ChatGPT-Prompts auf Deutsch: 40 Vorlagen aus dem Unternehmeralltag

Die besten ChatGPT-Prompts für Unternehmer sind die, die eine Aufgabe aus deinem Alltag beim ersten Mal so erledigen, dass du das Ergebnis direkt verschicken kannst: das Angebot, die Zahlungserinnerung, das Protokoll, die Stellenanzeige. Genau 40 davon stehen hier, sortiert nach 8 Bereichen, jeder mit Platzhaltern in eckigen Klammern, die du durch deine Angaben ersetzt. Wir führen mehrere Unternehmen ohne zusätzliches Team, und die Prompts unten gehören zu den Aufgaben, die bei uns täglich anfallen, nur mit Platzhaltern statt unseren Kundennamen. Die Listen, die bei Google oben stehen, decken vor allem Marketing, Bilder und Hausarbeiten ab. Hier geht es um das, was zwischen 8 und 18 Uhr bei einem Selbstständigen mit 1 bis 8 Leuten anfällt.

Was ist ein ChatGPT-Prompt?

Ein Prompt ist die Anweisung, die du ChatGPT gibst, und je genauer du dort sagst, wer antworten soll, was ChatGPT über die Situation wissen muss, was genau passieren soll und wie das Ergebnis aussehen soll, desto seltener musst du nacharbeiten. Das ist der ganze Trick, und er gilt für jede KI, nicht nur für ChatGPT. Wie ein guter Prompt im Detail funktioniert, welche Fehler die meisten Leute machen und woran du einen schlechten erkennst, steht im Artikel Was ist ein guter Prompt. Hier geht es um die fertigen Vorlagen und um den Aufbau, der in allen 40 steckt.

Die 5 Teile, die in jedem unserer Prompts stecken

Jeder der 40 Prompts unten besteht aus 5 Teilen: einer Rolle, dem Kontext, der Aufgabe, dem Format und einem Beispiel, wobei das Beispiel bei kurzen Prompts durch eine Ausschluss-Angabe ersetzt wird ("ohne Ausrufezeichen", "ohne das Wort Mahnung"). Wer die 5 Teile einmal kennt, erkennt sie in jedem Prompt wieder und kann jeden der 40 für seinen Fall umschreiben.

Rolle. Der erste Satz sagt, wer da antwortet: "Du bist mein Assistent für Angebote" oder "Ich bin Steuerberaterin und schreibe für Handwerker". ChatGPT stellt sich damit auf Wortschatz und Tiefe ein. Ohne Rolle bekommst du den Durchschnitt aus allem, was es je gelesen hat.

Kontext. Was ChatGPT über die Situation wissen muss, um nicht zu raten: die Notizen aus dem Gespräch, die Beschwerde im Wortlaut, die Rechnungsnummer, der Grund für die Absage. Das ist der Teil, den die meisten Leute weglassen, und der Grund, warum die Antwort dann so allgemein klingt. In den Prompts unten sind das die Platzhalter wie [Notizen], [Text der Anfrage] oder [Grund].

Aufgabe. Ein Verb und ein Ziel: "Schreib eine Absage", "Zieh alle Aufgaben heraus", "Kürze die Mail auf die Hälfte". Eine Aufgabe pro Prompt. Wer 3 Dinge auf einmal will, bekommt 3 halbe Ergebnisse.

Format. Wie das Ergebnis aussieht: Tabelle mit diesen Spalten, höchstens 120 Wörter, 3 Absätze in dieser Reihenfolge, Stichpunkte, nur der Text ohne Kommentar. Das Format entscheidet, ob du das Ergebnis kopieren kannst oder erst umformatieren musst.

Beispiel. Ein Muster, an dem sich ChatGPT orientiert, oder eine klare Angabe, was nicht drin sein darf. Ein echtes Beispiel ist stärker als jede Regel. Wenn du eine Mail hast, die dir gefallen hat, häng sie an den Prompt an und schreib "so wie diese hier".

Zum Vergrößern tippen

Ein Prompt, der beim ersten Mal passt, hat eine Rolle, den Kontext, eine Aufgabe, ein Format und ein Beispiel, und von den 5 Teilen fehlt in den meisten Prompts, die wir zu sehen bekommen, der Kontext.

Der Ablauf, mit dem wir 2026 über 80 SEO-Artikel für 4 Blog-Systeme mit Claude und Lovable geschrieben haben, ist im Kern nichts anderes als dieser Aufbau, nur länger: die Rolle steht in einer Datei, der Kontext in einem Fakten-Blatt, die Aufgabe in einer Vorlage, das Format in Regeln, und das Beispiel ist der letzte fertige Artikel. Wer das einmal für eine Aufgabe aufgeschrieben hat, muss es nie wieder tippen. Bei kurzen Aufgaben reicht ein Prompt mit 3 bis 5 Zeilen, und genau so lang sind die 40 unten.

Prompts für Angebote und Preise

Die 5 Prompts hier machen aus Gesprächsnotizen ein Angebot, aus einer Leistung einen Satz, den der Kunde versteht, und aus einer Preisfrage eine Antwort ohne Rabatt.

Du bist mein Assistent für Angebote. Ich bin [Beruf] und arbeite für [Zielgruppe].
Hier sind meine Notizen aus dem Gespräch mit [Kunde]: [Notizen].
Schreib daraus ein Angebot mit den Abschnitten Ausgangslage, Leistung, Ablauf, Preis, nächster Schritt.
Anrede [du oder Sie], kurze Sätze, ohne Floskeln. Preis: [Betrag] netto.

Die 5 festen Abschnitte sorgen dafür, dass das Angebot jedes Mal dieselbe Reihenfolge hat, egal wie unsortiert deine Notizen sind.

Hier ist eine Leistung, die ich anbiete: [Beschreibung in 2 Sätzen].
Schreib sie so um, dass ein Kunde ohne Fachwissen in einem Satz versteht, was er bekommt und was danach anders ist.
Gib mir 3 Varianten, jede höchstens 25 Wörter.

Die Grenze von 25 Wörtern zwingt ChatGPT, Fachbegriffe wegzulassen, und 3 Varianten geben dir eine Auswahl statt einer Vorgabe.

Ich nehme für [Leistung] [Betrag] Euro. Der Kunde hat gefragt, warum das so viel kostet.
Schreib mir 3 kurze Antworten, die den Preis über das Ergebnis erklären: was der Kunde danach hat, was er spart, was er sonst selbst machen müsste.
Ohne Rechtfertigung, ohne einen Rabatt anzubieten.

Der Prompt gibt die 3 Richtungen vor, in die eine Preisantwort gehen darf, und schließt die 2 aus, in die sie von allein gehen würde.

Ich biete [Leistung] in 3 Paketen an: [Paket 1 mit Inhalt und Preis], [Paket 2], [Paket 3].
Erstell eine Tabelle mit den Spalten Paket, Was drin ist, Für wen, Preis.
Danach ein Absatz mit 3 Sätzen, welches Paket du einem [Kundentyp] empfehlen würdest und warum.

Die Spalte "Für wen" ist die, die Kunden zuerst lesen, deshalb steht sie im Prompt ausdrücklich drin.

Ich habe [Kunde] vor [Anzahl] Tagen ein Angebot über [Leistung] geschickt und keine Antwort bekommen.
Schreib eine kurze Nachfass-Mail mit höchstens 5 Sätzen: eine Frage, ob das Angebot angekommen ist, ein Hinweis auf [Termin oder Kapazität], ein Vorschlag für einen Anruf.
Anrede [du oder Sie], freundlich, ohne Druck.

Die 3 Bestandteile sind vorgegeben, damit die Mail nicht zur Bitte um Rückmeldung wird, auf die keiner antwortet.

Prompts für Kundenmails

Die 5 Prompts hier beantworten eine Anfrage, sagen einen Auftrag ab, reagieren auf eine Beschwerde, kürzen eine zu lange Mail und schreiben ein Statusupdate. Bei allen 5 steht die Wortgrenze im Prompt, weil die häufigste Beschwerde über KI-Mails ist, dass sie zu lang sind.

Hier ist eine Anfrage von [Kunde]: [Text der Anfrage].
Ich bin [Beruf]. Antworte in meinem Namen: bedanken, die 2 wichtigsten Fragen aus der Anfrage beantworten, einen Termin für ein Gespräch vorschlagen.
Höchstens 120 Wörter, Anrede [du oder Sie], keine Anhänge erwähnen.

Die Angabe "die 2 wichtigsten Fragen" verhindert, dass ChatGPT jede Nebenfrage einzeln abarbeitet und die Mail eine Seite lang wird.

Ich will einen Auftrag von [Kunde] absagen. Grund: [Grund, z. B. keine Kapazität bis März].
Schreib eine Absage in 4 bis 6 Sätzen: Dank, klare Absage, der echte Grund, ein Hinweis auf [Alternative oder späteren Zeitpunkt].
Ohne Entschuldigungs-Kette, Anrede [du oder Sie].

Der echte Grund steht im Prompt, weil eine Absage ohne Grund nach Ausrede klingt und eine mit erfundenem Grund später auffliegt.

Ein Kunde hat sich beschwert: [Text der Beschwerde].
Was passiert ist: [meine Sicht in 2 Sätzen]. Was ich anbiete: [Lösung].
Schreib eine Antwort, die den Ärger ernst nimmt, die Lösung in einem Satz nennt und mit einer konkreten Frage endet. Höchstens 100 Wörter.

Die Lösung kommt von dir und nicht von ChatGPT, deshalb ist sie ein Platzhalter und keine Aufgabe.

Hier ist eine Mail, die ich geschrieben habe: [Mail].
Kürze sie auf die Hälfte. Behalte alle Zahlen, Termine und Namen. Streich Höflichkeitsfüller und Wiederholungen.
Gib mir nur die gekürzte Mail zurück, ohne Kommentar.

"Behalte alle Zahlen, Termine und Namen" ist der Satz, der verhindert, dass beim Kürzen der Liefertermin verschwindet.

Ich arbeite für [Kunde] an [Projekt]. Stand: [was fertig ist], [was offen ist], [was ich vom Kunden brauche].
Schreib ein Statusupdate mit 3 Absätzen in dieser Reihenfolge. Jeder Absatz höchstens 3 Sätze.
Am Ende eine Zeile "Ich brauche von dir bis [Datum]: ..." mit den offenen Punkten als Liste.

Die letzte Zeile ist der Teil, den der Kunde tatsächlich liest, deshalb bekommt sie im Prompt einen eigenen Satz.

Prompts für Rechnungen und Zahlungserinnerungen

Die 5 Prompts hier decken den Weg von der Rechnungsmail über 2 Stufen Zahlungserinnerung bis zur Ratenzahlung ab, plus einen Prompt, der aus deiner Arbeitsbeschreibung die Rechnungspositionen macht. Beträge, Nummern und Daten gibst du immer selbst an, ChatGPT rechnet hier nichts.

Schreib eine kurze Mail, mit der ich die Rechnung [Nummer] über [Betrag] für [Leistung] an [Kunde] schicke.
3 Sätze: was abgerechnet wird, bis wann die Zahlung fällig ist ([Datum]), Dank für die Zusammenarbeit.
Anrede [du oder Sie].

3 Sätze reichen, weil die Rechnung selbst im Anhang hängt und die Mail nur sagen muss, was drin ist und bis wann.

Die Rechnung [Nummer] über [Betrag] an [Kunde] war am [Datum] fällig und ist noch offen.
Schreib eine erste Erinnerung: freundlich, geht davon aus, dass es untergegangen ist. Nenn Rechnungsnummer, Betrag, Fälligkeit und bitte um Zahlung bis [neues Datum].
Höchstens 80 Wörter, ohne das Wort "Mahnung".

Die erste Erinnerung nimmt an, dass die Rechnung untergegangen ist, weil das in den meisten Fällen stimmt und der Ton dann zur Situation passt.

[Kunde] hat auf meine Zahlungserinnerung vom [Datum] zur Rechnung [Nummer] über [Betrag] nicht reagiert.
Schreib eine zweite Erinnerung: sachlich, kürzer als die erste, mit klarem Zahlungsziel [Datum] und dem Satz, dass ich danach [nächster Schritt, z. B. Mahngebühren berechne oder die Arbeit pausiere].
Ohne Vorwurf, ohne Ausrufezeichen.

Der nächste Schritt steht als Platzhalter im Prompt, weil du ihn vorher festlegen musst und ChatGPT dir keinen ausdenken soll.

[Kunde] fragt, ob die Rechnung über [Betrag] in Raten gezahlt werden kann. Ich bin einverstanden mit [Anzahl] Raten, erste Rate bis [Datum].
Schreib eine Antwort mit Zusage, dem Ratenplan als Liste mit Betrag und Datum und dem Hinweis, dass die Rechnung bis zur letzten Rate offen bleibt.

Der Ratenplan als Liste ist das Format, das beide Seiten später in den Kalender übernehmen können.

Ich habe für [Kunde] folgende Arbeit gemacht: [Beschreibung in 3 Sätzen, mit Stunden oder Stückzahl].
Formuliere daraus Rechnungspositionen: je eine Zeile mit Leistung, Menge, Einheit. Ohne Preise, die trage ich selbst ein.
Kurze Bezeichnungen, so dass der Kunde jede Zeile ohne Nachfrage versteht.

Die Preise bleiben bei dir, damit auf der Rechnung keine Zahl steht, die eine KI geschätzt hat.

Prompts für Meetings und Protokolle

Die 5 Prompts hier machen aus Notizen ein Protokoll, aus einem Transkript eine Aufgabenliste, schreiben eine Agenda, fassen ein Meeting für jemanden zusammen, der nicht dabei war, und bereiten ein Kundengespräch vor. Der Prompt für das Protokoll ist bei uns inzwischen ein Cowork-Skill ("Meeting zu Aufgaben", einer der 3 Skills im Second Brain Boost-Pack), weil er so oft lief, dass wir ihn nicht mehr kopieren wollten.

Hier sind meine Notizen aus dem Meeting mit [Namen] am [Datum] zum Thema [Thema]: [Notizen].
Schreib ein Protokoll mit 3 Teilen: Entscheidungen, offene Punkte, Aufgaben (mit Name und Datum).
Nur was in den Notizen steht, nichts ergänzen. Stichpunkte, kein Satz länger als 15 Wörter.

"Nur was in den Notizen steht, nichts ergänzen" ist die wichtigste Zeile, weil ChatGPT bei Protokollen sonst gern Entscheidungen erfindet, die so nicht gefallen sind.

Hier ist das Transkript eines Meetings: [Transkript].
Zieh alle Aufgaben heraus. Für jede Aufgabe: Was, Wer, Bis wann. Wenn Wer oder Bis wann nicht genannt wurde, schreib "offen".
Ausgabe als Tabelle, sortiert nach Datum.

Das Wort "offen" verhindert, dass ChatGPT fehlende Namen und Termine selbst ausfüllt.

Ich habe am [Datum] ein Meeting mit [Namen] zu [Thema], Dauer [Minuten] Minuten. Ziel: [was am Ende entschieden sein soll].
Schreib eine Agenda mit höchstens 5 Punkten, je mit Zeitangabe und dem Ergebnis, das der Punkt liefern soll.
Der letzte Punkt ist immer: nächste Schritte festlegen.

Das Ziel steht vorn im Prompt, weil eine Agenda ohne Ziel nur eine Liste von Themen ist, über die man redet.

Hier ist das Protokoll von [Meeting]: [Protokoll].
[Name] war nicht dabei. Schreib eine Nachricht mit 5 Sätzen: was entschieden wurde, was [Name] betrifft, was bis wann geliefert werden soll.
Anrede du, ohne Einleitung wie "wie besprochen".

Die Zusammenfassung ist auf das zugeschnitten, was die eine Person betrifft, statt das ganze Protokoll noch einmal zu wiederholen.

Morgen habe ich ein Gespräch mit [Kunde] über [Thema]. Was ich über den Kunden weiß: [3 Sätze]. Was ich erreichen will: [Ziel].
Gib mir 5 Fragen, die ich stellen sollte, und zu jeder Frage einen Satz, warum sie mir beim Ziel hilft.
Dazu die 2 Einwände, mit denen ich rechnen muss, und je eine kurze Antwort.

Die Begründung zu jeder Frage sorgt dafür, dass du im Gespräch weißt, warum du sie stellst, und sie weglassen kannst, wenn sie nicht mehr passt.

Prompts für LinkedIn und Content

Die 5 Prompts hier schreiben einen Post aus einem Erlebnis, liefern 5 erste Zeilen, machen aus einem Newsletter-Abschnitt einen Post, beantworten Kommentare und holen Post-Ideen aus Kundenfragen. Bei allen steht drin, was nicht rein darf, weil ChatGPT bei LinkedIn von allein zu Hashtags, Emojis und großen Schlusssätzen neigt.

Ich bin [Beruf] und schreibe auf LinkedIn für [Zielgruppe].
Das ist passiert: [Situation in 3 bis 5 Sätzen, mit Zahl oder Datum]. Was ich daraus mitnehme: [1 Satz].
Schreib daraus einen Post mit 120 bis 180 Wörtern: erst die Szene, dann die Einordnung, am Ende eine Frage. Ohne Hashtags, ohne Emojis, ohne "Fazit".

Die Szene kommt von dir, weil ein Post mit einer erfundenen Szene beim ersten Kommentar auffliegt, und die Reihenfolge Szene, Einordnung, Frage ist die, die bei uns am besten läuft.

Hier ist ein fertiger LinkedIn-Post: [Post].
Schreib 5 verschiedene erste Zeilen dafür, jede höchstens 12 Wörter. Eine mit einer Zahl, eine als Frage, eine als Zitat aus dem Post, 2 frei.
Ohne Versprechen wie "das wird dich überraschen".

Die erste Zeile entscheidet, ob jemand auf "mehr anzeigen" klickt, und 5 Varianten mit fester Verteilung geben dir mehr Auswahl als "schreib mir einen Hook".

Hier ist ein Abschnitt aus meinem Newsletter: [Text].
Mach daraus einen LinkedIn-Post mit höchstens 150 Wörtern. Behalte die eine Kernaussage, streich alles, was nur im Newsletter Sinn ergibt (Verweise, "wie letzte Woche").
Erste Zeile ohne Anlauf, direkt die Aussage.

Unsere Newsletter-Liste ist nach dem LinkedIn-Start in 3 Wochen auf knapp 1.000 Abonnenten gewachsen, und dieser Prompt ist der Weg zurück: aus dem Newsletter wird der nächste Post.

Unter meinem Post stehen diese Kommentare: [Kommentare].
Schreib zu jedem eine Antwort mit 1 bis 2 Sätzen. Bei Zustimmung: einen zusätzlichen Gedanken. Bei Kritik: die Kritik ernst nehmen und eine Rückfrage stellen.
Ton wie im Post, du-Form.

Die 2 Regeln für Zustimmung und Kritik verhindern die "Danke für deinen Kommentar"-Antworten, die keiner braucht.

Das sind Fragen, die Kunden mir in den letzten Wochen gestellt haben: [Liste].
Mach aus jeder Frage eine Post-Idee: Überschrift als ganzer Satz, 2 Sätze zum Inhalt, und welche Erfahrung von mir dazu reingehört (als Frage an mich).
Höchstens 8 Ideen, sortiert nach der Frage, die am häufigsten kam.

Die Rückfrage nach deiner Erfahrung steht im Prompt, damit aus der Idee ein Post mit eigener Substanz wird und kein Ratgeber-Text, den jeder schreiben kann.

Prompts für Recherche und Zusammenfassen

Die 5 Prompts hier fassen ein Dokument zusammen, vergleichen Anbieter, lesen einen Vertrag, sammeln die Probleme deiner Zielgruppe und sortieren einen langen Mail-Verlauf. Bei den 3 Prompts, die auf Wissen von außen zugreifen, steht drin, dass ChatGPT Quellen nennen und Lücken als Lücken markieren soll.

Hier ist ein Dokument: [Text oder Datei].
Fass es in 5 Stichpunkten zusammen, jeder mit der Zahl oder dem Fakt, der im Dokument dazu steht.
Dann ein Satz: Was muss ich daraus entscheiden? Wenn nichts, schreib "keine Entscheidung nötig".

"Jeder mit der Zahl oder dem Fakt" verhindert Stichpunkte wie "Das Dokument behandelt die Kostenstruktur", die dir nichts sagen.

Ich suche [Tool oder Dienstleistung] für [Zweck]. Kandidaten: [A], [B], [C]. Wichtig ist mir: [3 Kriterien].
Erstell eine Tabelle mit den Kandidaten in den Zeilen und den Kriterien in den Spalten.
Zu jeder Zelle nur, was du sicher weißt, sonst "prüfen". Nenn zu jeder Angabe, woher sie stammt.

Das Wort "prüfen" in der Zelle ist wichtiger als jede Angabe, weil du dann weißt, wo ChatGPT geraten hätte.

Hier ist ein Vertrag, den ich unterschreiben soll: [Text].
Liste alle Stellen auf, die mich Geld kosten, mich zeitlich binden oder mir Pflichten geben, mit Zitat der Stelle.
Markiere die 3, die ich vor der Unterschrift klären sollte. Das ist keine Rechtsberatung, das weiß ich, ich will eine Leseliste.

Der Prompt fragt nach einer Leseliste mit Zitaten, damit du die Stellen selbst findest und mit deinem Anwalt besprechen kannst, statt ChatGPT ein Urteil zu überlassen.

Ich biete [Leistung] für [Zielgruppe] an.
Nenn mir die 5 Probleme, die diese Zielgruppe mit [Thema] am häufigsten öffentlich beschreibt, mit je einer Quelle (Forum, Artikel, Studie) und Datum.
Wenn du für ein Problem keine Quelle hast, lass es weg.

"Lass es weg" ist die Zeile, die aus einer Liste mit 5 plausiblen Vermutungen eine Liste mit 3 belegten Problemen macht.

Hier ist ein E-Mail-Verlauf mit [Anzahl] Mails: [Verlauf].
Sag mir in 3 Sätzen, worum es geht und wo es steht. Dann eine Liste: Was wurde zugesagt, von wem, bis wann.
Zuletzt: Was muss ich als Nächstes tun?

Die Frage nach dem nächsten Schritt am Ende ist der Grund, warum du den Prompt überhaupt nutzt, deshalb steht sie als eigener Punkt drin.

Prompts, um Prozesse zu dokumentieren

Die 5 Prompts hier machen aus einer mündlichen Erklärung eine Anleitung, aus einer Anleitung eine Checkliste, aus wiederkehrenden Fragen ein internes Wiki, aus Notizen ein Übergabe-Dokument und aus einem Ablauf 3 Vorschläge, was du diese Woche daran änderst. Daniels Wissens-System daniel.OS ist komplett so entstanden: jede Arbeitsweise einmal aufgeschrieben, inzwischen als über 60 eigene Skills, mit täglichen Session-Logs, die Claude selbst schreibt.

Ich erkläre dir, wie ich [Aufgabe] mache, so wie ich es einem neuen Mitarbeiter erzählen würde: [Erzählung].
Schreib daraus eine Schritt-für-Schritt-Anleitung. Jeder Schritt: ein Satz mit Verb am Anfang, dazu das Tool und was am Ende des Schritts da sein muss.
Frag mich am Ende nach den 3 Stellen, die dir unklar sind.

Die Rückfrage am Ende ist der Teil, der die Anleitung besser macht als das, was du diktiert hast, weil du die Lücken selbst nicht mehr siehst.

Hier ist eine Anleitung für [Aufgabe]: [Anleitung].
Mach daraus eine Checkliste zum Abhaken mit höchstens 12 Punkten. Jeder Punkt so kurz, dass er in eine Zeile passt, und so klar, dass jemand ohne Vorwissen weiß, wann er den Haken setzen darf.

"Wann er den Haken setzen darf" ist der Satz, der aus "Kunde informieren" den Punkt "Kunde hat die Bestätigungsmail bekommen" macht.

Das sind Fragen, die mir mein Team oder meine Freelancer regelmäßig stellen: [Liste].
Schreib zu jeder Frage eine Antwort mit höchstens 4 Sätzen, so dass sie in einem internen Wiki stehen kann.
Wo eine Antwort von einem Fall abhängt, schreib "Fall A: ... Fall B: ...".

Die Fall-Unterscheidung steht im Prompt, weil die meisten internen Fragen keine eine Antwort haben und ChatGPT sonst die häufigste nimmt.

Ich gebe [Aufgabe] an [Name] ab. Was ich dazu im Kopf habe: [Notizen, auch ungeordnet].
Schreib ein Übergabe-Dokument mit den Abschnitten: Ziel der Aufgabe, wie oft sie anfällt, die Schritte, wo die Dateien liegen, was schiefgehen kann, wen man fragt.
Was in den Notizen fehlt, markiere mit [FEHLT].

Die Markierung [FEHLT] zeigt dir, was du noch im Kopf hast und noch nicht aufgeschrieben.

Hier ist eine Anleitung, wie [Aufgabe] bei uns läuft: [Anleitung]. Ein Durchgang dauert aktuell [Zeit].
Zeig mir die 3 Schritte, die am meisten Zeit kosten oder am häufigsten Fehler erzeugen, und schlag für jeden eine Änderung vor, die ich diese Woche umsetzen kann.
Schlag keine Tools vor, die ich nicht genannt habe.

Die letzte Zeile hält ChatGPT davon ab, dir 4 neue Tools zu empfehlen, wenn das Problem in der Reihenfolge der Schritte liegt.

Prompts für Einstellen und Onboarding

Die 5 Prompts hier schreiben eine Stellenanzeige, sichten Bewerbungen nach deinen Kriterien, liefern Interviewfragen, planen die ersten 2 Wochen und sagen einer Person ab. Bei der Sichtung steht ausdrücklich drin, was nicht bewertet werden darf.

Ich suche [Rolle] für [Firma, 1 Satz was wir machen], [Stunden pro Woche], [remote oder Ort], Start [Datum].
Aufgaben: [Liste]. Was jemand mitbringen muss: [3 Punkte]. Gehalt: [Spanne].
Schreib eine Stellenanzeige mit höchstens 300 Wörtern: erst der Alltag in der Rolle, dann die Anforderungen, dann wie man sich bewirbt. Ohne Superlative, ohne "dynamisches Team".

Die Reihenfolge "erst der Alltag" ist der Unterschied zu den Anzeigen, die mit 3 Absätzen über die Firma anfangen und die niemand zu Ende liest.

Hier sind [Anzahl] Bewerbungen für [Rolle]: [Texte]. Meine 3 Muss-Kriterien: [Kriterien].
Erstell eine Tabelle: Name, Muss-Kriterien erfüllt (ja oder nein je Kriterium), auffälliger Punkt, offene Frage fürs Gespräch.
Bewerte nichts, was mit Alter, Herkunft, Foto oder Familienstand zu tun hat.

Die Tabelle sortiert nach deinen Kriterien, nicht nach dem Eindruck, und die letzte Zeile hält die Sichtung dort, wo sie rechtlich hingehört.

Ich führe ein Gespräch mit [Name] für die Rolle [Rolle]. Die Aufgabe im Alltag ist vor allem [Aufgabe].
Gib mir 6 Fragen, die nach konkreten Situationen aus der Vergangenheit fragen ("Erzähl mir von einem Fall, in dem ..."), und zu jeder Frage, worauf ich in der Antwort achten soll.
Ohne Fragen, die man mit ja oder nein beantworten kann.

Fragen nach vergangenen Situationen bringen mehr als Fragen nach Stärken, weil man eine Situation nicht üben kann.

[Name] startet am [Datum] als [Rolle]. Die ersten Aufgaben: [Liste]. Tools, die dafür nötig sind: [Liste]. Ansprechperson: [Name].
Schreib einen Plan für die ersten 2 Wochen als Tabelle: Tag, Was passiert, Wer ist dabei, Ergebnis am Ende des Tages.
Tag 1 enthält immer: Zugänge, ein Gespräch mit mir, eine kleine Aufgabe, die allein abgeschlossen werden kann.

Die Spalte "Ergebnis am Ende des Tages" macht aus dem Plan etwas, das beide Seiten abends prüfen können.

Ich sage [Name] für die Rolle [Rolle] ab. Grund intern: [Grund]. Das Gespräch war [gut oder nicht gut].
Schreib eine Absage mit 5 Sätzen: Dank, klare Absage, ein ehrlicher Satz zum Grund ohne Details zu anderen Bewerbern, ein guter Wunsch.
Anrede [du oder Sie], ohne den Satz "leider müssen wir".

Der ehrliche Satz zum Grund ist der, der die Absage von den 20 anderen unterscheidet, die die Person diese Woche bekommt.

Funktionieren die Prompts auch in Claude?

Ja, alle 40 Prompts funktionieren in Claude unverändert, weil die 5 Teile Rolle, Kontext, Aufgabe, Format und Beispiel bei jeder KI gleich funktionieren. Der Unterschied liegt nur darin, wie du sie ablegst.

In ChatGPT kopierst du den Prompt in einen neuen Chat und ersetzt die Platzhalter. Wer ChatGPT Plus zahlt (22,99 Euro im Monat inklusive Mehrwertsteuer, Stand: 5. September 2026, Euro-Preis im Checkout prüfen), kann Prompts in Projekten mit bis zu 25 Dateien ablegen. Wie sich ein einzelner Prompt von einem System-Prompt und einem Mega-Prompt unterscheidet, steht im Artikel zu System-Prompt und Mega-Prompt.

In Claude gibt es 2 Wege, die bei uns beide laufen. Der erste sind Projekte: Du legst die Rolle und den Kontext, der sich nicht ändert, einmal im Projekt ab, und tippst im Chat nur noch die Aufgabe. Der zweite sind Skills: Ein Skill ist eine Datei mit Anweisungen, die Claude nur dann lädt, wenn die Aufgabe dazu passt. Der Protokoll-Prompt aus dem Abschnitt Meetings ist bei uns genau so ein Skill geworden. Skills laufen in allen Claude-Plänen von Free bis Enterprise, Voraussetzung ist, dass die Code-Ausführung in den Einstellungen an ist. Was bei Prompts für Claude anders ist als bei ChatGPT, steht im Artikel zu Claude Prompts, und alle Artikel zu Claude sammelt der Claude-Guide.

Die Faustregel, die bei uns gilt: Ein Prompt, den du zum dritten Mal in kurzer Zeit kopierst, wird in Claude ein Projekt. Einer, der länger als ein Absatz ist und immer gleich ablaufen soll, wird ein Skill. Welche KI insgesamt zu deinem Alltag passt, steht in der Übersicht Welche KI für Unternehmer.

Die 3 häufigsten Prompt-Fehler

Die 3 Fehler, die wir am häufigsten sehen, sind ein Prompt ohne Kontext, ein Prompt ohne Format und ein Prompt, der 3 Aufgaben auf einmal will. Alle 3 erkennst du an derselben Reaktion: Du liest die Antwort und fängst an nachzubessern.

Kein Kontext. "Schreib eine Zahlungserinnerung" liefert eine Vorlage, in die du dann selbst Rechnungsnummer, Betrag und Datum einträgst. Das spart nichts, so eine Vorlage steht in jedem Formular-Buch. Der Prompt oben im Abschnitt Rechnungen hat 4 Platzhalter, und mit denen gefüllt kommt eine Mail zurück, die du verschicken kannst.

Kein Format. Ohne Formatangabe entscheidet ChatGPT selbst, und das heißt in der Regel: 3 Absätze Einleitung, Aufzählung mit fetten Zwischenüberschriften, ein Schlusssatz mit Angebot, noch mehr zu helfen. Eine Zeile wie "höchstens 100 Wörter, nur der Text" spart dir das Kürzen jedes Mal.

3 Aufgaben auf einmal. "Fass das Meeting zusammen, schreib die Aufgaben raus und formuliere eine Mail an alle" bringt 3 halbe Ergebnisse. Die Prompts oben sind deshalb einzeln: erst das Protokoll, dann die Aufgabenliste, dann die Nachricht an die Person, die nicht dabei war. 3 Prompts hintereinander dauern eine Minute länger und sparen die halbe Stunde Nacharbeit.

Ein vierter Punkt, der kein Fehler im Prompt ist, aber oft so aussieht: Wenn ChatGPT im Free-Plan nach etwa 10 Nachrichten pro 5 Stunden (Stand: 5. September 2026) die Antwort verweigert, liegt das am Limit und nicht an deinem Prompt.

Wie du aus 40 Prompts deine eigene Bibliothek machst

Eine eigene Prompt-Bibliothek entsteht, indem du die Prompts, die du wirklich nutzt, an einem Ort ablegst, nach Bereich sortierst und nach jedem Einsatz die eine Zeile ergänzt, die beim letzten Mal gefehlt hat. Mehr ist es nicht, und die 40 hier sind der Anfang, nicht die Bibliothek.

Der Ort ist egal, solange er 2 Bedingungen erfüllt: Du findest den Prompt in unter 10 Sekunden, und du kannst ihn ändern. Eine Notiz-App, ein Ordner mit Textdateien, ein Notion-Board oder unsere Prompt-Datenbank, alles davon geht. Ein PDF geht nicht, weil du darin nichts ändern kannst, und genau das Ändern ist der Teil, der die Bibliothek mit der Zeit besser macht als jede Liste aus dem Netz.

Der Ablauf, der bei uns funktioniert, hat 4 Schritte. Erstens: Nimm von den 40 die 5, die zu Aufgaben gehören, die du diese Woche sowieso hast. Zweitens: Ersetze die Platzhalter, die bei dir immer gleich sind, dauerhaft, also [Beruf], [Zielgruppe], [du oder Sie]. Drittens: Nach jedem Einsatz schreibst du die eine Regel dazu, die gefehlt hat ("ohne das Wort Mahnung" kam bei uns genau so in den Prompt). Viertens: Sobald ein Prompt zum dritten Mal in kurzer Zeit läuft, wird er in Claude ein Projekt oder ein Skill, und du tippst ihn nie wieder.

Daniels Vault ist so entstanden, ein Prompt nach dem anderen, und die Prompts, die 3 Wochen überlebt haben, sind heute Skills. Der Prompt-Master-Skill dort macht aus einer groben Anfrage einen vollständigen Prompt mit allen 5 Teilen, für den Fall, dass du für eine neue Aufgabe keine Vorlage hast.

ChatGPT ist eine Marke von OpenAI, Claude eine Marke von Anthropic PBC. KI.ohne.Team steht in keiner Verbindung zu diesen Unternehmen.

Fazit

Ein Prompt, der beim ersten Mal passt, hat eine Rolle, den Kontext, eine Aufgabe, ein Format und ein Beispiel, und die 40 Vorlagen oben sind alle so geschrieben. Du kopierst den Prompt, füllst die eckigen Klammern und bekommst ein Ergebnis, das du verschicken kannst. Was du davon zum dritten Mal nutzt, legst du in Claude als Projekt oder Skill ab. Die Bibliothek, die dabei entsteht, gehört dann dir.

Häufige Fragen

Was sind die besten Prompts für ChatGPT?

Die besten Prompts sind die, die eine Aufgabe aus deinem Alltag beim ersten Mal so erledigen, dass du das Ergebnis direkt nutzen kannst. Für Unternehmer sind das Prompts für Angebote, Kundenmails, Zahlungserinnerungen, Protokolle, LinkedIn-Posts, Recherche, Prozess-Anleitungen und Stellenanzeigen. Jeder gute Prompt hat 5 Teile: Rolle, Kontext, Aufgabe, Format und ein Beispiel. Die 40 Vorlagen im Artikel sind alle so geschrieben.

Woher bekommt man Prompts für ChatGPT?

Aus Listen wie dieser, aus Prompt-Datenbanken und am besten aus dem eigenen Alltag: Jede Aufgabe, die du zum dritten Mal in einen Chat tippst, ist ein Prompt für deine Bibliothek. Die 40 Prompts aus diesem Artikel liegen in unserer Prompt-Datenbank in der Community, sortiert nach Bereich und mit Platzhaltern zum Ausfüllen.

Wie kann ich ChatGPT richtig prompten?

Gib ChatGPT eine Rolle, den Kontext zur Situation, eine einzige Aufgabe, ein klares Format und wenn möglich ein Beispiel. Der Kontext ist der Teil, der am häufigsten fehlt: Statt "Schreib eine Zahlungserinnerung" nennst du Rechnungsnummer, Betrag, Fälligkeit und den Ton. Beim Format sagst du, wie lang die Antwort sein darf und ob sie als Tabelle, Liste oder Fließtext kommen soll.

Was sind Beispiele für Prompts?

Ein Beispiel aus dem Artikel: "Die Rechnung [Nummer] über [Betrag] an [Kunde] war am [Datum] fällig und ist noch offen. Schreib eine erste Erinnerung: freundlich, geht davon aus, dass es untergegangen ist. Höchstens 80 Wörter, ohne das Wort Mahnung." Der Prompt hat Kontext (die Rechnung), Aufgabe (Erinnerung schreiben), Format (80 Wörter) und eine Ausschluss-Angabe. Im Artikel stehen 40 solcher Prompts für 8 Bereiche.

Funktionieren die Prompts auch in Claude?

Ja, alle 40 Prompts funktionieren in Claude unverändert, weil die 5 Teile bei jeder KI gleich funktionieren. In Claude lohnt es sich, Rolle und festen Kontext in einem Projekt abzulegen und Prompts, die immer gleich ablaufen sollen, als Skill anzulegen. Dann tippst du im Chat nur noch die Aufgabe.

Gibt es die Prompts als PDF?

Als PDF nicht, als Prompt-Datenbank in unserer Community. Dort sind die 40 Prompts nach Bereich sortiert, mit Suche und mit den Platzhaltern zum Ausfüllen. Ein PDF lässt sich nicht ändern, und genau das Ändern nach jedem Einsatz macht aus einer Liste deine eigene Bibliothek. Der Zugang ist kostenlos.

Welche Prompts bei uns diese Woche gelaufen sind

Die 40 Prompts oben sind der Stand von September 2026, und jede Woche kommt bei uns einer dazu oder einer bekommt die Zeile, die beim letzten Einsatz gefehlt hat. In der Prompt-Datenbank steht immer die aktuelle Fassung, und im Newsletter schreiben wir, welcher Prompt gerade neu ist, für welche Aufgabe er gedacht war und was beim ersten Durchlauf nicht funktioniert hat. Wer mit Prompts anfängt, nimmt am besten einen, der bei jemand anderem schon 3 Wochen im Einsatz ist.