Copilot oder ChatGPT: was Microsoft-365-Nutzer wirklich brauchen

Wenn du Microsoft 365 im Büro hast, ist die Frage "Copilot oder ChatGPT" falsch gestellt, weil ein Teil von Copilot in deinem Abo bereits enthalten ist und die echte Entscheidung zwischen drei Stufen läuft statt zwischen zwei Produkten. Die kostenlose Stufe heißt Copilot Chat, sie ist laut Microsoft ohne zusätzliche Kosten in jedem berechtigten Microsoft-365-Abo dabei, und sie kennt deine Firmendaten nur, wenn du ihr die Datei selbst gibst. Die bezahlte Stufe kostet 15,60 Euro netto pro Person und Monat aufwärts und darf dann von allein in deine Mails, Dateien und Besprechungen schauen.

Genau an dieser Grenze entscheidet sich, ob du ChatGPT noch brauchst. Wir haben am 14. September 2026 alle Copilot-Preise und Lizenzbedingungen direkt bei Microsoft nachgelesen, die ChatGPT-Preise stehen in unserem Preisblatt vom selben Monat. Wir arbeiten selbst nicht mit Copilot im Alltag, deshalb steht in diesem Artikel keine Zeile darüber, wie sich Copilot anfühlt. Was drinsteht, sind die Zahlen, die Lizenzstufen und die Rechnung, die du für deinen Betrieb aufmachen musst. Stand: 14. September 2026.

Was ist Microsoft 365 Copilot und was ist ChatGPT?

Microsoft 365 Copilot ist eine KI, die in deinen Microsoft-Programmen sitzt und auf deine Arbeitsdaten zugreifen darf, ChatGPT ist eine KI in einem eigenen Fenster, die nur das kennt, was du ihr gibst. Das ist der ganze Unterschied, und alles andere folgt daraus.

Copilot ist kein eigenes Programm, das du startest. Er ist eine Schicht über dem, was du sowieso offen hast: Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Teams. Du schreibst in Word und lässt den Absatz umschreiben. Du sitzt in Excel und lässt die Spalte auswerten. Du öffnest Outlook und lässt einen Mail-Verlauf von 14 Nachrichten zusammenfassen. Laut Microsofts Übersicht vom 14. September 2026 gehören zu den Funktionen in den Apps: in Word entwerfen, umschreiben und zusammenfassen, in Excel Daten analysieren, Formeln und Visualisierungen erstellen, in PowerPoint Präsentationen aus einem Prompt oder aus vorhandenen Inhalten erstellen und zusammenfassen, in Outlook Mails entwerfen und Threads zusammenfassen, in Teams Besprechungen zusammenfassen, transkribieren und Aufgaben erfassen.

ChatGPT startest du als eigenes Fenster im Browser, als App oder auf dem Handy. Du bringst die Aufgabe mit, du bringst das Material mit. Dafür bekommst du eine Umgebung, die nicht an Microsoft gebunden ist: Projekte mit hinterlegten Dateien, Deep Research, Sprache, Bildgenerierung, geplante Aufgaben. Nichts davon weiß etwas über dein Postfach, solange du nichts hochlädst.

Für dich als Selbstständigen oder als Betrieb mit 3 bis 10 Leuten heißt das: Copilot spart dir das Kopieren. ChatGPT gibt dir mehr Spielraum, verlangt dafür, dass du das Material jedes Mal lieferst. Welche dieser beiden Eigenschaften mehr Zeit spart, hängt davon ab, wie viel deiner Arbeit tatsächlich in Microsoft 365 liegt. Wenn dein Kalender, deine Mails, deine Angebote und eure Besprechungen alle dort liegen, spart das Kopieren viel. Wenn du Mails in Gmail hast, Angebote in einem Ordner auf dem Rechner und Notizen in Notion, spart es fast nichts.

Den direkten Vergleich zwischen Claude und ChatGPT haben wir getrennt aufgeschrieben, er steht in Claude oder ChatGPT. Hier geht es nur um die Microsoft-Seite.

Warum du drei Copilot-Stufen auseinanderhalten musst, bevor du über Preise redest

Microsoft unterscheidet in seiner eigenen Dokumentation drei Copilot-Erfahrungen, und wer die durcheinanderbringt, vergleicht am Ende den falschen Preis mit ChatGPT. Die drei Stufen heißen Copilot Chat (Basic), Microsoft 365 Copilot (Basic) und Microsoft 365 Copilot (Premium). Stand: 14. September 2026.

Copilot Chat (Basic) ist die Stufe, die in berechtigten Microsoft-365-Lizenzen enthalten ist. Diese Stufe kostet nichts extra und arbeitet mit Webdaten. Firmeninhalte nutzt sie nur, wenn du sie ausdrücklich lieferst: Datei hochladen, Inhalt einfügen, oder Copilot Chat in Outlook und Teams mit etwas verwenden, das du gerade offen hast. Zugriff auf Word, Excel, PowerPoint und OneNote hat diese Stufe nicht. Erreichbar ist sie unter anderem über m365copilot.com, über das Copilot-Symbol in Microsoft Edge und über Copilot Chat in Outlook und Teams.

Microsoft 365 Copilot (Basic) meint Leute ohne Add-on-Lizenz, die trotzdem einen sogenannten Standardzugriff auf Copilot-Funktionen in den Apps haben, also in Word, Excel, PowerPoint und OneNote. Microsoft schreibt dazu ausdrücklich, dieser Standardzugriff unterliege der Dienstkapazität und könne sich im Laufe des Tages unterscheiden. Auch hier gilt: kein Zugriff auf Microsoft Graph, deine Dateien musst du selbst mitbringen.

Microsoft 365 Copilot (Premium) ist die bezahlte Add-on-Lizenz. Damit ist der Vorrangzugriff freigeschaltet und, das ist der eigentliche Punkt, die Antworten werden automatisch auf deinen Organisationsdaten aufgesetzt: Mails, Dateien, Besprechungen, Kalender, Teams-Inhalte, Organisationsbeziehungen. Microsoft nennt die Wege dahin Microsoft Graph und Work IQ, dazu kommen Copilot-Suche und semantische Indizierung. Work IQ lässt sich ein- und ausschalten. Ist es aus, kennt Copilot deinen Arbeitskontext nicht mehr.

Diese dritte Stufe ist es, die Geld kostet. Wenn in einem Vergleichsartikel steht, Copilot koste 26 Euro und könne dafür alles aus deinem Postfach, ist das richtig. Wenn dort steht, ohne Bezahlung gebe es gar kein Copilot, ist das falsch.

Was kostet Microsoft 365 Copilot in Euro?

Microsoft nennt für Deutschland fünf Preise, und sie fangen bei 15,60 Euro netto pro Person und Monat an. Alle Angaben unten stehen so auf den Microsoft-eigenen Preisseiten, abgerufen am 14. September 2026, alle sind Nettopreise ohne Mehrwertsteuer.

Was du kaufst	Jährliche Abrechnung	Monatliche Abrechnung
Copilot Chat	0 Euro, in berechtigten Microsoft-365-Abos enthalten	0 Euro
Microsoft 365 Copilot Business (Add-on zu einem Business-Plan)	15,60 Euro pro Person und Monat, Aktionspreis bis 31.12.2026, regulär 18,20 Euro	21,84 Euro pro Person und Monat
Microsoft 365 Business Standard mit Copilot Business	20,36 Euro pro Person und Monat	24,43 Euro pro Person und Monat
Microsoft 365 Business Premium mit Copilot Business	27,73 Euro pro Person und Monat	33,28 Euro pro Person und Monat
Microsoft 365 Copilot (Enterprise-Add-on)	26,00 Euro pro Person und Monat	27,30 Euro pro Person und Monat, weiterhin als Jahresabonnement

Die günstigste bezahlte Copilot-Stufe für einen kleinen Betrieb kostet also 15,60 Euro netto pro Person und Monat bei Jahresabrechnung, und die beiden mittleren Zeilen sind Paketpreise, bei denen die Microsoft-365-Grundlizenz schon drinsteckt.

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Nebeneinander gelegt kostet die kostenlose Copilot-Stufe 0 Euro, die günstigste bezahlte Copilot-Lizenz 15,60 Euro netto und ChatGPT Plus umgerechnet 19,32 Euro netto, und die teuerste Zeile in der Liste ist mit 26,00 Euro die Enterprise-Variante von Copilot.

Zwei Dinge fallen dabei auf, die in den meisten Vergleichen fehlen. Erstens ist der niedrigste Copilot-Preis ein Aktionspreis. Microsoft weist ihn bis zum 31. Dezember 2026 aus, der reguläre Preis liegt bei 18,20 Euro. Wer heute mit 15,60 Euro rechnet, sollte im Kopf haben, dass daraus 18,20 Euro werden können. Zweitens ist Copilot bei den beiden mittleren Zeilen kein Zusatz, den du separat kündigst, weil Microsoft dort Grundlizenz und Copilot als ein Paket verkauft.

Welche Microsoft-365-Lizenz musst du dafür schon haben?

Copilot gibt es nur als Zusatz zu einem bestehenden Microsoft-365-Abo, ein Einzelkauf ist nicht vorgesehen. Microsoft listet in der Dokumentation "Lizenzoptionen für Microsoft Copilot", abgerufen am 14. September 2026, welche Grundlizenzen berechtigt sind.

Für Microsoft Copilot Business reicht einer dieser Pläne: Microsoft 365 Business Premium, Business Standard, Business Basic, Microsoft 365 Apps for Business oder Microsoft Teams Essentials.

Für Microsoft Copilot in der größeren Variante ist die Liste deutlich länger. Darin stehen unter anderem Microsoft 365 E3, E5 und E7, Business Premium, Standard und Basic, Apps for Enterprise und for Business, dazu Office 365 E1, E3, E5 und F3, die Teams-Pläne, Exchange- und SharePoint-Pläne, OneDrive-Pläne, Planner- und Visio-Pläne und Clipchamp. Microsoft hält außerdem ausdrücklich fest, dass Kunden mit Abos ohne Teams ebenfalls Copilot-Lizenzen kaufen können.

Für dich heißt das in der Praxis: Wenn bei dir Outlook, Word und Excel aus einem Microsoft-365-Business-Abo laufen, bist du berechtigt. Wenn du Office als einmal gekaufte Version von 2021 auf dem Rechner hast und Mails über deinen Hoster abrufst, bist du es nicht. Dann wäre der Einstieg in Copilot kein Aufpreis von 15,60 Euro, es wäre der Wechsel auf ein Microsoft-365-Abo plus der Aufpreis. Das ist die Rechnung, die den Vergleich mit ChatGPT kippt.

Was kostet ChatGPT im Vergleich?

ChatGPT hat fünf Stufen für Einzelpersonen und zwei für Firmen, und der für dich wichtige Preis ist Plus mit 22,99 Euro im Monat inklusive Mehrwertsteuer. Die Zahlen stammen aus unserem Preisblatt vom September 2026, die Euro-Beträge sind Endpreise aus der Suche, den genauen Betrag siehst du im Checkout.

Plan	Preis	Was drin ist
Free	0	etwa 10 Nachrichten pro 5 Stunden, Web-Suche, Bilder mit Limits
Go	7,99 Euro im Monat	mehr Volumen als Free, Datei-Uploads, 3 geplante Aufgaben, kein Deep Research
Plus	22,99 Euro im Monat inklusive Mehrwertsteuer	Deep Research, Codex, Sprache, 25 Dateien pro Projekt, 5 geplante Aufgaben, nur monatlich
Pro	102,99 Euro im Monat	rund 5 mal die Limits von Plus
Business	25 Dollar pro Nutzer und Monat, 20 Dollar bei Jahreszahlung	ab 2 Personen, kein Training auf Firmendaten standardmäßig, Single Sign-on, Admin-Konsole, geteilte Projekte

ChatGPT Plus kostet mit 22,99 Euro brutto also etwa so viel wie die mittlere Copilot-Stufe, und die Firmenvariante ChatGPT Business liegt mit 20 bis 25 Dollar in derselben Gegend wie Microsoft 365 Copilot.

Ob sich Plus für dich lohnt, haben wir an anderer Stelle durchgerechnet, das steht in lohnt sich ChatGPT Plus. Was ChatGPT Business zusätzlich mitbringt und ab wann sich der Wechsel von mehreren Plus-Konten auf ein Firmenkonto rechnet, steht in ChatGPT Business.

Warum der Preisvergleich erst netto stimmt

Die meisten Vergleiche stellen 22,99 Euro neben 15,60 Euro, und das ist ein Rechenfehler, weil die eine Zahl mit Mehrwertsteuer ist und die andere ohne. Microsoft weist seine Geschäftspreise netto aus, mit dem Zusatz "Preise zzgl. MwSt.". OpenAI verkauft ChatGPT Plus an Privatpersonen wie an Selbstständige mit dem Endpreis vorne.

Rechne beides auf netto, dann siehst du die echte Lücke. Bei 19 Prozent Mehrwertsteuer werden aus 22,99 Euro brutto 19,32 Euro netto. Aus 15,60 Euro netto werden umgekehrt 18,56 Euro brutto. Aus 26,00 Euro netto werden 30,94 Euro brutto.

Produkt	Netto pro Person und Monat	Brutto pro Person und Monat
Copilot Chat	0,00 Euro	0,00 Euro
Copilot Business, jährlich	15,60 Euro	18,56 Euro
ChatGPT Plus	19,32 Euro	22,99 Euro
Copilot Business, monatlich	21,84 Euro	25,99 Euro
Microsoft 365 Copilot, jährlich	26,00 Euro	30,94 Euro

Netto gerechnet liegt die günstigste bezahlte Copilot-Lizenz 3,72 Euro pro Person und Monat unter ChatGPT Plus, und die monatlich kündbare Copilot-Variante liegt 2,52 Euro darüber.

Wenn du vorsteuerabzugsberechtigt bist, ist netto die Zahl, die für dich zählt. Wenn du das nicht bist, etwa als Kleinunternehmer, zählt brutto, und dann kostet dich Copilot Business 18,56 Euro statt 15,60 Euro. Bei 4 Personen sind das 891 Euro brutto im Jahr statt 749 Euro netto. Diese Differenz ist der Grund, warum wir bei Preisen immer dazuschreiben, welche Art Zahl gemeint ist.

Copilot Chat ist in deinem Microsoft-365-Abo schon drin

Die kostenlose Stufe ist der Teil, den fast niemand kennt, und für viele kleine Betriebe reicht sie aus. Microsoft schreibt dazu in der Lizenz-Dokumentation, Copilot Chat sei "automatisch und ohne zusätzliche Kosten" in einem berechtigten Microsoft-365-Abonnement enthalten, und unterscheidet dabei zwischen webbasiertem Chat und arbeitsbasiertem Chat. Der webbasierte Chat zeigt Ergebnisse aus dem Internet und ist im Abo enthalten. Der arbeitsbasierte Chat zeigt Ergebnisse, auf die dein Arbeitskonto Zugriff hat, und verlangt die bezahlte Lizenz.

Was du in der kostenlosen Stufe trotzdem mit eigenen Inhalten machen kannst, listet Microsoft ausdrücklich auf: Inhalte kopieren und einfügen, eine Datei mit dem Prompt hochladen oder eine Datei auswählen, und Copilot Chat in Apps wie Teams und Outlook mit Inhalten verwenden, die du gerade offen hast. In diesem Fall erkennt Copilot Chat den offenen Inhalt und arbeitet damit, ohne dass du etwas hochlädst.

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Die kostenlose Stufe beantwortet Fragen aus dem Web und arbeitet mit Dateien, die du ihr gibst, die bezahlte Stufe zieht Mails, Dateien, Kalender und Besprechungen von allein heran, und der Aufpreis kauft damit einen Zugriff und keine bessere Antwort.

Bevor du also über Copilot-Lizenzen nachdenkst, probier eine Woche lang den Chat aus, der schon bezahlt ist. Dafür brauchst du nichts zu bestellen. Du meldest dich mit deinem Firmenkonto an und nutzt ihn über m365copilot.com, über das Copilot-Symbol oben rechts in Edge oder in Outlook und Teams. Wenn du nach dieser Woche sagen kannst, an welcher Stelle dich das Hochladen genervt hat, hast du genau das Argument für oder gegen die bezahlte Lizenz in der Hand.

Was du mit der bezahlten Lizenz tatsächlich kaufst

Du kaufst den automatischen Zugriff auf deine eigenen Arbeitsdaten, und das ist bei jeder Aufgabe genau die Minute, die du sonst mit Suchen und Kopieren verbringst. Microsoft beschreibt es in der Übersicht so: Die Premium-Lizenz setzt Antworten auf Organisationsdaten auf, also auf Mails, Dateien, Besprechungen, Kalender, Teams-Inhalte und Organisationsbeziehungen, und ruft diese Informationen automatisch ab. Du kannst angeben, auf welche Dateien du dich konzentrieren willst, du musst sie aber nicht hochladen.

Dazu kommen laut Microsoft der Vorrangzugriff mit schnelleren Antwortzeiten auch zu Stoßzeiten, die Copilot-Suche über alle Microsoft-365-Anwendungen und angebundene Nicht-Microsoft-Quellen, die semantische Indizierung für bessere Treffer, Verwaltungsfunktionen über Microsoft Purview und erweiterte SharePoint-Verwaltung sowie Agents, die mit Web- und Arbeitsdaten umgehen. Microsoft Copilot Cowork, das Aufgaben in deiner Microsoft-365-Umgebung in deinem Namen ausführt, steht Premium-Nutzern über eine nutzungsbasierte Abrechnung offen.

Ein Detail am Rande, das viele überrascht: In der Modellauswahl von Copilot stehen "Auto", "Schnelle Antwort" und "Tieferdenken", und Microsoft weist in derselben Übersicht darauf hin, dass Anthropic als Unterauftragsverarbeiter in entsprechenden Microsoft-365-lizenzierten Umgebungen verfügbar ist, standardmäßig nicht für alle Nutzer. Hinter der Copilot-Oberfläche steckt also kein fester Anbieter, und das ist ein Grund mehr, die Entscheidung nicht am Modellnamen festzumachen.

Was du mit der Lizenz nicht kaufst, ist eine andere Art zu denken. Die Antwortqualität einer KI hängt daran, wie genau du sagst, was du willst, und welche Beispiele sie kennt. Ein Copilot mit Zugriff auf 4 Jahre Postfach schreibt kein besseres Angebot, wenn deine 4 Jahre Postfach keine guten Angebote enthalten.

6 Aufgaben aus der Woche und wer sie schneller erledigt

Bei 6 typischen Aufgaben aus einem kleinen Betrieb liegt Copilot dreimal vorn, ChatGPT zweimal, und einmal hängt es davon ab, wo deine Vorlagen liegen. Die Zuordnung unten stammt aus Microsofts Funktionsliste vom 14. September 2026 und aus unserem eigenen Preisblatt, nicht aus einem Test, den wir gemacht hätten.

Einen Mail-Verlauf zusammenfassen und beantworten. Copilot. Laut Microsoft gehört zu den In-App-Funktionen in Outlook das Entwerfen von Mails, das Zusammenfassen von Threads und Hinweise zu Tonfall. Der Verlauf liegt schon da, du musst nichts kopieren. Bei ChatGPT kopierst du 14 Nachrichten ins Fenster, und spätestens beim dritten Mal lässt du es.

Eine Besprechung nachbereiten. Copilot. Microsoft nennt für Teams das Zusammenfassen von Besprechungen bis zu 30 Tage rückwirkend, das Transkribieren und das Erfassen von Aufgaben. Wer Termine in Teams hat, bekommt das an der Stelle, an der es entsteht.

Eine Excel-Datei auswerten. Copilot, wenn die Datei in deinem Microsoft-Konto liegt. Microsoft listet für Excel das Analysieren von Daten, das Erstellen von Formeln und Visualisierungen. Bei ChatGPT lädst du die Datei hoch, was bei einer einzelnen Auswertung 20 Sekunden dauert und bei täglicher Arbeit nervt.

Ein Thema recherchieren und Quellen belegen. ChatGPT. Deep Research steckt ab Plus drin, im Go-Plan ist es laut unserem Preisblatt nicht enthalten. Copilot Chat greift auch aufs Web zu, das Rechercheformat mit langer Auswertung ist bei ChatGPT das ausgereiftere.

Ein Angebot in deiner Schreibweise erstellen. Hängt davon ab, wo deine Vorlagen liegen. Liegen 30 alte Angebote in SharePoint oder OneDrive, ist die bezahlte Copilot-Lizenz im Vorteil, weil sie von allein darauf zugreift. Liegen sie in einem Ordner auf dem Rechner oder in Google Drive, ist ein ChatGPT-Projekt mit hinterlegten Dateien schneller am Ziel, bei Plus sind laut Preisblatt 25 Dateien pro Projekt möglich.

Einen Ablauf jede Woche automatisch anstoßen. ChatGPT, wenn du klein anfängst. Geplante Aufgaben gibt es dort ab Go mit 3 und ab Plus mit 5 Stück. Auf der Microsoft-Seite heißt das Gegenstück Agents und Copilot Cowork, das läuft über nutzungsbasierte Abrechnung und ist damit eine Rechnung, deren Höhe du vorher nicht kennst.

Die Jahresbindung ist der Unterschied, über den kaum jemand redet

Copilot verkauft Microsoft im Kern als Jahresabonnement, ChatGPT Plus ist monatlich kündbar, und für einen kleinen Betrieb ist das oft wichtiger als 3 Euro Preisunterschied. Auf der Preisseite steht bei den Business-Paketen der Zusatz "Jahresabonnement mit automatischer Verlängerung". Bei der Enterprise-Variante nennt Microsoft 26,00 Euro bei jährlicher Abrechnung und 27,30 Euro bei monatlicher Zahlung, wobei die monatliche Zahlung weiter zu einem Jahresabonnement gehört. Monatliche Zahlung und monatliche Kündbarkeit sind zwei verschiedene Dinge.

Beim Copilot-Business-Add-on gibt es beides: 15,60 Euro bei jährlicher Abrechnung und 21,84 Euro bei monatlicher Abrechnung. Der Aufschlag für die kurze Laufzeit liegt damit bei 6,24 Euro pro Person und Monat, gemessen am Aktionspreis sind das 40 Prozent, gemessen am regulären Preis von 18,20 Euro sind es 20 Prozent.

Rechne das für deinen Betrieb einmal durch, bevor du buchst. Bei 4 Personen kostet die Jahresvariante 15,60 mal 4 mal 12, also 748,80 Euro netto im Jahr, fest zugesagt. Die monatliche Variante kostet 21,84 mal 4 mal 12, also 1.048,32 Euro netto im Jahr, dafür kannst du nach 2 Monaten aussteigen. Die Differenz von rund 300 Euro ist der Preis dafür, die Entscheidung offenzuhalten.

Unsere Empfehlung an dieser Stelle ist unbequem und einfach: Wenn du noch nicht 4 Wochen lang mit dem kostenlosen Copilot Chat gearbeitet hast, nimm die monatliche Variante oder gar keine. Ein Jahresabo für 4 Leute, das nach 6 Wochen keiner mehr öffnet, ist der teuerste Weg, eine Software auszuprobieren. Bei ChatGPT Plus hast du diese Frage nicht, weil es laut unserem Preisblatt ausschließlich monatlich läuft und es dort keinen Jahresrabatt gibt.

Wie viele Lizenzen brauchst du wirklich?

Du brauchst so viele Copilot-Lizenzen, wie du Leute hast, die jede Woche mehrere Stunden in Outlook, Teams und Excel verbringen, und das sind in einem kleinen Betrieb selten alle. Copilot wird pro Nutzer lizenziert und zugewiesen, du musst ihn nicht für das ganze Konto kaufen.

Ein Beispiel mit 6 Personen: 2 Personen im Vertrieb mit 60 Mails am Tag und 4 Besprechungen, 1 Person in der Buchhaltung mit Excel als Hauptwerkzeug, 2 Personen in der Werkstatt mit dem Rechner als Nebensache und 1 Person in der Geschäftsführung. Wer hier 6 Lizenzen kauft, zahlt bei Jahresabrechnung 1.123,20 Euro netto im Jahr. Wer 3 Lizenzen kauft und den anderen den kostenlosen Copilot Chat zeigt, zahlt 561,60 Euro. Die Hälfte der Summe hängt an einer Entscheidung, die du in 10 Minuten treffen kannst.

Dieselbe Frage stellt sich bei ChatGPT. Ein einzelnes Plus-Konto für 22,99 Euro brutto deckt eine Person ab. Sobald 3 Leute damit arbeiten und Projekte teilen sollen, wird ChatGPT Business zum Thema, mit 20 bis 25 Dollar pro Nutzer und den Firmenfunktionen. Was dort dazukommt und ab wann sich der Wechsel rechnet, steht in ChatGPT Business.

Was wir aus unserer eigenen Arbeit dazu sagen können: Wir führen mehrere Unternehmen ohne zusätzliches Team, pintry., KI.ohne.Team, das DoktorLeads-Mandat und Kunden-Websites, und die Kosten für KI-Abos sind bei uns nie an der Zahl der Personen gehangen. Die Kosten hängen daran, wie viele Abläufe wirklich jede Woche laufen. 3 Abläufe, die jede Woche laufen, rechtfertigen jedes Abo. 12 Abos, die niemand öffnet, rechtfertigen keins.

Entscheidungshilfe: 4 Fragen, und du weißt, was du nimmst

Vier Fragen reichen für die Entscheidung, und du beantwortest sie in dieser Reihenfolge, weil jede Antwort die nächste Frage verkleinert.

Frage 1: Läuft dein Betrieb auf Microsoft 365 mit Outlook, Teams und SharePoint? Wenn nein, ist die Sache erledigt. Ohne berechtigtes Abo gibt es Copilot nicht, und ein Wechsel auf Microsoft 365 nur wegen Copilot ist eine viel größere Entscheidung als ein KI-Abo. Dann nimmst du ChatGPT.

Frage 2: Hast du den kostenlosen Copilot Chat schon 4 Wochen lang benutzt? Wenn nein, tu das zuerst. Er ist bezahlt, er nutzt Webdaten, und mit hochgeladenen Dateien oder offenen Inhalten in Outlook und Teams deckt er einen guten Teil des Alltags ab.

Frage 3: Hat dich beim Testen das Hochladen und Kopieren gestört? Wenn ja, ist das genau der Punkt, den die bezahlte Lizenz löst, und 15,60 Euro netto sind dafür ein fairer Preis. Wenn nein, brauchst du sie nicht.

Frage 4: Brauchst du Recherche, Bilder, Sprache und geplante Aufgaben in einem Fenster? Wenn ja, kommt ChatGPT Plus dazu oder an die Stelle von Copilot. Viele kleine Betriebe landen genau hier: kostenloser Copilot Chat für alles, was in Microsoft 365 liegt, plus 1 bis 2 ChatGPT-Plus-Konten für die Leute, die täglich mit Text und Recherche arbeiten.

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Ohne Microsoft 365 nimmst du ChatGPT, mit Microsoft 365 testest du zuerst 4 Wochen den kostenlosen Copilot Chat, kaufst die Lizenz nur dann, wenn dich das Hochladen gestört hat, und nimmst ChatGPT Plus dazu, wenn du Recherche, Bilder und Sprache in einem Fenster brauchst.

Wie steht es um den Datenschutz bei Copilot und ChatGPT?

Microsoft stellt alle drei Copilot-Stufen unter das, was sie Enterprise Data Protection nennen, und weist für die EU zusätzlich auf die EU-Datengrenze hin. Die Aussagen unten stammen aus der Microsoft-Dokumentation "Was ist Microsoft Copilot?", abgerufen am 14. September 2026.

Zu Enterprise Data Protection schreibt Microsoft, Prompts und Antworten seien durch dieselben Vertragsbedingungen und Verpflichtungen geschützt, auf die Kunden bei ihren Mails in Exchange und ihren Dateien in SharePoint vertrauen. Das gilt bei Anmeldung mit einem Microsoft-Entra-Konto, also dem Firmenkonto, und laut der Tabelle in der Dokumentation für Copilot Chat (Basic), Microsoft 365 Copilot (Basic) und Microsoft 365 Copilot (Premium) gleichermaßen.

Zur EU-Datengrenze schreibt Microsoft, Anfragen würden an die nächstgelegenen Rechenzentren in der Region geleitet und bei hoher Auslastung auch in andere Regionen, für Nutzer in der EU gebe es zusätzliche Vorkehrungen, damit EU-Datenverkehr innerhalb der EU-Datengrenze bleibt. Zugriffe sind nach Nutzerberechtigungen eingegrenzt, ein Mitarbeiter sieht über Copilot also nur, was er auch sonst sehen dürfte.

Auf der ChatGPT-Seite nennt unser Preisblatt für den Business-Plan, dass Firmendaten standardmäßig nicht zum Training genutzt werden, dazu Single Sign-on und eine Admin-Konsole, und für Enterprise die EU-Datenresidenz, eigene Schlüsselverwaltung und eine Compliance-API. Für die privaten Pläne gelten andere Einstellungen, die du im Konto selbst prüfst.

Was wir hier ausdrücklich nicht tun: ein Urteil abgeben, ob eins der beiden Produkte in deinem Fall zulässig ist. Das hängt an deiner Branche, an deinen Daten und an dem, was in deinem Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten steht. Wir geben die Zusagen der Anbieter wieder und nennen die Quelle mit Datum.

Kurz zur Einordnung: Das hier ist unsere Einordnung aus der Praxis, keine Rechtsberatung. Was in deinem Fall gilt, klärst du mit deinem Datenschutzbeauftragten oder Anwalt.

Kannst du Copilot und ChatGPT zusammen nutzen?

Ja, und für viele kleine Betriebe ist das die günstigste Aufteilung, weil eine der beiden Seiten nichts extra kostet. Die Kombination, die in einem 1- bis 10-Personen-Betrieb meistens aufgeht, sieht so aus: kostenloser Copilot Chat für alle, weil er im Microsoft-365-Abo steckt, dazu 1 bis 3 ChatGPT-Plus-Konten für die Leute, die täglich schreiben und recherchieren.

Bei 6 Personen mit 2 Plus-Konten sind das 45,98 Euro brutto im Monat, also rund 552 Euro im Jahr. Sechs bezahlte Copilot-Lizenzen kosten bei Jahresabrechnung 1.123,20 Euro netto im Jahr. Die erste Variante lässt sich jeden Monat beenden, die zweite läuft 12 Monate.

Wovon wir abraten, ist die Vollausstattung ohne Test. Also 6 Copilot-Lizenzen und 6 ChatGPT-Plus-Konten, weil beides im Budget steht und keiner sich traut, eins davon zu streichen. Das sind 1.675 Euro im Jahr für 2 Werkzeuge, die dieselben Aufgaben erledigen, und in der Regel benutzt jeder danach nur eins davon.

Wenn du beide nutzt, leg einmal fest, was wo passiert. Mails, Besprechungen und alles in SharePoint gehen an Copilot. Angebote, Website-Texte, Recherche und wiederkehrende Abläufe gehen an ChatGPT. Die Aufteilung schreibst du in 5 Zeilen auf und hängst sie ins Team-Wiki, sonst pflegt nach 3 Monaten jeder seine Vorlagen doppelt. Eine Übersicht über alle Anbieter mit Preisen steht im Überblick welche KI für dich passt.

Und wo bleibt Claude, wenn du sowieso in Word und Excel arbeitest?

Claude ist die dritte Option in dieser Frage, weil er seit Mai 2026 als Add-in direkt in Excel und PowerPoint arbeitet und dafür ein Microsoft-365-Abo voraussetzt. Voraussetzung sind laut Anthropic ein bezahlter Claude-Plan, also Pro, Max, Team oder Enterprise, dazu ein Microsoft-365-Abo. Excel und PowerPoint gibt es ab Pro, Word laut den vorliegenden Angaben nur in Team und Enterprise. Die Add-ins teilen sich den Kontext, eine Unterhaltung kann also Tabelle, Folien, Dokument und Postfach zugleich umfassen.

Das ist ein anderer Ansatz als bei Copilot. Copilot sitzt in der Microsoft-Welt und darf mit der bezahlten Lizenz in alles hineinsehen, was dort liegt. Claude kommt als Gast in deine Datei und arbeitet an dem, was offen ist, dafür nimmst du ihn aus derselben Umgebung mit, in der auch deine Projekte und Abläufe liegen. Was das im Alltag heißt, steht ausführlich in Claude in Excel, PowerPoint und Word.

Wir arbeiten beide täglich in Claude Code und Claude Cowork, und das ist der Teil, zu dem wir aus eigener Arbeit etwas sagen können. Daniels Wissens-System ist damit entstanden, ein Obsidian-Vault mit über 60 eigenen Skills, Session-Logs und geplanten Aufgaben. Mit Claude plus Lovable sind 2026 vier Blog-Systeme und über 80 SEO-Artikel entstanden, für danielwltr.com, doktorleads.de, ponkrashov.de und conversionkartell.de. Über Copilot sagen wir dasselbe nicht, weil wir ihn nicht in dieser Tiefe benutzt haben.

Copilot und Microsoft 365 sind Marken der Microsoft Corporation, ChatGPT ist eine Marke von OpenAI, Claude eine Marke von Anthropic PBC. KI.ohne.Team steht in keiner Verbindung zu diesen Unternehmen.

Fazit

Für Microsoft-365-Nutzer ist die Entscheidung keine Wahl zwischen zwei Produkten, sie ist eine Reihenfolge. Zuerst den Copilot Chat benutzen, der im Abo schon enthalten ist, dann 4 Wochen später entscheiden, ob dich das Hochladen von Dateien so oft gestört hat, dass 15,60 Euro netto pro Person und Monat dafür in Ordnung gehen. ChatGPT Plus steht daneben und nicht dagegen, weil es Recherche, Sprache und geplante Aufgaben in einem Fenster mitbringt und sich monatlich kündigen lässt. Wer diese Reihenfolge umdreht und mit einem Jahresabo für das ganze Team anfängt, zahlt ein Jahr lang für eine Frage, die er in 4 Wochen hätte klären können.

Häufige Fragen

Was ist besser, Copilot oder ChatGPT?

Copilot ist besser, wenn deine Mails, Dateien, Termine und Besprechungen in Microsoft 365 liegen, weil er mit der bezahlten Lizenz von allein darauf zugreift. ChatGPT ist besser, wenn du Recherche mit Deep Research, Bilder, Sprache und geplante Aufgaben in einem Fenster brauchst und nicht an Microsoft gebunden sein willst. Für viele kleine Betriebe passt die Kombination aus dem kostenlosen Copilot Chat und 1 bis 2 ChatGPT-Plus-Konten.

Ist Copilot in Microsoft 365 enthalten?

Ein Teil davon ja. Copilot Chat ist laut Microsoft automatisch und ohne zusätzliche Kosten in einem berechtigten Microsoft-365-Abonnement enthalten, er arbeitet mit Webdaten und mit Dateien, die du hochlädst oder in Outlook und Teams offen hast. Der Zugriff auf deine Firmendaten über Microsoft Graph gehört zur bezahlten Add-on-Lizenz. Stand: 14. September 2026.

Was kostet Microsoft 365 Copilot pro Nutzer?

Microsoft 365 Copilot Business kostet 15,60 Euro netto pro Person und Monat bei jährlicher Abrechnung, ein Aktionspreis bis 31. Dezember 2026, regulär 18,20 Euro. Monatlich abgerechnet sind es 21,84 Euro. Die Enterprise-Variante Microsoft 365 Copilot kostet 26,00 Euro netto bei jährlicher Abrechnung und 27,30 Euro bei monatlicher Zahlung. Alle Preise zzgl. MwSt., Stand 14. September 2026.

Brauche ich ChatGPT noch, wenn ich Copilot habe?

Das hängt an deiner Arbeit. Für Mails, Besprechungen und Dateien in Microsoft 365 brauchst du daneben nichts. Für Recherche mit Deep Research, Bilder, Sprache und geplante Aufgaben nimmst du ChatGPT Plus für 22,99 Euro dazu. Wer beides in voller Zahl kauft, zahlt zweimal für dieselben Aufgaben, deshalb lohnt sich eine schriftliche Aufteilung, was wo passiert.

Kann ich Microsoft 365 Copilot monatlich kündigen?

Beim Copilot-Business-Add-on gibt es eine monatlich abgerechnete Variante für 21,84 Euro netto statt 15,60 Euro bei Jahresabrechnung. Bei den Business-Paketen und der Enterprise-Variante weist Microsoft ein Jahresabonnement mit automatischer Verlängerung aus, dort ist die monatliche Zahlung nur die Zahlweise und keine kurze Laufzeit. ChatGPT Plus läuft ausschließlich monatlich.

Welche Microsoft-365-Lizenz brauche ich für Copilot?

Für Microsoft Copilot Business reicht Microsoft 365 Business Premium, Business Standard, Business Basic, Microsoft 365 Apps for Business oder Microsoft Teams Essentials. Für die größere Variante sind zusätzlich die Enterprise-Pläne E3, E5 und E7, die Office-365-Pläne E1, E3, E5 und F3 sowie Teams-, Exchange-, SharePoint- und OneDrive-Pläne berechtigt. Ohne eines dieser Abos gibt es Copilot nicht.

Sind meine Firmendaten bei Copilot sicher?

Microsoft stellt alle drei Copilot-Stufen unter Enterprise Data Protection und schreibt, Prompts und Antworten seien durch dieselben Vertragsbedingungen geschützt wie Mails in Exchange und Dateien in SharePoint, wenn du dich mit dem Firmenkonto anmeldest. Für EU-Nutzer nennt Microsoft zusätzliche Vorkehrungen zur EU-Datengrenze. Ob das für deinen Fall reicht, klärst du mit deinem Datenschutzbeauftragten, wir geben nur die Zusagen mit Quelle und Datum wieder.

Was wir jede Woche an KI abgeben

Die Abläufe aus diesem Artikel, vom Angebot über die Recherche bis zum Tages-Log, laufen bei uns als Skills und Projekte, jede Woche, ohne zusätzliches Team. Was davon neu dazugekommen ist, was eine Woche später wieder rausgeflogen ist und welche Abos wir tatsächlich zahlen, schreiben wir jede Woche in den Newsletter, der nach dem LinkedIn-Start in 3 Wochen auf knapp 1.000 Abonnenten gewachsen ist.