher Systeme sind 2026 so entstanden.

Was vorher passiert ist. Ein Blog-System war ein Auftrag an eine Agentur oder ein Wochenende mit einem fertigen System, das man danach nie ganz versteht. Wer es selbst zusammensetzte, hatte am Ende eine Seite, die zwar Artikel anzeigt, bei der aber jede Änderung wieder ein Entwickler-Thema ist. Für vier Websites parallel ist beides zu langsam.

Was jetzt passiert. Eine Kette von sechs Anweisungen läuft nacheinander durch: Datenbank mit festen Feldern, Zugriffsregeln, Übersichtsseite, Artikel-Seite mit Inhaltsverzeichnis, die Felder für Suchmaschinen, zuletzt das Vorplanen. Das Ergebnis ist ein System, in das ein fertiger Artikel als Datei geht und zum gesetzten Termin von allein erscheint. Wir arbeiten dabei mit Claude für die Anweisungen und Lovable für die Umsetzung.

Das Werkzeug. Claude Code für die Anweisungskette, Lovable als Umgebung, in der die Seite entsteht.

Was du einmal einrichten musst. Die Felder der Datenbank, bevor die erste Zeile Code entsteht. Welche Felder hat ein Artikel, wie heißen sie, was ist Pflicht. Wer das nachträglich ändert, ändert es an sechs Stellen. Dazu die Zugriffsregel für das Vorplanen: Ein Artikel ist sichtbar, wenn er freigegeben ist und sein Termin erreicht ist. Diese Bedingung gehört in die Regel der Datenbank selbst, nicht nur in die Seite, weil sonst jemand mit den richtigen Anfragen die noch nicht erschienenen Artikel lesen kann.

Was von Hand bleibt. Das Prüfen am Ende. Ob eine Seite im Rich-Results-Test von Google sauber durchläuft, ob ein geteilter Link das richtige Bild zeigt, ob die Absätze auf dem Handy Abstand haben und Aufzählungen ihre Punkte behalten, ob es genau eine Hauptüberschrift gibt. Jede dieser Prüfungen hat bei uns schon einmal einen Fehler gefunden, und keine davon meldet sich von allein. Ein zweiter Punkt: Der Umzug einer Datei zwischen Systemen ist Handarbeit, weil jedes Werkzeug eigene Eigenheiten hat.

Ablauf 7: Aus einem Rohgedanken wird ein Post, der nach uns klingt

Der siebte Ablauf macht aus einem Gedanken, einer Beobachtung oder einer Szene einen fertigen Beitrag für LinkedIn, der klingt wie wir und nicht wie eine Maschine. Dafür laufen mehrere unserer Skills hintereinander.

Was vorher passiert ist. Ein Post hat 45 Minuten gekostet, davon 30 für den Einstieg. Und wenn man ihn stattdessen einfach von einer KI schreiben ließ, kam Text zurück, den man auf dreißig anderen Profilen genauso liest: glatte Sätze, Dreier-Reihungen, ein großer Schlusssatz, der nichts sagt. Das Ergebnis war eine unangenehme Wahl zwischen langsam und austauschbar.

Was jetzt passiert. Der Gedanke geht als Notiz in die Ideenliste. Der Hook Hunter liefert Einstiegs-Varianten, der Post-Builder schreibt zwei bis drei vollständige Fassungen entlang einer festgelegten Richtung, und entslopen prüft den Text am Ende gegen eine Liste von Mustern, an denen man KI-Text erkennt. Was durch diese Prüfung nicht durchkommt, wird umgeschrieben. Die Entscheidung, welche Fassung rausgeht, treffen wir.

Das Werkzeug. Claude Cowork und Claude Code, dazu die eigenen Skills Hook Hunter, Post-Builder und entslopen.

Was du einmal einrichten musst. Eine Beschreibung deiner Stimme, und zwar aus echtem Material. Wir ziehen dafür die eigenen Beiträge heran, die am besten gelaufen sind, und halten fest, was sie gemeinsam haben: konkrete Szenen statt allgemeiner Sätze, wörtliche Zitate echter Leute, Zahlen als Anker, ein trockener Schluss. Dazu kommt die Liste der Wörter, die nie vorkommen. Beides zusammen ist der Unterschied zwischen einem Text, der nach dir klingt, und einem, der nach einem Ratgeber klingt.

Was von Hand bleibt. Die Szene. Wir erfinden keine Geschichten und keine Zitate, auch nicht als Platzhalter. Wenn ein Post eine Szene braucht und keine da ist, muss eine echte her oder der Post steigt direkt mit der Sache ein. Ebenso der Schlusssatz, der bei uns meistens der ist, den wir selbst tippen. Und alles, was eine Meinung über eine benannte Person enthält, schreiben wir ohnehin selbst.

Drei Abläufe, die wir wieder zurückgenommen haben

Nicht jeder Ablauf hat gehalten, und zwei davon haben wir bewusst zurückgeholt, weil die Nacharbeit größer war als die Ersparnis. Das gehört zur ehrlichen Antwort auf die Frage, was eine KI im Büro übernehmen kann.

Der Grund ist jedes Mal derselbe. Ein Ablauf spart dann Zeit, wenn die Prüfung danach kleiner ist als die Arbeit davor. Sobald man hinter jedem Durchgang alles kontrollieren muss, hat man die Arbeit nicht abgegeben, man hat sie nur verschoben. Diese Rechnung machen wir bei jedem neuen Ablauf nach vier Wochen noch einmal, und dreimal ist sie negativ ausgefallen.

Das Schreiben im laufenden Word-Dokument. Claude bietet Add-ins für Excel, PowerPoint und Word, die direkt in der geöffneten Datei arbeiten, allgemein verfügbar seit dem 07.05.2026. Excel und PowerPoint laufen ab dem Pro-Plan, Word laut Anthropic-Hilfe und den Zweitquellen nur in den Plänen Team und Enterprise. Für längere Dokumente arbeiten wir deshalb weiter über Cowork mit dem Word-Skill: Datei rein, Anweisung, Datei zurück. Was dabei fehlt, ist das Arbeiten im laufenden Text, also markieren, umschreiben lassen, weiterschreiben. Wer dreimal im Monat ein Dokument anfasst, merkt den Unterschied kaum. Alles dazu steht im Artikel zu Claude in Excel, PowerPoint und Word.

Ein Gedächtnis für alles. Claude merkt sich Kontext aus Gesprächen: Rolle, laufende Projekte, Personen, Arbeitsweise. Das ist praktisch und es hat eine Kehrseite, wenn man mehrere Unternehmen parallel führt, denn Wissen aus einem Zusammenhang taucht dann im nächsten wieder auf. Wir arbeiten deshalb mit den getrennten Räumen: Jedes Projekt hat laut Anthropic-Hilfe (abgerufen 19.09.2026) seinen eigenen Gedächtnis-Raum und eine eigene Zusammenfassung, daneben gibt es das globale Gedächtnis außerhalb der Projekte. Für Kunden-Arbeit nutzen wir Projekte, für Vertrauliches die Incognito-Gespräche, die in keinem Plan ins Gedächtnis wandern. Bei Team und Enterprise ist das Gedächtnis ohnehin standardmäßig aus und wird vom Eigentümer freigeschaltet. Die Einordnung dazu steht im Artikel zu Memory und Projekten.

Alles in einem langen Gespräch. Die dritte Rücknahme betrifft kein Werkzeug, es ist eine Gewohnheit. Eine Aufgabe, die man in einem endlos langen Chat weiterschiebt, verbraucht überproportional viel, weil die Länge und die Komplexität eines Gesprächs den Verbrauch erhöhen, ebenso Code-Ausführung, Web-Suche, Extended Thinking und große Projekt-Dateien. Bei Pro und Max setzt sich das Sitzungs-Limit alle 5 Stunden zurück, dazu kommt ein wöchentliches Limit über alle Modelle, und Claude Code teilt sich den Topf mit Web und Desktop. Wir arbeiten deshalb in kurzen, abgeschlossenen Durchgängen, die ihr Ergebnis in eine Datei legen, statt in einem Gespräch, das vier Tage alt ist.

Wie du deinen ersten Ablauf findest

Du findest deinen ersten Ablauf, indem du eine Woche lang aufschreibst, welche Anweisung du an eine KI mehr als zweimal getippt hast. Genau die wird zum Ablauf, und keine andere.

Schritt 1: mitschreiben. Eine Woche, eine Liste, jede wiederkehrende Aufgabe mit einem Strich dahinter. Am Ende der Woche hat meistens genau eine Aufgabe drei oder mehr Striche. Sortiere nicht nach dem, was am spannendsten klingt. Sortiere nach Strichen.

Schritt 2: das Ergebnis festlegen, bevor du den Ablauf beschreibst. Schreib auf, wie das fertige Ergebnis aussehen soll, Abschnitt für Abschnitt. Diese Beschreibung ist der eigentliche Wert. Wer nur "mach mir ein Protokoll" sagt, bekommt jedes Mal ein anderes.

Schritt 3: dreimal mit einem normalen Prompt laufen lassen. Erst wenn dieselbe Anweisung dreimal ein brauchbares Ergebnis geliefert hat, wird daraus ein Skill. Vorher weißt du nicht, welche Regeln fehlen. Fast alle unserer über 60 Skills sind genau so entstanden.

Schritt 4: die eine Prüfstelle benennen. Schreib in den Ablauf hinein, was ein Mensch am Ende ansieht, und halte diese Stelle klein. Ein Ablauf, bei dem man alles prüfen muss, ist kein Ablauf. Ein Ablauf ohne jede Prüfung ist ein Risiko.

Der Weg dahinter ist immer derselbe, den Sascha in oh.my.Claude lehrt: erst Cowork, dann Projekte ordentlich anlegen, dann Claude Code. Wenn dein Ablauf danach von allein auf einen Auslöser hin starten soll, ohne dass du ihn anstößt, bist du beim Thema Agenten, und dazu steht alles im Artikel zu KI-Agenten erstellen.

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Die Grafik sagt in einem Satz: Schreib eine Woche mit, beschreibe das Ergebnis genau, teste die Anweisung dreimal als normalen Prompt, und erst dann wird ein Skill daraus, mit genau einer Stelle zum Prüfen.

Was kostet das, und wo sind die Grenzen?

Die sieben Abläufe laufen alle in einem bezahlten Claude-Abo, einen eigenen Preis haben sie nicht. Die Preisseite von Anthropic nennt Pro mit 20 $ im Monat und 17 $ im Monat bei Jahreszahlung, Max 5x mit 100 $ und Max 20x mit 200 $ im Monat, jeweils in US-Dollar ohne Steuer. Der Team-Plan startet ab 2 Personen mit 25 $ pro Nutzer im Monat, 20 $ bei Jahreszahlung.

Was	Bedingung	Stand: 19. September 2026
Skills nutzen	Free, Pro, Max, Team, Enterprise mit aktiver Code-Ausführung	kein Aufpreis
Claude Code	ab Pro	teilt den Nutzungs-Topf mit Web und Desktop
Sitzungs-Limit	Pro und Max	setzt sich alle 5 Stunden zurück
Wochenlimit	alle bezahlten Pläne	fester Reset-Zeitpunkt pro Konto
Gedächtnis	bei Free, Pro, Max an; bei Team und Enterprise aus	Eigentümer schaltet frei
Word-Add-in	nur Team und Enterprise	Excel und PowerPoint ab Pro

Die Tabelle sagt in einem Satz: Für die Abläufe brauchst du kein Zusatzprodukt, du brauchst einen bezahlten Plan, aktive Code-Ausführung und ein Auge auf dem Sitzungs- und Wochenlimit.

Zwei Hinweise zu den Preisen. Anthropic nennt sie ohne Steuer, der Euro-Betrag mit Mehrwertsteuer erscheint erst im Bezahlvorgang, und über die App-Stores können sie abweichen. Eine Zahl, wie viele Nachrichten in ein Zeitfenster passen, nennt Anthropic nicht, deshalb steht hier auch keine.

Die eigentliche Grenze ist eine andere. Abläufe funktionieren bei Aufgaben mit festem Ergebnis. Bei Entscheidungen, bei denen Erfahrung und Verantwortung zusammenkommen, funktionieren sie nicht: welchen Kunden du annimmst, welchen Preis du aufrufst, wem du absagst. Und sie funktionieren nicht ohne Prüfung, wenn personenbezogene Daten im Spiel sind. Bei Free, Pro und Max hängt die Frage, ob Gespräche in das Training einfließen, laut privacy.claude.com (Stand 16.03.2026, abgerufen 19.09.2026) an einem Schalter in den Datenschutz-Einstellungen, der sich abschalten lässt. Bei Team, Enterprise und der API gelten die Commercial Terms mit einem Auftragsverarbeitungsvertrag als Standard und ohne Training mit Kundendaten.

Kurz zur Einordnung: Das hier ist unsere Einordnung aus der Praxis, keine Rechtsberatung. Was in deinem Fall gilt, klärst du mit deinem Datenschutzbeauftragten oder Anwalt.

Claude ist eine Marke von Anthropic PBC, Word, Excel und PowerPoint sind Marken von Microsoft, Lovable und Obsidian gehören ihren jeweiligen Anbietern. KI.ohne.Team steht in keiner Verbindung zu diesen Unternehmen.

Fazit

Sieben Abläufe sind bei uns vom Schreibtisch verschwunden, und keiner davon war beim ersten Versuch fertig. Jeder hat dieselbe Geschichte: dieselbe Anweisung zum dritten Mal getippt, dann aufgeschrieben, dann eine Stelle festgelegt, an der ein Mensch draufschaut. Zwei Dinge haben wir zurückgeholt, weil sie mehr Kontrolle gekostet haben, als sie Arbeit abgenommen haben. Wer eine Woche lang Striche macht, findet seinen ersten Ablauf am Freitag.

Häufige Fragen

Was sind KI-Workflows?

Ein KI-Workflow ist eine wiederkehrende Aufgabe mit festem Auslöser, festem Ablauf und festem Ergebnis, die du einmal beschreibst und danach nicht mehr erklärst. Der Unterschied zum normalen Chatten ist das feste Format: Das Ergebnis sieht jedes Mal gleich aus, und deshalb weißt du genau, wo du prüfen musst. Bei Claude gibt es dafür drei Stufen: den Prompt für die einzelne Frage, das Projekt für dauerhaftes Wissen und den Skill für den Ablauf, der sich wiederholt.

Welche Aufgaben kann KI im Büro übernehmen?

Alles mit festem Ergebnis und wiederkehrendem Auslöser. Bei uns sind das sieben Abläufe: aus dem Meeting eine Aufgabenliste, aus dem Verkaufsgespräch eine CRM-Notiz, aus dem Arbeitstag ein Protokoll, aus einer Idee eine Landingpage, aus einer Keyword-Zeile ein Artikel, aus einer leeren Domain ein Blog-System und aus einem Rohgedanken ein Beitrag für LinkedIn. Nicht übernehmen kann sie Entscheidungen, bei denen Erfahrung und Verantwortung zusammenkommen, etwa welchen Kunden du annimmst und zu welchem Preis.

Wie erstelle ich ein Meeting-Protokoll mit KI?

Du brauchst ein Transkript des Termins, eine aktive Code-Ausführung in den Einstellungen und eine Anweisung, die das Format festlegt: oben die Entscheidungen in ganzen Sätzen, darunter die Aufgaben mit Name und Datum, am Ende die offenen Punkte. Wenn du diese Anweisung als Skill ablegst, läuft sie bei jedem Termin gleich. Von Hand prüfst du danach zwei Dinge: ob die Namen den richtigen Aufgaben zugeordnet sind und ob aus "nächste Woche" das richtige Datum geworden ist.

Brauche ich Programmierkenntnisse für Workflow-Automatisierung?

Nein. Ein einfacher Skill ist eine einzige Markdown-Datei mit deiner Anweisung, also normaler Text. Erst ein erweiterter Skill hat zusätzlich ausführbare Skripte. In Claude Cowork ziehst du einen fertigen Skill-Ordner per Drag-and-drop hinein, ohne Terminal. Genau so haben wir das in der Masterclass am 23.04.2026 gezeigt.

Was kostet das im Monat?

Die Abläufe selbst kosten nichts extra, sie laufen im Nutzungs-Topf deines Claude-Plans. Pro ist mit 20 $ im Monat angegeben, 17 $ im Monat bei Jahreszahlung, Max 5x mit 100 $ und Max 20x mit 200 $ im Monat, der Team-Plan mit 25 $ pro Nutzer im Monat und 20 $ bei Jahreszahlung ab 2 Personen. Alle Angaben in US-Dollar ohne Steuer, Stand: 19. September 2026. Der Euro-Betrag mit Mehrwertsteuer erscheint erst im Bezahlvorgang.

Welche Aufgaben sollte man nicht abgeben?

Drei Gruppen. Erstens Entscheidungen mit Verantwortung, also Preise, Zusagen, Absagen. Zweitens alles, was eine echte eigene Erfahrung braucht, denn eine erfundene Szene erkennt jeder Leser. Drittens alles mit personenbezogenen Daten, solange der passende Plan und der Vertrag dazu nicht stehen. Wir haben außerdem zwei Abläufe zurückgenommen, weil die Nacharbeit größer war als die Ersparnis.

Was ist der Unterschied zwischen Prompt, Projekt und Skill?

Ein Prompt ist eine einzelne Anweisung, die du jedes Mal neu eingibst. Ein Projekt ist ein Raum mit Wissen, das immer geladen ist, solange du darin arbeitest, dazu ein eigener Gedächtnis-Raum. Ein Skill ist ein Ordner mit Anweisungen, Skripten und Material, den Claude nur dann lädt, wenn die Aufgabe dazu passt. Skills laufen in Free, Pro, Max, Team und Enterprise, Voraussetzung ist eine aktivierte Code-Ausführung.

Was wir jede Woche abgeben

Die sieben Abläufe oben sind kein Endstand, sie sind der Stand vom 19. September 2026. Jede Woche kommt eine Anweisung dazu, die wir zum dritten Mal getippt haben, und ab und zu fliegt eine wieder raus. Im Newsletter steht jeden Freitag, welcher Ablauf das war, wie die Anweisung dazu aussieht und an welcher Stelle wir selbst noch einmal draufgeschaut haben.