Die besten KI-Tools für kleine Unternehmen: unser Stack, was er kostet, was raus ist

Die besten KI-Tools für ein kleines Unternehmen sind die zwei bis drei Abos, die sechs wiederkehrende Aufgaben erledigen, und bei uns sind das Claude als Hauptwerkzeug, ChatGPT als zweites Fenster und Lovable für alles, was eine Website ist. Wir führen zu zweit mehrere Unternehmen ohne zusätzliches Team, und dieser Stack kostet uns pro Person weniger als ein Abendessen zu zweit. Dieser Artikel ist deshalb keine Liste mit 30 Werkzeugen, die alle irgendwie gut sind. Er ist nach Aufgaben sortiert: schreiben, recherchieren, Zahlen, Termine und Protokolle, Bilder, Automatisierung. Pro Aufgabe steht hier ein Werkzeug, eine kostenlose Möglichkeit und der Satz, ab wann du das Abo wieder kündigen kannst.

Alle Preise in diesem Artikel haben ein Datum, und das Datum ist der 22. September 2026. Dollar-Preise sind Listenpreise ohne Steuer, der Euro-Betrag mit Mehrwertsteuer steht bei Claude und Perplexity erst im Checkout. Was wir nicht belegen können, steht hier nicht drin, auch keine gesparten Stunden und keine Zahlen von Kunden, die wir nicht gemessen haben.

Was sind KI-Tools für kleine Unternehmen überhaupt?

KI-Tools für kleine Unternehmen sind Programme, die eine wiederkehrende Büroaufgabe ganz oder teilweise übernehmen, und in der Praxis zerfallen sie in genau zwei Gruppen: die großen Assistenten von Anthropic, OpenAI, Google und Perplexity, und die vielen kleinen Anwendungen, die auf diesen Assistenten aufsetzen und eine Oberfläche drumherum legen.

Diese Unterscheidung ist die wichtigste im ganzen Artikel. Die Assistenten sind die Werkzeuge, mit denen du Aufgaben erledigst. Die kleinen Anwendungen sind meist Oberflächen für ein Modell, das du über dein bestehendes Abo schon bezahlst. Wenn du auf einer Listen-Seite 30 Tools siehst, sind davon in der Regel vier Assistenten und 26 Oberflächen. Die Listen sortieren nicht danach, weil ein Tool mit Partnerprogramm dieselbe Zeile bekommt wie eines ohne.

Wir sortieren anders. Bei uns steht am Anfang keine Kategorie wie "KI-Schreibtools" oder "KI für Marketing", am Anfang steht eine Aufgabe, die jede Woche anfällt. Ein Angebot schreiben. Prüfen, ob eine Behauptung stimmt. Eine Tabelle auswerten. Aus einem Gespräch Aufgaben ziehen. Ein Bild für einen Beitrag erstellen. Einen Ablauf so festhalten, dass er beim nächsten Mal von allein läuft. Wer so sortiert, merkt schnell, dass er nicht 30 Abos braucht.

Den großen Überblick über die vier Assistenten und ihre Abos findest du auf der Seite Welche KI ist die beste für Selbstständige?. Hier geht es eine Ebene tiefer: welches Werkzeug bei uns welche Aufgabe übernimmt und was das zusammen kostet.

Warum wir den Stack nach Aufgaben sortieren und nicht nach Anbietern

Wir sortieren nach Aufgaben, weil die Entscheidung, die du treffen musst, an einer Aufgabe hängt und nicht an einem Anbieter. Niemand fragt sich morgens, ob er heute lieber Anthropic oder OpenAI nutzt. Er fragt sich, wie das Angebot für Donnerstag fertig wird.

Die Anbieter-Sortierung hat noch einen zweiten Nachteil: sie führt fast zwangsläufig zu mehreren Abos. Wenn du liest, dass ChatGPT gut für Recherche ist, Claude gut für Texte und Gemini gut für Google Docs, dann hast du am Ende drei Abos und nutzt zwei davon nicht. Das ist der häufigste Fall, den wir in Gesprächen sehen: zwei oder drei laufende Abos, eines davon täglich benutzt, die anderen als Karteileiche mit monatlicher Abbuchung.

Die Aufgaben-Sortierung dreht die Frage um. Du schreibst deine sechs Aufgaben auf, und dann fragst du bei jeder einzelnen: kann das mein vorhandenes Abo schon? In den meisten Fällen lautet die Antwort ja. Erst wenn sie zweimal hintereinander nein lautet, lohnt sich ein zweites Werkzeug.

Wir haben diesen Weg selbst genommen. Unsere tägliche Arbeit läuft in Claude Code und Claude Cowork, und das läuft nicht im Free-Plan. Was dazukam, kam dazu, weil eine Aufgabe übrig war, für die das vorhandene Abo nicht reichte. Der ausführliche Vergleich der beiden großen Assistenten steht in Claude oder ChatGPT, die Frage nach dem Umstieg in ChatGPT-Alternative.

Unser Stack auf einen Blick: sechs Aufgaben, drei Werkzeuge

Unser Stack besteht aus Claude für fünf der sechs Aufgaben, ChatGPT als zweitem Fenster für einzelne Sachen und Lovable für alles, was eine Website ist. Dazu kommen zwei Programme ohne KI-Abo: Obsidian als Ablage für unser Wissen und Skool als Ort für die Community.

Zum Vergrößern tippen

Die Grafik zeigt, dass vier der sechs Aufgaben bei uns direkt in Claude landen, Recherche zwischen Claude und ChatGPT aufgeteilt ist und nur die Bilder komplett woanders entstehen. Genau deshalb ist unser Hauptabo Claude und alles andere Ergänzung.

Aufgabe	Werkzeug bei uns	Plan und Preis im Monat	Kostenlose Möglichkeit
Schreiben	Claude	Pro, 20 $ (17 $ bei Jahreszahlung)	Claude Free mit Sonnet und Haiku
Recherchieren	Claude mit Web-Suche, ChatGPT	im selben Abo enthalten	Perplexity Free, etwa 5 Pro-Suchen am Tag
Zahlen	Claude in Excel	Pro plus Microsoft-365-Abo	Gemini Free mit Canvas
Termine und Protokolle	Claude Cowork und geplante Aufgaben	im Pro-Plan enthalten	ChatGPT Go, 7,99 €, mit 3 geplanten Aufgaben
Bilder	ChatGPT, Gemini	Go 7,99 € oder Plus 22,99 €	ChatGPT Free und Gemini Free, beide mit Limits
Automatisierung	Claude Skills, Claude Code	im Pro-Plan enthalten	Skills gibt es in allen Plänen inklusive Free

Die Tabelle sagt in einer Zeile, was der ganze Artikel sagt: fünf der sechs Aufgaben stecken in einem Abo für 20 $ im Monat, und für die sechste reicht bei uns ein kleines zweites Abo. Alle Preise Stand 22. September 2026, Dollar ohne Steuer.

Schreiben: Angebote, Kundenmails und Artikel

Für alles, was geschrieben wird, nutzen wir Claude, und zwar wegen des Kontexts, weniger wegen des Tons. Claude hält unser Wissen über Kunden, Angebote und Sprache dauerhaft an einem Ort, und deshalb müssen wir nicht bei jeder Mail neu erklären, wer wir sind und wie wir reden.

Das ist der Unterschied zwischen einem Chatfenster und einem Arbeitsplatz. Im Chatfenster fängst du jedes Mal bei null an, klebst deinen Kontext oben in den Prompt und hoffst, dass das Ergebnis passt. In einem Projekt liegt der Kontext fest hinterlegt: die Angebotsstruktur, die Preise, der ICP, die Formulierungen, die wir nicht verwenden. Bei uns steckt dieses Wissen in einem Obsidian-Ordner, den wir daniel.OS nennen, und Claude liest ihn bei jeder Aufgabe mit.

Konkret sieht das so aus: Ein Angebot für einen neuen Kunden entsteht aus einem festen Ablauf statt aus einem einzelnen Prompt. Der Ablauf zieht die vorhandene Angebotsstruktur, nimmt die Preise aus der Preisdatei und formuliert den Text in unserer Sprache. Was rauskommt, ist ein Entwurf, den wir lesen und an zwei Stellen anfassen. Für die Artikel auf unseren Websites läuft derselbe Mechanismus: 2026 sind mit Claude plus Lovable vier Blog-Systeme entstanden und über 80 SEO-Artikel, unter anderem für danielwltr.com, doktorleads.de, ponkrashov.de und conversionkartell.de.

Was es kostet. Claude Pro kostet 20 $ im Monat oder 17 $ im Monat bei Jahreszahlung (Quelle claude.com/pricing, abgerufen 22.09.2026, Preise in Dollar ohne Steuer). Enthalten sind Opus, Claude Code, Projekte und die Funktion, Aufgaben zu übergeben und zu planen. Die Nutzung gibt Anthropic mit mindestens 5x mehr als im Free-Plan pro 5-Stunden-Sitzung an, konkrete Nachrichten-Zahlen nennt Anthropic nicht, deshalb stehen hier auch keine.

Die kostenlose Möglichkeit. Claude Free enthält Sonnet und Haiku und deckt laut Anthropic Alltagsfragen ab. Für einen einzelnen Angebotstext reicht das. Was im Free-Plan fehlt, ist die Nutzungsmenge für einen ganzen Arbeitstag und der Zugriff auf Opus. Wer nur zweimal die Woche einen Text braucht, kommt damit durch. Wer täglich schreibt, ist nach der zweiten Sitzung am Limit und wartet.

Wann du das Abo wieder kündigen kannst. Kündige Claude Pro, wenn du zwei Wochen lang kein einziges Mal an ein Limit gekommen bist und keine Projekte angelegt hast. Dann nutzt du ein Chatfenster und zahlst für einen Arbeitsplatz. Das Gleiche gilt umgekehrt: wenn du in derselben Woche dreimal wartest, ist Pro zu klein und Max 5x für 100 $ im Monat die nächste Stufe. Hochstufen wird anteilig verrechnet, du verlierst also nichts.

Recherchieren: Quellen finden und prüfen, ohne blind zu vertrauen

Für Recherche nutzen wir Claude mit Web-Suche und ChatGPT mit Deep Research, und die wichtigste Regel dabei ist, dass jede Zahl, die in einen Text geht, eine Quelle mit Abrufdatum bekommt. Ohne diese Regel ist KI-Recherche gefährlicher als Google, weil die Antwort selbstbewusster klingt.

Die Aufgabe zerfällt in zwei Sorten. Die erste ist "finde mir Material zu einem Thema": zehn Quellen, sortiert, mit Datum. Die zweite ist "prüf mir, ob das stimmt": eine einzelne Behauptung, ein Preis, eine Rechtslage. Für die erste Sorte nehmen wir Deep Research in ChatGPT, für die zweite die Web-Suche in Claude, weil sie direkt in dem Fenster passiert, in dem der Text entsteht.

Dieser Artikel ist selbst ein Beispiel. Alle Preise darin stammen aus einer einzigen Datei im Vault, in der jede Zahl mit Quelle und Abrufdatum steht. Wenn sich ein Preis ändert, ändern wir die Datei, und beim nächsten Durchgang ändern sich alle Artikel, die darauf zugreifen. Eine Recherche, die nur im Chat liegt, ist nach zwei Wochen wertlos, weil niemand mehr weiß, woher die Zahl kam.

Was es kostet. Nichts zusätzlich, wenn du Claude Pro oder ChatGPT Plus schon hast. Deep Research steckt bei ChatGPT ab dem Plus-Plan für 22,99 € im Monat inklusive Mehrwertsteuer drin, im Go-Plan für 7,99 € ausdrücklich nicht (Stand: 22. September 2026, Euro-Preis im Checkout prüfen). Wer Recherche als Hauptaufgabe hat, schaut sich Perplexity Pro für 20 $ im Monat oder 200 $ im Jahr an, dort sind 300 und mehr Pro-Suchen pro Tag drin plus die Modellwahl zwischen GPT, Claude und Gemini.

Die kostenlose Möglichkeit. Perplexity Free gibt dir etwa 5 Pro-Suchen pro Tag mit Web-Zugriff, und der Browser Comet ist seit dem 2. Oktober 2025 kostenlos. Für die Frage "stimmt das eigentlich" reichen 5 Suchen am Tag erstaunlich weit, weil du die meisten Fragen ohnehin in einer Sitzung stellst. Der ausführliche Vergleich steht in Perplexity oder ChatGPT. Wenn deine Recherche aus eigenen Dokumenten besteht statt aus dem Web, ist NotebookLM die bessere Adresse, weil es ausschließlich auf den Quellen antwortet, die du hochlädst.

Wann du das Abo wieder kündigen kannst. Kündige ein eigenes Recherche-Abo, wenn du in vier Wochen weniger als 20 Recherchen gemacht hast, die über eine einzelne Frage hinausgingen. Unter dieser Menge ist Recherche eine Nebenaufgabe, und Nebenaufgaben gehören ins Hauptabo, nicht in ein eigenes.

Zahlen: Tabellen auswerten, ohne die Datei zu verlassen

Für Zahlen nutzen wir Claude direkt in Excel, weil dabei die Tabelle im Original bleibt und nicht als Text durch ein Chatfenster wandert. Das Add-in setzt auf ein bezahltes Claude-Abo auf und braucht zusätzlich ein Microsoft-365-Abo.

Der Unterschied zum Chatfenster ist größer, als er klingt. Wenn du eine Tabelle in ein Chatfenster kopierst, verlierst du die Formeln, die Formatierung und meistens auch ein paar Zeilen. Zurück kommt Text, den du wieder in Zellen sortieren musst. Im Add-in arbeitet Claude in der Datei: es liest die Blätter, versteht die Formeln und schreibt die Auswertung dorthin, wo sie hingehört.

Praktisch nutzen wir das für drei Sachen. Erstens für Auswertungen aus Exporten, etwa eine Keyword-Liste mit 3.000 Zeilen, aus der am Ende 30 Kandidaten übrig bleiben. Zweitens für Kalkulationen, bei denen mehrere Varianten durchgerechnet werden. Drittens für die langweiligste Aufgabe überhaupt: Daten aus drei Quellen in einer Tabelle zusammenführen, die überall anders heißen.

Was es kostet. Die Add-ins für Excel und PowerPoint gibt es ab dem Pro-Plan, Word ist nach den uns vorliegenden Angaben Team und Enterprise vorbehalten und dort im Beta-Stand (Stand: 22. September 2026, Quelle support.claude.com). Allgemein verfügbar sind die Add-ins seit dem 7. Mai 2026. Excel läuft im Web, unter Windows ab Build 16.0.13127, auf dem Mac ab Version 16.46 und auf dem iPad. Die Add-ins haben keine eigenen Limits, sie laufen im Nutzungs-Pool deines Plans. Mehr dazu steht im Claude-Guide.

Die kostenlose Möglichkeit. Gemini Free enthält Canvas und Gems ohne Abo, dazu Deep Research mit Limits und 15 GB Speicher. Wer seine Tabellen ohnehin in Google Sheets hat, kommt damit an die meisten Auswertungen heran. Wer in Microsoft 365 arbeitet, schaut zuerst auf den Copilot, der dort schon steckt: Copilot oder ChatGPT klärt, ob ein zweites Abo überhaupt nötig ist.

Wann du das Abo wieder kündigen kannst. Für diese Aufgabe kündigst du nichts, weil sie im Hauptabo enthalten ist. Prüfen musst du das Microsoft-365-Abo, wenn du es nur wegen des Add-ins hast. Wer Excel dreimal im Quartal öffnet, zahlt für eine Verbindung zwischen zwei Programmen, die er beide kaum nutzt.

Termine und Protokolle: aus einem Gespräch werden Aufgaben

Für Termine und Protokolle nutzen wir Claude Cowork mit einem festen Ablauf, der aus einer Mitschrift Aufgaben zieht und sie dorthin schreibt, wo wir sie am nächsten Morgen sehen. Das ist die Aufgabe, bei der KI in einem kleinen Betrieb am schnellsten einen Unterschied macht, weil sie täglich anfällt und weil sie niemand gern macht.

Die Kette sieht bei uns so aus. Nach einem Gespräch liegt eine Mitschrift vor. Ein Ablauf liest sie, zieht die Zusagen heraus, ordnet sie der richtigen Person zu und legt sie als Liste ab. Ein zweiter Ablauf macht dasselbe für Verkaufsgespräche und schreibt die Ergebnisse als Notiz ins CRM. Ein dritter schreibt am Abend zusammen, was an dem Tag passiert ist, und legt es als Tages-Log ab. Genau diese drei Abläufe haben wir als Second Brain Boost-Pack zusammengestellt, mit einem 18-Minuten-Video zur Einrichtung, für 149 Euro.

Dazu kommen die geplanten Aufgaben. Claude kann Aufgaben übernehmen und planen, das ist Teil des Pro-Plans. Bei uns laufen darüber zum Beispiel die morgendlichen Zusammenstellungen: bevor der Tag anfängt, liegt schon etwas auf dem Tisch, das jemand vorbereitet hat. Es ist eine kleine Sache, und sie ändert die Reihenfolge des Tages.

Was es kostet. Nichts zusätzlich im Claude-Pro-Plan für 20 $ im Monat. Bei ChatGPT hängt es am Plan: Go für 7,99 € im Monat erlaubt 3 geplante Aufgaben, Plus für 22,99 € erlaubt 5 (Stand: 22. September 2026). Wer nur automatische Erinnerungen will und sonst nichts, fährt mit Go am günstigsten.

Die kostenlose Möglichkeit. Kostenlos machst du diese Aufgabe von Hand mit einem festen Prompt: Mitschrift rein, Frage nach Zusagen, Namen und Terminen, Antwort in deine Aufgabenliste. Das funktioniert in jedem Free-Plan. Was fehlt, ist die Wiederholung ohne dich: du musst den Prompt jedes Mal selbst starten. Der Schritt vom Prompt zum Ablauf, der von allein läuft, ist genau der Schritt, für den sich ein bezahltes Abo rechnet.

Wann du das Abo wieder kündigen kannst. Kündige die geplanten Aufgaben-Funktion nicht einzeln, sie kommt mit dem Plan. Prüfen solltest du sie so: Wenn nach vier Wochen keiner der geplanten Läufe zu einer Handlung geführt hat, hast du dir eine automatische Benachrichtigung eingerichtet, die niemand liest. Dann stell sie ab, statt sie zu dulden. Mehr zu den Abläufen, die im Büro täglich anfallen, steht in KI im Büro.

Bilder: Cover, Beitragsbilder und Grafiken

Für Bilder nutzen wir ChatGPT und Gemini, und das ist die einzige der sechs Aufgaben, die bei uns komplett außerhalb von Claude läuft. Der Grund ist einfach: die Bilderzeugung steckt bei diesen beiden Anbietern direkt im Abo drin, das wir ohnehin haben oder testen.

Was wir dabei nicht machen, ist wichtiger als was wir machen. Wir erzeugen keine Fotos, die echte Szenen vortäuschen, und wir setzen keine Menschen ins Bild, die es nicht gibt. Was wir erzeugen, sind Motive im selben Zeichenstil für alle Artikel: ein Wegweiser, eine Abzweigung, ein Regal mit Werkzeugen. Der Stil ist überall gleich, deshalb sieht die Übersichtsseite nach einer Handschrift aus und nicht nach einem Sammelsurium.

Alle Diagramme in unseren Artikeln entstehen als Code statt in einem Bildmodell. Jede Grafik in diesem Artikel ist ein SVG, also eine Zeichnung aus Text-Anweisungen. Das hat zwei Gründe: der Text darin bleibt für Google und für KI-Antworten lesbar, und eine Zahl lässt sich in zehn Sekunden ändern, ohne dass ein Bild neu erzeugt werden muss. Geschrieben wird dieses SVG in Claude, gezeichnet wird es vom Browser.

Was es kostet. ChatGPT Free enthält Bilder mit Limits, Go für 7,99 € im Monat gibt dir mehr Volumen als Free und Datei-Uploads, Plus für 22,99 € den vollen Werkzeugkasten. Gemini Free enthält Bilder, Google AI Plus für 4,99 € im Monat verdoppelt die Limits und bringt Video plus 200 Flow-Credits, Google AI Pro für 21,99 € bringt 1.000 Flow-Credits (Stand: 22. September 2026, Quelle gemini.google/subscriptions).

Die kostenlose Möglichkeit. Für Bilder ist die kostenlose Stufe die beste im ganzen Artikel. ChatGPT Free und Gemini Free erzeugen beide Bilder, beide mit Mengenbegrenzung, und für zwei bis drei Beitragsbilder pro Woche reicht das ohne Abo. Wer mehr braucht, nimmt Google AI Plus für 4,99 € im Monat, das ist das günstigste bezahlte Abo in diesem ganzen Vergleich.

Wann du das Abo wieder kündigen kannst. Kündige ein Bild-Abo, sobald du zwei Monate in Folge unter zehn erzeugten Bildern geblieben bist. Unter dieser Menge ist der Free-Plan ausreichend und der Aufpreis reine Bequemlichkeit. Und kündige es sofort, wenn du merkst, dass du Bilder erzeugst, weil du es kannst, und nicht, weil ein Beitrag eines braucht.

Automatisierung: wenn ein Ablauf zweimal gleich läuft

Sobald ein Ablauf zweimal gleich läuft, halten wir ihn als Claude Skill fest, und das ist der Punkt, an dem aus einem Assistenten ein Werkzeug wird, das Arbeit abnimmt statt Antworten zu geben. Ein Skill ist ein Ordner mit Anweisungen, Skripten und Dateien, den Claude nur dann lädt, wenn die passende Aufgabe kommt.

Dieses Nachladen bei Bedarf ist der eigentliche Trick. Anthropic nennt es progressive disclosure: nicht alles liegt ständig im Kontext, nur das, was gerade gebraucht wird. Deshalb kannst du 60 Skills haben, ohne dass dein Fenster zugemüllt ist. Bei uns sind es genau das: über 60 eigene Skills im daniel.OS, vom Hook Hunter über den Landing-Page-Ablauf bis zum Skript, das KI-Sprachmuster aus einem Text entfernt. Jeder davon ist aus einer Aufgabe entstanden, die wir dreimal von Hand gemacht haben.

Es gibt vier Arten von Skills. Die von Anthropic für Excel, Word, PowerPoint und PDF sind automatisch dabei. Eigene legst du selbst an. Organisationsweite verteilt der Admin im Team- oder Enterprise-Plan. Partner-Skills für Notion, Figma und Atlassian kommen aus dem Skills-Verzeichnis und arbeiten mit MCP-Verbindungen. Ein einfacher Skill ist eine einzige Markdown-Datei, ein erweiterter hat zusätzlich ausführbare Skripte. Der Standard ist offen und unter agentskills.io dokumentiert.

Wichtig ist die Abgrenzung zu den beiden Nachbarn. Projekte sind statisches Wissen, das immer geladen ist. MCP ist eine Verbindung nach außen. Custom Instructions sind breite Regeln für alles. Ein Skill ist eine Anleitung für eine bestimmte Aufgabe, die nur dann kommt, wenn die Aufgabe kommt. Unsere erste Masterclass am 23. April 2026 ging genau darum: Landing Pages mit Claude Cowork, mit einem Skill, den du per Drag-and-drop installierst, ohne Terminal, für 39 Euro.

Was es kostet. Skills sind in Free, Pro, Max, Team und Enterprise verfügbar, Voraussetzung ist, dass die Code-Ausführung aktiviert ist. Du zahlst also nichts zusätzlich, und das ist die am meisten unterschätzte Zeile auf der ganzen Preisseite.

Die kostenlose Möglichkeit. Genau dieselbe: Skills funktionieren auch im Free-Plan. Was du im Free-Plan nicht hast, ist die Nutzungsmenge, um einen Skill mehrmals täglich laufen zu lassen. Zum Ausprobieren reicht es vollkommen. Wer wissen will, wie der Einstieg in der richtigen Reihenfolge geht, findet ihn bei oh.my.Claude für 169 Euro: erst Cowork, dann Projekte ordentlich anlegen, dann Claude Code, mit einer CLAUDE.md als Kontext-Datei.

Wann du das Abo wieder kündigen kannst. Hier gilt die umgekehrte Regel. Wenn du nach vier Wochen keinen einzigen Skill angelegt hast, brauchst du kein bezahltes Abo, weil du den teuersten Teil davon nicht nutzt. Leg zuerst einen Skill an, und entscheide danach über den Plan.

KI-Tools für Selbstständige: der schlanke Stack für eine Person

Eine Person kommt mit 20 $ im Monat aus, und zwar mit Claude Pro als einzigem Abo. Das ist die kürzeste Antwort auf die Frage nach den besten KI-Tools für Selbstständige, und sie gilt für die große Mehrheit.

Die Rechnung im Einzelnen. Claude Pro kostet 20 $ im Monat, bei Jahreszahlung 17 $ im Monat. Darin stecken fünf der sechs Aufgaben aus diesem Artikel: schreiben, recherchieren, Zahlen mit dem Excel-Add-in, Termine und Protokolle über Cowork und geplante Aufgaben, Automatisierung über Skills und Claude Code. Bleibt die sechste, die Bilder, und die geht bei ChatGPT Free und Gemini Free kostenlos, solange du unter zehn Bildern im Monat bleibst.

Wer ein zweites Fenster will, hat drei Stufen. ChatGPT Go für 7,99 € im Monat gibt mehr Volumen als Free, Datei-Uploads und 3 geplante Aufgaben, aber kein Deep Research. ChatGPT Plus für 22,99 € im Monat inklusive Mehrwertsteuer bringt Deep Research, Codex, Voice, 25 Dateien pro Projekt und 5 geplante Aufgaben, hat aber keinen Jahresrabatt. Google AI Plus für 4,99 € im Monat ist die günstigste Ergänzung überhaupt, wenn deine Arbeit in Gmail und Google Docs liegt.

Stack für eine Person	Was drin ist	Preis im Monat
Nur Claude Pro	5 von 6 Aufgaben, Bilder über Free-Pläne	20 $, bei Jahreszahlung 17 $
Claude Pro plus ChatGPT Go	zweites Fenster, mehr Bildvolumen, 3 geplante Aufgaben	20 $ plus 7,99 €
Claude Pro plus ChatGPT Plus	zusätzlich Deep Research, Codex, Voice	20 $ plus 22,99 €
Claude Pro plus Google AI Plus	zusätzlich Gemini in Gmail und Google Docs, Video	20 $ plus 4,99 €

Die Tabelle zeigt die einzige Entscheidung, die du als Einzelperson wirklich triffst: ob du beim einen Abo für 20 $ bleibst oder ein zweites für 5 bis 23 € daneben stellst. Alles darüber ist kein schlanker Stack mehr. Alle Preise Stand 22. September 2026, Dollar ohne Steuer, Euro-Preise inklusive Mehrwertsteuer.

Ein Hinweis zu den Einzelplänen: Pro, Plus und die Gemini-Verbraucherpläne sind persönliche Abos. Wer regelmäßig Kundendaten eingibt, gehört in einen Plan mit Firmen-Bedingungen, und das ist der nächste Abschnitt.

Was ein Team mit 5 Leuten im Monat zahlt

Ein Team mit 5 Leuten zahlt bei Claude Team 125 $ im Monat, bei Jahreszahlung 100 $, und das ist zugleich der Plan, ab dem Anthropic vertraglich zusagt, nicht mit euren Daten zu trainieren.

Die Rechnung mit belegten Zahlen. Ein Standard-Sitz kostet 25 $ pro Nutzer im Monat oder 20 $ bei Jahreszahlung. Fünf Sitze sind also 125 $ im Monat oder 100 $ bei Jahreszahlung, macht im Jahr 1.500 $ oder 1.200 $. Ein Standard-Sitz hat 1,25x die Sitzungsmenge eines Pro-Plans plus das Wochenlimit über alle Modelle. Ein Premium-Sitz kostet 125 $ pro Nutzer im Monat oder 100 $ bei Jahreszahlung und hat etwa die fünffache Menge eines Standard-Sitzes. Beide Sitzarten lassen sich in einem Team mischen, und Personen lassen sich zwischen ihnen verschieben.

Für die meisten Teams ist die gemischte Variante die richtige: vier Standard-Sitze plus ein Premium-Sitz für die Person, die den ganzen Tag darin arbeitet. Das sind 4 mal 25 $ plus 125 $, also 225 $ im Monat, oder bei Jahreszahlung 4 mal 20 $ plus 100 $, also 180 $ im Monat.

Zum Vergrößern tippen

Die Grafik zeigt den Sprung, um den es geht: von 20 $ für eine Person auf 125 $ für fünf, und auf 225 $, wenn eine Person darin den ganzen Tag arbeitet. Pro Kopf bleibt es in jeder Variante unter 50 $ im Monat.

Was im Team-Plan enthalten ist, ist mehr als die höhere Menge: geteilte Projekte, Claude Code, Cowork, Datei-Erstellung, Claude Science, die mitgelieferten Verbindungen zu anderen Programmen, Single Sign-on sowie zentrale Abrechnung und Verwaltung. Der Plan startet ab 2 Mitgliedern und geht bis 150 Sitze.

Wer zusätzlich ChatGPT im Team will, rechnet 25 $ pro Nutzer im Monat für ChatGPT Business, bei Jahreszahlung 20 $, ab 2 Personen. Fünf Leute mit beiden Abos landen also bei 250 $ im Monat oder 200 $ bei Jahreszahlung. Ob sich das lohnt, hängt an genau einer Frage: gibt es eine Aufgabe, die nur das zweite Abo kann und die jede Woche anfällt? Wenn nicht, spart ihr 125 $ im Monat, indem ihr sie nicht habt.

Zum Datenschutz, und das ist unsere Einordnung aus der Praxis. Bei Free, Pro und Max nutzt Anthropic Chats nur dann zum Training, wenn der Schalter Model Improvement in den Privatsphäre-Einstellungen aktiv ist, wenn Inhalte zur Sicherheitsprüfung markiert werden oder wenn du an einem Programm wie Trusted Tester teilnimmst. Der Schalter lässt sich abschalten, Incognito-Chats werden nie zum Training genutzt (Quelle privacy.claude.com, Stand 16.03.2026, abgerufen 22.09.2026). Für Team, Enterprise und API gelten die Commercial Terms: dort gibt es standardmäßig kein Training mit Kundendaten, du bist Verantwortlicher, Anthropic ist Auftragsverarbeiter, und ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist Standard. Zero Data Retention gibt es nur im Enterprise-Plan.

Kurz zur Einordnung: Das hier ist unsere Einordnung aus der Praxis, keine Rechtsberatung. Was in deinem Fall gilt, klärst du mit deinem Datenschutzbeauftragten oder Anwalt.

Die besten KI-Tools kostenlos: wie weit du ohne Abo kommst

Kostenlos kommst du bei allen sechs Aufgaben bis zum Punkt, an dem sie täglich anfallen, und genau dort hören die Free-Pläne auf. Das ist keine Gemeinheit der Anbieter, es ist der Zweck der Free-Pläne: sie sollen zeigen, was geht, und nicht einen Arbeitstag ersetzen.

Die Zahlen, geprüft am 22. September 2026. ChatGPT Free gibt dir nach den uns vorliegenden Angaben etwa 10 Nachrichten pro 5 Stunden mit GPT-5.5 Instant, dazu Web-Suche und Bilder mit Limits. Claude Free enthält Sonnet und Haiku und deckt laut Anthropic Alltagsfragen ab. Gemini Free ist der großzügigste der vier: Gemini 3.6 Flash, begrenzter Zugriff auf 3.1 Pro, Bilder, Deep Research, Gemini Live, Canvas, Gems und 15 GB Speicher. Perplexity Free gibt etwa 5 Pro-Suchen pro Tag mit Web-Zugriff.

Aufgabe	Kostenlos machbar mit	Wo die Grenze liegt
Schreiben	Claude Free (Sonnet, Haiku)	Nutzungsmenge für einen ganzen Arbeitstag, kein Opus
Recherchieren	Perplexity Free, etwa 5 Pro-Suchen am Tag	kein Deep Research über viele Quellen
Zahlen	Gemini Free mit Canvas und Gems	kein Claude-Add-in in Excel, das braucht Pro
Termine und Protokolle	jeder Free-Plan mit festem Prompt	nichts läuft von allein, du startest jedes Mal selbst
Bilder	ChatGPT Free und Gemini Free	Mengenbegrenzung, für wenige Bilder pro Woche reicht es
Automatisierung	Claude Skills, auch im Free-Plan	Nutzungsmenge, um einen Skill mehrmals täglich laufen zu lassen

Die Tabelle sagt es in einer Zeile: jede der sechs Aufgaben geht kostenlos, und bei fünf von sechs ist die Grenze die Nutzungsmenge, nicht die Funktion.

Daraus folgt eine praktische Empfehlung für den Start. Nimm 14 Tage lang die Free-Pläne und schreib mit, wann du an ein Limit kommst. Wer in diesen 14 Tagen dreimal warten musste, hat den Beweis für ein Abo in der Hand. Wer kein einziges Mal gewartet hat, hat sich 20 $ im Monat gespart und sollte in drei Monaten nochmal nachsehen. Das ist ehrlicher als jede Empfehlung, die wir dir hier geben können, weil sie deine Menge misst und nicht unsere.

Noch ein Wort zu "komplett kostenlos". Eine KI ohne Anmeldung und ohne Limit gibt es bei keinem der großen Anbieter. Wer danach sucht, landet bei Oberflächen, die im Hintergrund dasselbe Modell nutzen und die Limits entweder verstecken oder über Werbung gegenfinanzieren. Ein Konto brauchst du überall.

Woran wir merken, dass ein Werkzeug wieder rausfliegt

Ein Werkzeug fliegt bei uns raus, wenn eine von vier Fragen mit Ja beantwortet wird, und wir stellen diese Fragen einmal im Quartal für jedes laufende Abo. Wir führen hier bewusst keine Liste ausgemusterter Tools auf, weil wir nicht für jedes belegen können, wann und warum es gegangen ist. Die Kriterien können wir belegen, die nutzen wir seit Monaten.

Zum Vergrößern tippen

Die Grafik fasst die vier Fragen zusammen: zwei Wochen nicht geöffnet bedeutet kündigen, doppelte Funktion bedeutet zusammenlegen, weiterverkauftes Modell bedeutet direkt zum Anbieter gehen, und fehlender Ort für den eigenen Kontext bedeutet gar nicht erst anfangen.

Frage 1: Haben wir es zwei Wochen lang nicht geöffnet? Das ist der härteste und der einfachste Test. Ein Werkzeug, das zwei Wochen ungenutzt bleibt, hat keine Aufgabe, es hat eine Absicht. Absichten kosten bei einem Abo 20 bis 25 $ im Monat, und zwar jeden Monat, bis jemand kündigt.

Frage 2: Kann es nur das, was ein vorhandenes Abo auch kann? Das ist die häufigste Überschneidung. Ein separates Schreib-Tool, das im Hintergrund dasselbe Modell nutzt wie dein Assistent. Ein separates Zusammenfass-Tool, während dein Assistent dieselbe Datei lesen kann. Wenn die einzige echte Verbesserung eine schönere Oberfläche ist, zahlst du für eine Oberfläche.

Frage 3: Verkauft es nur ein fremdes Modell weiter? Viele Anwendungen sind eine Hülle um GPT, Claude oder Gemini mit einem Aufschlag darauf. Du zahlst dann zweimal: einmal an den Zwischenhändler, und einmal an den Anbieter, weil du dessen Abo ohnehin hast. Erkennen kannst du das an zwei Zeichen: das Tool nennt die Modelle namentlich, die es anbietet, und seine Preisstufen sind in Anfragen oder Credits gestaffelt statt in Funktionen.

Frage 4: Hat es einen Ort für unseren Kontext? Das ist die Frage, die bei uns über Bleiben und Gehen entscheidet. Ein Werkzeug ohne Ort für unser Wissen zwingt uns, bei jeder Aufgabe denselben Kontext neu einzugeben. Nach drei Wochen macht das niemand mehr, und dann kommen mittelmäßige Ergebnisse heraus, die nach Standard klingen. Werkzeuge mit Projekten, Skills oder einer Kontext-Datei haben diesen Ort, die meisten kleinen Anwendungen haben ihn nicht.

Was bei uns nicht im täglichen Stack steht, obwohl wir es kennen: Perplexity und Gemini haben wir getestet und nach den Angaben der Anbieter eingeordnet, täglich arbeiten wir damit nicht. Das ist kein Urteil über die Werkzeuge, es ist eine Aussage über unseren Alltag. Für eine Firma, die in Google Workspace lebt, sieht die Rechnung anders aus, und dann ist Gemini die richtige Wahl.

Claude ist eine Marke von Anthropic PBC, ChatGPT eine Marke von OpenAI, Gemini eine Marke von Google. KI.ohne.Team steht in keiner Verbindung zu diesen Unternehmen.

Wie du deinen eigenen Stack in 60 Minuten durchgehst

Deinen Stack gehst du in vier Schritten durch, und wenn du die Aufgaben schon aufgeschrieben hast, dauert es eine knappe Stunde. Der Ablauf ist derselbe, den wir im Tool-Stack-Audit mit Leuten machen, und du kannst ihn allein durchziehen.

1. Schreib auf, was du in den letzten 2 Wochen tatsächlich gemacht hast. Nicht, was du machen wolltest. Öffne deinen Kalender und deine gesendeten Mails und zähl die Sorten von Aufgaben. In der Regel landest du bei 4 bis 6, und sie decken sich weitgehend mit den sechs aus diesem Artikel.
2. Schreib daneben, welches Werkzeug du dafür geöffnet hast. Nicht das, für das du zahlst. Das, das du geöffnet hast. Bei den meisten Leuten steht in dieser Spalte dreimal dasselbe und einmal nichts.
3. Zieh eine Linie unter jedes Abo, das in Schritt 2 nicht vorkommt. Das sind deine Kündigungen. Wenn du unsicher bist, setz das Abo einen Monat aus statt es zu kündigen, und sieh nach, ob du es vermisst hast.
4. Nimm die eine Aufgabe, bei der in Spalte 2 nichts steht, und such nur dafür ein Werkzeug. Eine Aufgabe, ein Werkzeug, 14 Tage im Free-Plan testen. Erst danach entscheidest du über ein Abo.

Der häufigste Befund bei diesem Durchgang ist nicht, dass ein Werkzeug fehlt. Der häufigste Befund ist, dass zwei vorhandene Abos dasselbe können und beide halb genutzt werden. Die zweithäufigste Sache: ein Assistent läuft ohne jeden hinterlegten Kontext, und deshalb ist jede Antwort Standard, obwohl das Abo bezahlt ist.

Fazit

Die besten KI-Tools für ein kleines Unternehmen sind die wenigsten, mit denen deine sechs Aufgaben erledigt sind. Bei uns ist das ein Hauptabo für 20 $ im Monat plus ein kleines zweites Fenster, und für ein Team mit 5 Leuten sind es 125 $ im Monat, bei Jahreszahlung 100 $. Jede der sechs Aufgaben geht auch kostenlos, bis sie täglich anfällt. Prüf einmal im Quartal, welches Abo du zwei Wochen lang nicht geöffnet hast, und kündige es am selben Tag.

Häufige Fragen

Welche KI-Tools gibt es?

Es gibt vier große Assistenten, mit denen du Aufgaben erledigst: Claude von Anthropic, ChatGPT von OpenAI, Gemini von Google und Perplexity. Daneben gibt es sehr viele kleine Anwendungen, die auf diesen vier aufsetzen und eine eigene Oberfläche darumlegen. Für einen kleinen Betrieb zählen fast immer nur die großen vier plus ein Werkzeug für die Website.

Was sind die besten kostenlosen KI-Tools?

Die Free-Pläne der vier großen Anbieter, jeder mit anderer Stärke. Gemini Free ist der großzügigste mit Bildern, Deep Research, Canvas, Gems und 15 GB Speicher. Claude Free enthält Sonnet und Haiku für Alltagsfragen und die Skills. ChatGPT Free gibt etwa 10 Nachrichten pro 5 Stunden. Perplexity Free gibt etwa 5 Pro-Suchen pro Tag. Stand 22. September 2026.

Welche KI-Tools brauchen kleine Unternehmen wirklich?

Ein Hauptassistent für schreiben, recherchieren, Zahlen, Protokolle und Automatisierung, dazu eine Möglichkeit für Bilder, und ein Werkzeug für die Website, falls ihr eine pflegt. Das sind zwei bis drei Abos. Wer mehr als vier laufende KI-Abos hat, nutzt erfahrungsgemäß zwei davon nicht.

Was kosten KI-Tools im Monat?

Die Einstiegs-Abos der vier großen Anbieter kosten zwischen 20 $ und 22,99 €: Claude Pro 20 $ (17 $ bei Jahreszahlung), ChatGPT Plus 22,99 € inklusive Mehrwertsteuer, Google AI Pro 21,99 €, Perplexity Pro 20 $. Günstiger geht es mit ChatGPT Go für 7,99 € und Google AI Plus für 4,99 €. Stand 22. September 2026, Dollar-Preise ohne Steuer.

Welche KI-Tools eignen sich für Selbstständige?

Für die meisten Selbstständigen reicht ein einziges Abo, weil fünf der sechs typischen Aufgaben darin stecken. Wir nutzen dafür Claude Pro für 20 $ im Monat. Die sechste Aufgabe, Bilder, geht bei ChatGPT Free und Gemini Free kostenlos, solange es wenige Bilder pro Woche bleiben.

Wie viele KI-Abos braucht man?

Eins, in vielen Fällen zwei. Ein zweites Abo lohnt sich erst, wenn es eine Aufgabe gibt, die dein erstes Abo nicht kann und die jede Woche anfällt. Alles darüber prüfst du einmal im Quartal mit einer Frage: habe ich das in den letzten zwei Wochen geöffnet? Wenn nein, kündigen.

Ab welchem Plan dürfen Kundendaten in eine KI?

Bei Claude ab dem Team-Plan, bei ChatGPT ab dem Business-Plan, beide 25 $ pro Nutzer im Monat oder 20 $ bei Jahreszahlung ab 2 Personen. Dort gelten Firmen-Bedingungen: standardmäßig kein Training mit euren Daten, ihr seid Verantwortliche, der Anbieter ist Auftragsverarbeiter, ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist Standard. Das ist unsere Einordnung aus der Praxis, keine Rechtsberatung.

Was wir mit diesem Stack jede Woche abgeben

Die Abläufe aus diesem Artikel sind bei uns nicht Theorie: über 60 Skills, drei feste Abläufe für Protokolle und Aufgaben, vier Blog-Systeme und über 80 Artikel, alle mit demselben Stack aus diesem Text. Wenn du deinen eigenen Stack nicht allein sortieren willst, gehen wir ihn in 60 Minuten mit dir durch und du gehst mit einer Liste raus: was bleibt, was zusammengelegt wird, was du heute kündigst.