Custom GPT erstellen: Anleitung mit drei Beispielen aus unserem Alltag

Einen Custom GPT erstellst du in ChatGPT über den Punkt "GPTs" in der linken Leiste, den Knopf "Erstellen" und dann den Reiter "Konfigurieren", wo du Name, Beschreibung, Anweisungen, Dateien und Funktionen einträgst. Das dauert beim ersten Mal 20 Minuten, beim dritten Mal 5. Stand: 17. September 2026.

Der Punkt, an dem sich das lohnt, ist immer derselbe: Du tippst zum dritten Mal dieselbe lange Anweisung in ein leeres Chatfenster, weil ChatGPT sonst das Falsche liefert. Wir haben in unseren eigenen Firmen drei solcher Anweisungen, die wir jede Woche gebraucht haben. Alle drei liegen heute als Custom GPT vorbereitet, und dieser Artikel enthält ihren vollständigen Anweisungstext zum Kopieren.

Die Seiten, die bei Google zu diesem Thema oben stehen, zeigen die Oberfläche. Was fehlt, ist der Text, den man in das größte Feld schreibt, und eine ehrliche Antwort darauf, wann ein Custom GPT die falsche Wahl ist.

Was ist ein Custom GPT?

Ein Custom GPT ist eine eigene Fassung von ChatGPT für eine bestimmte Aufgabe, die du einmal mit Anweisungen, Beispieldateien und ausgewählten Funktionen ausstattest und danach immer wieder aufrufst. Du programmierst nichts, du schreibst auf, wie die Aufgabe ablaufen soll.

Der Unterschied zu einem normalen Chat ist der Startpunkt. Ein normaler Chat fängt bei null an: ChatGPT weiß nicht, was du machst, wie deine Angebote aussehen, in welchem Ton du mit Kunden schreibst. Bei einem Custom GPT steht all das schon da, bevor du das erste Wort tippst. Du öffnest ihn, schreibst "hier sind meine Notizen von heute Vormittag" und bekommst das Ergebnis in der Form, die du einmal festgelegt hast.

Technisch besteht ein Custom GPT aus fünf Teilen: einem Namen, einer kurzen Beschreibung, dem Anweisungstext, hochgeladenen Dateien und den Funktionen, die du an- oder abschaltest. Dazu kommt optional die Verbindung zu einem anderen Programm, die im Editor "Aktionen" heißt. Die ersten fünf Teile reichen für 95 von 100 Fällen.

Ein Beispiel aus unserem Alltag: Für Angebote gibt es bei uns einen festen Aufbau, eine feste Reihenfolge der Abschnitte und eine Liste von Wörtern, die in keinem Kundendokument vorkommen. Diese Liste hat 40 Einträge. Vor dem Custom GPT hat sie in einer Notiz gelegen, und ich habe sie in jeden Chat kopiert, in dem ich einen Angebotstext gebraucht habe. Jetzt liegt sie in den Anweisungen, und der GPT hält sich von selbst daran.

Der Name "GPT" ist an dieser Stelle etwas unglücklich gewählt, weil damit auch die Modelle heißen. Ein Custom GPT ist kein eigenes Modell. Er benutzt dasselbe Modell wie dein normaler Chat und kennt nur mehr über deine Aufgabe.

Was ist der Unterschied zwischen Custom GPT, Projekt und gespeichertem Prompt?

Ein Custom GPT ist für eine Aufgabe, die immer gleich abläuft, ein Projekt für laufende Arbeit an einem Thema, und ein gespeicherter Prompt für etwas, das du selten machst. Die drei werden oft durcheinandergeworfen, und genau daraus entsteht die Enttäuschung, dass ein Custom GPT "nichts bringt".

Was	Wofür	Was gespeichert wird	Beispiel
Gespeicherter Prompt	eine Aufgabe, die selten vorkommt	nichts, du kopierst den Text	Jahresrückblick für die Website
Custom GPT	eine Aufgabe, die immer gleich ablaufen soll	Anweisungen, Dateien, Funktionen	aus Gesprächsnotizen ein Angebot
Projekt	laufende Arbeit an einem Thema	Chats, Dateien, Anweisungen zum Thema	alles zu einem Kunden über 6 Monate
Claude Skill	eine Aufgabe, die auch Dateien auf dem Rechner anfasst	Anweisungen plus Skripte	eine Landing Page als HTML-Datei ablegen

Der Unterschied in einem Satz: Ein gespeicherter Prompt lebt bei dir, ein Custom GPT lebt in ChatGPT und lässt sich weitergeben, ein Projekt sammelt die Gespräche zu einem Thema, und ein Claude Skill greift zusätzlich auf Dateien und Skripte zu.

Bei ChatGPT liegt der praktische Unterschied zwischen Projekt und Custom GPT im Gedächtnis. Ein Projekt sammelt alle Chats zu einem Kunden an einer Stelle, und jeder neue Chat im Projekt kennt die Dateien, die dort liegen. Ein Custom GPT sammelt nichts. Jedes Gespräch mit ihm fängt frisch an, nur eben mit deinen Anweisungen im Rücken. Das ist genau dann richtig, wenn die Aufgabe immer dieselbe ist und der letzte Fall den nächsten nichts angeht.

Laut der Plan-Übersicht von OpenAI, abgerufen am 17.09.2026, gehören Projekte mit 25 Dateien pro Projekt zum Plus-Plan. Wer beides hat, nimmt in der Praxis das Projekt für Kundenarbeit und den Custom GPT für wiederkehrende Handgriffe.

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Ein gespeicherter Prompt passt für seltene Aufgaben, ein Custom GPT für Handgriffe, die immer gleich ablaufen, und ein Projekt für alles, was über Wochen zu einem Thema anfällt.

Was brauchst du, bevor du anfängst?

Du brauchst einen bezahlten ChatGPT-Plan, eine Aufgabe, die du mindestens dreimal im Monat hast, und ein Beispiel für ein Ergebnis, mit dem du zufrieden warst. Mehr nicht.

Zum Plan: Eigene GPTs anlegen gehört zu den Bezahl-Funktionen. Im Free-Plan kannst du GPTs benutzen, die andere Leute veröffentlicht haben, das Erstellen gehört nicht dazu. Ob der günstige Go-Plan das Anlegen enthält, steht in der öffentlichen Plan-Übersicht nicht. Wer Go hat, sieht in den Einstellungen nach, ob der Punkt "Meine GPTs" auftaucht.

Die Preise, Stand September 2026, Euro-Beträge inklusive Mehrwertsteuer aus der Suche vom 17.09.2026:

Plan	Preis im Monat	Eigene GPTs anlegen
Free	0	nein, nur fremde GPTs benutzen
Go	7,99 Euro	in der Plan-Übersicht nicht ausgewiesen
Plus	22,99 Euro inkl. MwSt. (20 Dollar Listenpreis)	ja
Pro	102,99 Euro	ja
Business	25 Dollar pro Person, 20 Dollar bei Jahreszahlung	ja, zusätzlich Freigabe im Arbeitsbereich

Für die meisten Selbstständigen ist Plus die Stufe, auf der das Thema anfängt. Was der Business-Plan darüber hinaus an Verwaltung und Datenschutz-Zusagen mitbringt, steht im Artikel zu ChatGPT Business. Den Euro-Endpreis zeigt ChatGPT erst an der Kasse, weil die Listenpreise in Dollar ohne Steuer angegeben sind.

Zur Aufgabe: Nimm für den ersten GPT etwas Kleines. Nicht "mein gesamtes Marketing", eher "aus meinen Notizen nach einem Erstgespräch eine Zusammenfassung mit Aufgabenliste". Ein enger Auftrag liefert brauchbare Ergebnisse, ein weiter Auftrag liefert Text, den du komplett überarbeitest.

Zum Beispiel-Ergebnis: Such dir ein fertiges Dokument heraus, mit dem du zufrieden warst. Ein Angebot, eine Mail, ein Protokoll. Das lädst du später als Datei hoch. ChatGPT orientiert sich an einem echten Beispiel stärker als an drei Absätzen Beschreibung.

Custom GPT erstellen: der Weg in acht Schritten

Der Weg geht über die linke Leiste zu "GPTs", dann oben rechts auf "Erstellen", und im Editor arbeitest du im rechten Reiter "Konfigurieren" statt im Chat-Reiter. Hier ist jeder Klick einzeln.

Schritt 1: GPTs öffnen. Melde dich auf chatgpt.com an. In der linken Leiste findest du unter deinen Chats den Punkt "GPTs". Ein Klick öffnet die Übersicht mit dem GPT Store und einem Bereich für deine eigenen GPTs.

Schritt 2: Erstellen anklicken. Oben rechts in dieser Übersicht sitzt der Knopf "Erstellen" oder "+ GPT erstellen", je nach Sprachfassung. Danach öffnet sich der Editor, links die Einstellungen, rechts eine Vorschau zum Testen.

Schritt 3: Vom Chat-Reiter auf "Konfigurieren" wechseln. Der Editor startet im Reiter "Erstellen". Dort stellt ChatGPT dir Fragen und schreibt die Anweisungen aus deinen Antworten. Das klingt bequem und liefert einen schwammigen Text. Klick oben auf "Konfigurieren" und schreib selbst.

Schritt 4: Name und Beschreibung eintragen. Der Name ist der, unter dem du den GPT in der Liste suchst. Nimm den Arbeitsauftrag, nicht den Produktnamen: "Angebot aus Notizen" ist besser als "Sales Assistant 3000". Die Beschreibung ist ein Satz, der unter dem Namen auftaucht, und vor allem beim Weitergeben nützlich, wenn du den GPT weitergibst.

Schritt 5: Anweisungen schreiben. Das ist das große Feld in der Mitte und der Teil, der über das Ergebnis entscheidet. Was da hineingehört, steht im nächsten Abschnitt, und weiter unten stehen drei vollständige Anweisungstexte zum Kopieren.

Schritt 6: Gesprächsstarter anlegen. Darunter kannst du bis zu vier kurze Sätze hinterlegen, die beim Öffnen als Knöpfe erscheinen. Bei einem GPT, den du selbst benutzt, sind sie Gedächtnisstütze für das erwartete Format: "Hier sind meine Notizen, Kunde und Datum stehen oben." Bei einem GPT, den du weitergibst, sind sie die halbe Anleitung.

Schritt 7: Dateien hochladen und Funktionen wählen. Unter "Wissen" lädst du deine Beispiele und Vorlagen hoch. Unter "Funktionen" schaltest du Web-Suche, Canvas, Bildgenerierung und die Datenanalyse an oder aus. Beides bekommt gleich einen eigenen Abschnitt.

Schritt 8: Testen und speichern. Rechts im Editor läuft eine Vorschau. Gib dort einen echten Fall ein, nicht einen ausgedachten. Wenn das Ergebnis passt, klickst du oben rechts auf "Erstellen" oder "Speichern" und legst fest, wer den GPT sehen darf. Ab jetzt steht der GPT in deiner linken Leiste.

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Von den fünf Feldern im Reiter "Konfigurieren" entscheidet das Feld "Anweisungen" über das Ergebnis, während Name und Beschreibung nur beim Wiederfinden und beim Weitergeben helfen.

Änderungen gehen jederzeit: GPT öffnen, "Bearbeiten", Text anpassen, wieder speichern. Alle, die den Link haben, bekommen automatisch die neue Fassung.

Was gehört in die Anweisungen?

In die Anweisungen gehören fünf Teile in dieser Reihenfolge: die Aufgabe, der Ablauf, das Format des Ergebnisses, die Grenzen und die Regel für Rückfragen. Wer diese fünf hat, hat einen GPT, der beim ersten Versuch etwas Brauchbares liefert.

Die Aufgabe. Ein bis zwei Sätze, was der GPT tut und für wen. "Du erstellst aus meinen Gesprächsnotizen ein Angebot für Handwerksbetriebe." Nicht "Du bist ein hilfreicher Assistent für Vertrieb." Je enger der Auftrag, desto weniger musst du hinterher ändern.

Der Ablauf. Die Reihenfolge der Arbeitsschritte, nummeriert. So, wie du es einer neuen Aushilfe am ersten Tag erklären würdest. "1. Lies die Notizen. 2. Ordne alles, was nach Aufgabe klingt, einer der drei Leistungen zu. 3. Was du nicht zuordnen kannst, sammelst du unten unter offene Punkte." Diese Nummerierung ist der Unterschied zwischen einem GPT, der jedes Mal etwas anderes macht, und einem, der sich an die Reihenfolge hält.

Das Format. Wie das Ergebnis aussehen soll: Überschriften, Reihenfolge der Abschnitte, Länge, Anrede. Hier darfst du kleinlich sein. "Immer in dieser Reihenfolge: Ausgangslage, Leistungen, Preis, nächster Schritt. Die Ausgangslage höchstens 5 Sätze."

Die Grenzen. Was der GPT nicht tun soll. Das ist der Teil, den fast alle weglassen und der am meisten Arbeit spart. "Erfinde keine Preise. Wenn im Text kein Preis steht, schreib eine eckige Klammer mit Preis fehlt. Benutze diese Wörter nicht: ..." Bei uns steht dort auch die Liste der Wörter, die in keinem Kundendokument vorkommen.

Die Rückfragen. Eine Regel dafür, wann der GPT nachfragen soll statt zu raten. "Wenn Branche oder Auftragsgröße unklar sind, stell genau eine Rückfrage und warte auf die Antwort." Ohne diese Regel füllt ChatGPT Lücken mit Erfindungen, und das merkst du erst, wenn das Angebot beim Kunden liegt.

Was in den Anweisungen nichts zu suchen hat: Höflichkeiten, Motivation und Rollenspiel-Text nach dem Muster "Du bist ein weltklasse Berater mit 20 Jahren Erfahrung". Das ändert am Ergebnis nichts und verbraucht Platz, den die Grenzen besser nutzen. Welche Teile ein Prompt allgemein hat, steht im Artikel zu der Frage, was ein guter Prompt ist.

Zur Länge: Ein bis zwei Bildschirmseiten reichen für die meisten Aufgaben. Wer jeden Sonderfall hineinschreibt, bekommt einen GPT, der die wichtigste Regel übersieht, weil sie zwischen 40 Ausnahmen steht. Die wichtigste Regel steht oben. Beispiele gehören in die hochgeladenen Dateien.

Welche Dateien lädst du hoch?

Hochladen solltest du das, was ein neuer Mitarbeiter am ersten Tag auf den Tisch bekäme: zwei bis drei fertige Beispiele, eine Vorlage und eine Liste mit Fakten, die stimmen müssen. Alles andere kostet nur Zeit beim Nachschlagen.

Das Feld heißt "Wissen" und sitzt unter den Anweisungen. Du ziehst Dateien hinein oder wählst sie über den Knopf aus. Formate, die im Alltag funktionieren: PDF, Word, Textdateien, Tabellen als CSV oder Excel.

Drei Arten von Dateien haben sich bei uns eingespielt:

1. Fertige Beispiele. Zwei oder drei Ergebnisse, mit denen du zufrieden warst. Ein gutes Angebot, zwei gute Antwortmails. Der GPT orientiert sich daran stärker als an jeder Beschreibung von Ton und Aufbau.
2. Eine Vorlage. Das leere Gerüst mit den Abschnitten in der richtigen Reihenfolge und Platzhaltern in eckigen Klammern.
3. Fakten, die stimmen müssen. Preise, Leistungen, Fristen, Ansprechpartner. Alles, was der GPT sonst erfinden würde. In einer Datei, übersichtlich, damit du sie einmal im Quartal austauschen kannst.

Zwei praktische Punkte dazu. Erstens: Ein Beispiel mit sichtbaren Fehlern ist schlimmer als kein Beispiel, weil der GPT die Fehler übernimmt. Zweitens: Alte Preise in einer alten Datei sind die häufigste Ursache für falsche Angaben im Ergebnis. Schreib dir das Austauschdatum in den Dateinamen, etwa "preise-2026-09.pdf".

Für die Frage, was in solche Dateien auf keinen Fall gehört, gibt es weiter unten einen eigenen Abschnitt zum Datenschutz.

Welche Funktionen schaltest du an, welche aus?

Schalte nur die Funktionen an, die deine Aufgabe wirklich braucht, weil jede zusätzliche Funktion den GPT dazu verleitet, sie zu benutzen. Für die meisten Alltags-GPTs ist die richtige Antwort: alles aus.

Im Editor stehen unter "Funktionen" vier Schalter. Was jeder macht und wann er sinnvoll ist:

Funktion	Was sie macht	Wann an
Web-Suche	sucht im Netz und zitiert Seiten	bei Themen, die sich ändern, etwa Recherche zu einem Kunden
Canvas	öffnet ein Textfenster zum gemeinsamen Überarbeiten	bei langen Texten, die du Absatz für Absatz anfasst
Bildgenerierung	erstellt Bilder	bei Entwürfen für Grafiken, im Büroalltag selten
Code Interpreter und Datenanalyse	rechnet, liest Tabellen aus, erstellt Dateien zum Herunterladen	bei Zahlen aus Excel oder wenn der GPT eine Datei ausgeben soll

Für einen GPT, der aus Notizen ein Angebot erstellt, ist jede dieser vier Funktionen aus. Er hat alles, was er braucht, in den Anweisungen und den Dateien. Bleibt die Web-Suche an, passiert regelmäßig, dass er mitten im Angebot anfängt, Branchenzahlen zu recherchieren.

Ein Punkt, den man kennen sollte: Wenn die Datenanalyse an ist, können Leute, die deinen GPT benutzen, unter Umständen an den Inhalt deiner hochgeladenen Dateien kommen, weil diese Funktion Dateien lesen und ausgeben kann. Für einen GPT, den du weitergibst, ist das der Schalter, über den du zweimal nachdenkst.

Unter den Funktionen steht noch der Punkt "Aktionen". Damit verbindest du den GPT über eine Schnittstelle mit einem anderen Programm, etwa deinem CRM. Das braucht eine technische Beschreibung der Schnittstelle und einen Zugangsschlüssel, und damit fängt man nicht an. Für den Einstieg gilt: Aktionen leer lassen.

Wie testest du deinen Custom GPT?

Getestet wird mit drei echten Fällen aus der Vergangenheit, nicht mit ausgedachten, und zwar bevor der GPT das erste Mal für echte Arbeit benutzt wird. Ausgedachte Fälle sind zu sauber und zeigen die Lücken nicht.

So läuft der Test ab:

1. Fall 1: der Normalfall. Nimm einen Vorgang von letzter Woche, für den du das Ergebnis schon kennst. Gib die Ausgangsdaten in die Vorschau rechts im Editor. Vergleich das Ergebnis mit dem, was du damals von Hand gemacht hast.
2. Fall 2: der unvollständige. Nimm einen Vorgang, bei dem etwas fehlt, etwa Notizen ohne Preis. Jetzt siehst du, ob der GPT nachfragt oder eine Zahl erfindet. Erfindet er sie, fehlt die Regel für Rückfragen in den Anweisungen.
3. Fall 3: der schiefe. Gib etwas ein, das gar nicht zur Aufgabe passt, etwa eine fremde Frage. Ein guter GPT sagt, dass er dafür nicht da ist. Ein schlechter antwortet ausführlich und falsch.

Was in diesen drei Läufen auffällt, kommt als zusätzliche Zeile in die Anweisungen. Bei unserem Angebots-GPT sind nach dem zweiten Test genau zwei Zeilen dazugekommen: eine zu fehlenden Preisen, eine zur Länge der Ausgangslage, weil aus 4 Sätzen 15 geworden waren.

Ein Detail, das Zeit spart: Die Vorschau im Editor benutzt immer die gerade eingetippten Anweisungen, auch ungespeichert. Du kannst also eine Zeile ändern, sofort testen, wieder ändern. Erst wenn es sitzt, speicherst du.

Und ein Hinweis zur Erwartung: Ein Custom GPT liefert am Anfang nicht das fertige Dokument. Er liefert einen Entwurf, an dem du 10 Minuten arbeitest statt 60. Wer das Gegenteil erwartet, ist nach drei Tagen enttäuscht und macht wieder alles selbst.

Beispiel 1: der GPT, der aus Gesprächsnotizen ein Angebot erstellt

Dieser GPT nimmt die Notizen aus einem Erstgespräch und liefert daraus einen Angebotsentwurf im immer gleichen Aufbau, mit offenen Punkten in Klammern statt erfundener Angaben. Das ist der GPT, der bei uns am meisten Zeit spart.

Die Ausgangslage: Nach einem Erstgespräch liegen Notizen vor, halbe Sätze, Stichworte, eine Zahl, die der Kunde genannt hat. Daraus ein Angebot zu schreiben dauert eine knappe Stunde, und die Hälfte davon geht für den immer gleichen Rahmen drauf.

Funktionen: alles aus. Dateien: zwei alte Angebote, die Leistungsliste mit Preisen, die Liste der verbotenen Wörter.

Der vollständige Anweisungstext zum Kopieren:

Du erstellst aus meinen Gesprächsnotizen einen Angebotsentwurf.
Meine Kunden sind kleine Betriebe mit 2 bis 20 Leuten.

ABLAUF
1. Lies die Notizen einmal ganz durch.
2. Ordne jeden Punkt, der nach Arbeit klingt, einer Leistung aus der
   Datei leistungen.pdf zu.
3. Was du nicht zuordnen kannst, sammelst du am Ende unter
   "Offene Punkte".
4. Nimm die Preise ausschliesslich aus leistungen.pdf.
5. Erstelle den Entwurf im Format unten.

FORMAT
Immer diese vier Abschnitte in dieser Reihenfolge:
1. Ausgangslage: was der Kunde geschildert hat, hoechstens 5 Saetze,
   in seinen eigenen Worten, keine Bewertung.
2. Leistungen: je Leistung eine Ueberschrift, darunter 2 bis 3 Saetze,
   was konkret passiert und was der Kunde am Ende hat.
3. Investition: Tabelle mit Leistung, Menge, Preis, Summe.
4. Naechster Schritt: ein Satz, was jetzt passiert.

GRENZEN
- Erfinde keine Preise, keine Fristen und keine Ergebnisse.
  Fehlt eine Angabe, schreib [fehlt: Preis] an die Stelle.
- Keine Versprechen zu Umsatz, Ranking oder Anzahl von Kunden.
- Benutze die Woerter aus verbotene-woerter.txt nicht.
- Kein Gedankenstrich, gerade Anfuehrungszeichen.
- Duze den Kunden nur, wenn ich in den Notizen "du" geschrieben habe.

RUECKFRAGEN
Wenn Branche, Auftragsgroesse oder Zeitrahmen unklar sind, stell genau
eine Rueckfrage und warte auf meine Antwort, bevor du schreibst.

AM ENDE
Haeng eine Liste "Pruefen vor dem Versand" an mit allem, was du aus
den Notizen abgeleitet und nicht woertlich vorgefunden hast.

Die letzte Regel ist die, die ich am wenigsten erwartet hätte und am meisten benutze. Der GPT schreibt unter das Angebot, welche Punkte er selbst geschlossen hat. Damit weiß ich nach 30 Sekunden, wo ich hinsehen muss.

Was dieser GPT nicht macht: das Angebot verschicken. Der Entwurf geht in unser Angebots-Dokument, wird geprüft und dann von Hand versendet. Ein Entwurf ist ein Entwurf.

Beispiel 2: der GPT für wiederkehrende Kundenanfragen

Dieser GPT nimmt eine eingegangene Kundenmail und liefert einen Antwortentwurf in unserem Ton, mit den richtigen Angaben zu Ablauf, Fristen und Preisen. Er ersetzt die Standardtexte, die vorher in einer Notiz-App lagen und trotzdem jedes Mal angepasst wurden.

Die Ausgangslage: 80 Prozent der Anfragen drehen sich um dieselben fünf Themen. Termin verschieben, Ablauf erklären, Preis nachreichen, Unterlagen anfordern, freundlich absagen. Jede Antwort ist in zwei Minuten getippt, aber sie kommen 15-mal pro Woche.

Funktionen: alles aus. Dateien: 5 gute Antwortmails aus dem Postfach, die Preisliste, eine Seite mit dem Ablauf.

Der vollständige Anweisungstext zum Kopieren:

Du schreibst Antwortentwuerfe auf Kundenmails an mein Postfach.
Ich pruefe jeden Entwurf und verschicke selbst.

ABLAUF
1. Lies die eingefuegte Mail.
2. Ordne sie einem dieser Faelle zu: Termin verschieben,
   Ablauf erklaeren, Preis nachreichen, Unterlagen anfordern,
   Absage. Passt keiner, schreib "Fall unklar" und stell eine Frage.
3. Nenne den erkannten Fall in einer Zeile ueber der Antwort.
4. Schreib die Antwort.

FORMAT
- Anrede so, wie der Absender mich angesprochen hat.
- Erster Satz beantwortet die Frage der Mail direkt.
- Danach hoechstens 3 kurze Absaetze.
- Letzter Satz sagt, was als naechstes passiert und bis wann.
- Grussformel: "Viele Gruesse" und mein Vorname.
- Hoechstens 120 Woerter.

GRENZEN
- Keine Entschuldigungsfloskeln am Anfang.
- Keine Fristen und keine Preise, die nicht in preise.pdf oder
  ablauf.pdf stehen. Fehlt eine Angabe: [fehlt: ...].
- Keine Rabatte, keine Ausnahmen, keine Zusagen zu Terminen,
  die ich nicht genannt habe.
- Kein Gedankenstrich, gerade Anfuehrungszeichen, keine Emojis.
- Kein "gerne", kein "natuerlich", kein "selbstverstaendlich".

RUECKFRAGEN
Enthaelt die Mail eine Beschwerde oder eine rechtliche Frage,
schreib keinen Entwurf. Schreib stattdessen: "Das beantwortest du
selbst" und fass in 3 Zeilen zusammen, worum es geht.

Die letzte Regel ist Absicht. Beschwerden und rechtliche Fragen beantwortet ein Mensch, und zwar der, der die Folgen davon hat. Ein GPT, der auch das noch übernimmt, spart 5 Minuten und kostet im Zweifel einen Kunden.

Eine Beobachtung nach den ersten Wochen: Der Fall "Preis nachreichen" hat als einziger regelmäßig danebengelegen, weil unsere Preisliste Pakete und Stundensätze gemischt hat. Die Lösung war nicht mehr Anweisungstext, die Lösung war eine aufgeräumte Preisdatei. Das gilt allgemein: Viele Fehler eines Custom GPT sind Fehler in den hochgeladenen Unterlagen.

Beispiel 3: der GPT, der aus Gesprächsnotizen ein Protokoll und eine Aufgabenliste macht

Dieser GPT nimmt Stichworte oder ein Transkript aus einem Meeting und liefert ein Protokoll plus eine Aufgabenliste mit Verantwortlichen und Terminen. Er ist der einfachste der drei und der, den man am ehesten weitergibt.

Die Ausgangslage: Nach einem Termin liegen Notizen da, und das Protokoll schreibt niemand, weil es 20 Minuten dauert. Zwei Wochen später fehlt die Antwort auf die Frage, wer was zugesagt hat.

Funktionen: alles aus. Dateien: ein Beispielprotokoll, mehr nicht.

Der vollständige Anweisungstext zum Kopieren:

Du machst aus meinen Meeting-Notizen ein Protokoll und eine
Aufgabenliste. Die Notizen sind Stichworte oder ein Transkript.

ABLAUF
1. Erkenne Datum, Teilnehmer und Anlass. Fehlt etwas, frag danach.
2. Trenne, was besprochen wurde, von dem, was entschieden wurde,
   und von dem, was jemand zugesagt hat.
3. Schreib das Protokoll im Format unten.

FORMAT
1. Kopf: Datum, Teilnehmer, Anlass, Dauer.
2. Entscheidungen: je eine Zeile, im Praesens, mit dem Grund
   in einem Halbsatz. Wurde nichts entschieden, schreib das hin.
3. Besprochen: hoechstens 6 Punkte, je 1 bis 2 Saetze.
4. Aufgaben: Tabelle mit Aufgabe, wer, bis wann.
   Fehlt ein Name oder ein Termin: [offen].
5. Offene Fragen: was im Termin nicht geklaert wurde.

GRENZEN
- Uebernimm nur, was in den Notizen steht. Nichts ergaenzen,
  nichts glaetten, keine Einschaetzung von dir.
- Hat jemand etwas als Vermutung gesagt, kennzeichne es als
  Vermutung.
- Keine Zusammenfassung am Ende, das Protokoll ist die
  Zusammenfassung.
- Kein Gedankenstrich, gerade Anfuehrungszeichen.

AM ENDE
Schreib in einer Zeile, wie viele Aufgaben ohne Namen oder ohne
Termin geblieben sind.

Dieser GPT eignet sich gut zum Weitergeben, weil er keine Preise und keine internen Unterlagen braucht. Wer im Team arbeitet, legt ihn einmal an, schickt den Link herum, und ab da schreiben alle dasselbe Protokoll.

Die drei Beispiele zusammen zeigen das Muster: enger Auftrag, nummerierter Ablauf, festes Format, harte Grenzen, eine Regel für Rückfragen. Wer diese fünf Teile für die eigene Aufgabe hinschreibt, hat den Custom GPT in 20 Minuten fertig. Weitere Vorlagen für den Alltag stehen in der Sammlung mit ChatGPT-Prompts auf Deutsch.

Wie teilst du einen Custom GPT?

Beim Speichern wählst du zwischen drei Stufen: nur ich, jeder mit dem Link, und veröffentlicht im GPT Store. Die Stufe lässt sich jederzeit ändern, auch nach dem Speichern.

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Für eigene Unterlagen gilt "nur ich", für Team und Kunden reicht der Link, und die Veröffentlichung im Store ergibt nur Sinn, wenn keine eigenen Dateien darin liegen.

Nur ich. Der GPT taucht nur in deiner Liste auf. Das ist die Stufe für alles, was Preise, Kundendaten oder interne Unterlagen enthält. Unsere beiden ersten Beispiele stehen auf dieser Stufe.

Jeder mit dem Link. Der GPT ist über einen Link erreichbar und im Store nicht zu finden. Wer den Link hat, kann ihn benutzen, dafür braucht die Person einen eigenen ChatGPT-Zugang. Das ist die Stufe für ein kleines Team, für einen Kunden, dem du eine Arbeitshilfe mitgibst, oder für eine Gruppe, in der eine Vorlage herumgehen soll. Wichtig: Ein Link lässt sich weiterleiten. Was auf dieser Stufe liegt, ist so vertraulich wie eine Mail, die weitergeleitet werden kann.

Veröffentlicht im GPT Store. Der GPT ist öffentlich und wird über die Suche gefunden. Dafür braucht es einen bestätigten Namen im Profil. Das ist eine Sache für Leute, die etwas als kleines Werbe-Angebot herausgeben, etwa einen Rechner oder eine Checkliste für eine Branche. Für den Büroalltag ist diese Stufe ohne Nutzen.

Im Business-Plan kommt eine vierte Möglichkeit dazu: die Freigabe im eigenen Arbeitsbereich. Dann sehen alle Personen im Firmenkonto den GPT, Fremde nicht. Für ein Team ab 5 Personen ist das der sauberere Weg als Links herumzuschicken.

Ein praktischer Hinweis zum Weitergeben: Wenn du den Link herausgibst, schreib zwei Sätze dazu, wie man den GPT füttert. Die meisten Leute öffnen ihn, schreiben "hallo" und sind verwirrt. Genau dafür sind auch die Gesprächsstarter aus Schritt 6 da.

Was passiert mit den Dateien, die du hochlädst?

Die hochgeladenen Dateien liegen bei OpenAI, sie werden im Gespräch mit dem GPT ausgelesen, und je nach Einstellung und Plan können deine eigenen Chats auch zur Verbesserung der Modelle benutzt werden. Deshalb entscheidet vor dem Hochladen die Frage, ob der Inhalt dort liegen darf.

Was OpenAI selbst zusagt, hängt am Plan. Für Firmen-Pläne steht in der Plan-Übersicht, Stand September 2026, ausdrücklich "kein Training auf Firmendaten, standardmäßig", dazu Verwaltung über eine Admin-Konsole, und beim Enterprise-Plan kommen Datenresidenz in der EU und eine eigene Schlüsselverwaltung dazu. Für die privaten Pläne gibt es in den Einstellungen einen Schalter, mit dem du der Nutzung deiner Inhalte für das Training widersprichst.

Was das praktisch heißt, wenn du einen GPT anlegst:

• Gehört nicht hinein: Gesundheitsdaten, Personalakten, Bewerbungsunterlagen, Zugangsdaten und Schlüssel, Bankverbindungen, vollständige Kundenlisten mit Namen und Adressen, Verträge mit Vertraulichkeitsklausel.
• Geht in Ordnung, mit Augenmaß: eigene Leistungsbeschreibungen, eigene Preise, eigene Textvorlagen, anonymisierte Beispiele, Ablaufbeschreibungen.
• Vorher anonymisieren: alte Angebote und Protokolle. Namen, Firmen und Adressen durch Platzhalter ersetzen. Für das Format, an dem sich der GPT orientiert, ändert das nichts.

Dazu kommt der Punkt aus dem Funktionen-Abschnitt: Ist die Datenanalyse angeschaltet und teilst du den GPT, können Leute unter Umständen an den Inhalt deiner Dateien kommen. Bei einem GPT auf der Stufe "jeder mit dem Link" ist das der Grund, keine Preislisten und keine internen Unterlagen hochzuladen.

Wenn du mit Kundendaten arbeitest, brauchst du zusätzlich einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter, und den gibt es an die Firmen-Pläne gekoppelt. Welche Zusagen im Business-Plan stehen, steht im Artikel zu ChatGPT Business.

Kurz zur Einordnung: Das hier ist unsere Einordnung aus der Praxis, ersetzt keine Rechtsberatung. Was in deinem Fall gilt, klärst du mit deinem Datenschutzbeauftragten oder Anwalt.

Wann ist ein Custom GPT die falsche Lösung?

Ein Custom GPT ist die falsche Lösung, wenn du die Aufgabe selten hast, wenn sie jedes Mal anders abläuft, wenn sie Zugriff auf deine Dateien oder Programme braucht, oder wenn das Problem in Wahrheit an deinen Unterlagen hängt. In allen vier Fällen gibt es etwas Besseres.

Du hast die Aufgabe selten. Einmal im Quartal ein Text für die Website, einmal im Jahr der Rückblick. Dafür reicht ein gespeicherter Prompt in einer Notiz-App. Ein Custom GPT, den du alle drei Monate öffnest, ist beim zweiten Mal veraltet, weil sich Preise und Leistungen geändert haben und niemand die Dateien ausgetauscht hat.

Die Aufgabe läuft jedes Mal anders ab. Beratung, Recherche, Denken über ein Problem. Da gibt es keinen Ablauf, den man nummerieren kann, und jede Anweisung engt nur ein. Dafür ist ein normaler Chat besser, mit einem langen, sorgfältig geschriebenen Prompt am Anfang.

Die Aufgabe braucht deine Dateien oder deine Programme. Sobald etwas auf deinem Rechner passieren soll, Dateien angelegt, umbenannt, in Ordner sortiert, ist ein Custom GPT am Ende seiner Möglichkeiten. Dafür gibt es Claude Skills, die Anweisungen und ausführbare Skripte zusammenpacken und in Claude Cowork direkt auf Dateien zugreifen. Der Unterschied in einem Satz: Ein Custom GPT sagt dir, wie das Dokument aussehen soll, ein Skill legt die Datei ab.

Es hängt an deinen Unterlagen. Wenn dein GPT falsche Preise nennt, weil die Preisliste unübersichtlich ist, hilft kein zusätzlicher Anweisungstext. Das war bei unserem Antwort-GPT so, und die Lösung waren zwei aufgeräumte Seiten statt 40 neuer Zeilen in den Anweisungen. Eine Maschine, die deine Unterlagen liest, macht denselben Fehler wie eine neue Aushilfe, die sie liest.

Und ein fünfter Fall, laufende Arbeit an einem Thema. Wenn du über Monate mit einem Kunden arbeitest und willst, dass die Gespräche aufeinander aufsetzen, nimm ein Projekt. Ein Custom GPT vergisst nach jedem Gespräch alles, was besprochen wurde. Das ist bei einer wiederkehrenden Aufgabe genau richtig und bei Kundenarbeit lästig.

Typische Fehler beim ersten Custom GPT

Die drei häufigsten Fehler sind ein zu weiter Auftrag, Anweisungen ohne Grenzen und Dateien, die niemand mehr pflegt. Alle drei lassen sich in 10 Minuten beheben, wenn man sie kennt.

Der Auftrag ist zu weit. "Mein Marketing-Assistent" liefert für Posts, Mails, Anzeigen und Angebote jeweils mittelmäßige Ergebnisse. Vier enge GPTs sind besser als einer, der alles halb kann. Beim ersten GPT gilt: eine Aufgabe, ein Ergebnis, ein Format.

Es fehlen die Grenzen. Ohne den Abschnitt zu dem, was der GPT nicht tun soll, erfindet er Preise, Fristen und Ergebnisse. Das fällt in den ersten Tagen nicht auf, weil die Texte gut klingen. Es fällt beim Kunden auf.

Die Dateien veralten. Preise ändern sich, Leistungen kommen dazu, der Ablauf wird umgestellt. Setz dir einen Termin, einmal im Quartal, und tausch die Dateien aus. Das Datum im Dateinamen macht sichtbar, wann das zuletzt passiert ist.

Ein vierter Fehler, den man erst nach ein paar Wochen macht: Du änderst die Anweisungen bei jedem Ärgernis und schreibst dabei Zeile um Zeile dazu. Nach zwei Monaten stehen dort 90 Regeln, von denen der GPT die Hälfte übersieht. Besser ist, einmal im Quartal alles zu lesen und zusammenzustreichen. Was zweimal dasteht, kommt raus. Was nur einen Sonderfall abdeckt, kommt raus.

Und ein fünfter, der nichts mit ChatGPT zu tun hat: Der GPT wird angelegt und dann nicht benutzt, weil das Öffnen einen Klick mehr braucht als das leere Chatfenster. Dagegen hilft, ihn in der linken Leiste anzuheften und die Gesprächsstarter so zu schreiben, dass sie den Einstieg abnehmen.

Was kostet ein Custom GPT?

Ein Custom GPT kostet nichts extra, er ist im bezahlten Plan enthalten, und die Gespräche mit ihm zählen auf dieselben Nutzungsgrenzen wie deine normalen Chats. Es gibt keine Abrechnung pro GPT und keine Gebühr fürs Veröffentlichen.

Stand September 2026 kostet Plus 22,99 Euro im Monat inklusive Mehrwertsteuer, Listenpreis 20 Dollar, und es gibt dort keinen Jahresrabatt. Pro liegt bei 102,99 Euro im Monat mit ungefähr fünfmal den Plus-Grenzen. Der Business-Plan startet bei 25 Dollar pro Person und Monat, 20 Dollar bei Jahreszahlung, ab 2 Personen.

Was der Betrieb eines Custom GPT im Alltag zusätzlich verbraucht: Nichts, solange die Funktionen aus sind. Angeschaltete Web-Suche und Datenanalyse lassen ein Gespräch länger laufen und verbrauchen dadurch mehr von deinem Kontingent. Wer mit dem Free-Plan fremde GPTs benutzt, merkt das am schnellsten, weil dort laut Plan-Übersicht ungefähr 10 Nachrichten pro 5 Stunden drin sind.

Der ehrlichere Blick auf die Kosten ist die Zeit. Ein Custom GPT anzulegen dauert beim ersten Mal rund 20 Minuten, dazu kommen dreimal 5 Minuten Test und einmal im Quartal eine Viertelstunde Pflege. Bei einer Aufgabe, die du dreimal pro Woche hast und die dabei 20 Minuten auf 8 Minuten fällt, ist das nach der zweiten Woche wieder drin. Bei einer Aufgabe alle vier Wochen nie.

Fazit

Ein Custom GPT ist eine Anweisung, die du einmal aufschreibst und danach nur noch aufrufst. Der Weg dorthin ist kurz: GPTs, Erstellen, Konfigurieren, fünf Felder, drei Testläufe, speichern. Die Arbeit liegt nicht in der Oberfläche, sie liegt in den fünf Teilen des Anweisungstextes und in aufgeräumten Unterlagen. Nimm für den ersten eine kleine Aufgabe, die du diese Woche dreimal hattest, und lass die Funktionen aus.

Häufige Fragen

Was ist ein Custom GPT?

Ein Custom GPT ist eine eigene Fassung von ChatGPT für eine bestimmte Aufgabe. Du hinterlegst einmal einen Namen, eine Beschreibung, den Anweisungstext, Dateien als Beispiele und die Funktionen, die der GPT nutzen darf. Danach startet jedes Gespräch mit diesem Wissen. Ein eigenes Modell ist es nicht, er nutzt dasselbe Modell wie dein normaler Chat.

Wie erstelle ich einen eigenen GPT?

In der linken Leiste auf "GPTs" klicken, oben rechts auf "Erstellen", dann im Editor auf den Reiter "Konfigurieren" wechseln. Dort füllst du Name, Beschreibung und Anweisungen aus, lädst unter "Wissen" deine Beispiele hoch und schaltest unter "Funktionen" an, was der GPT braucht. Rechts testest du mit einem echten Fall, oben rechts speicherst du und legst fest, wer den GPT sehen darf.

Ist ein Custom GPT kostenlos?

Benutzen ja, erstellen nein. Fremde GPTs lassen sich auch im Free-Plan öffnen. Eigene GPTs anlegen gehört zu den Bezahl-Funktionen, der Einstieg dafür ist der Plus-Plan mit 22,99 Euro im Monat inklusive Mehrwertsteuer, Stand September 2026. Zusätzliche Kosten pro GPT gibt es nicht, die Gespräche zählen auf dieselben Nutzungsgrenzen wie normale Chats.

Was ist der Unterschied zwischen einem Custom GPT und einem Projekt?

Ein Custom GPT ist für eine Aufgabe, die immer gleich abläuft, und fängt bei jedem Gespräch frisch an. Ein Projekt sammelt alle Chats und Dateien zu einem Thema oder einem Kunden an einer Stelle, sodass spätere Gespräche auf frühere aufsetzen. Für wiederkehrende Handgriffe nimmst du den GPT, für laufende Kundenarbeit das Projekt.

Kann ich meinen Custom GPT teilen?

Ja, über drei Stufen. "Nur ich" heißt, er taucht allein in deiner Liste auf. "Jeder mit dem Link" heißt, wer den Link hat, kann ihn mit eigenem ChatGPT-Zugang benutzen, im Store ist er nicht zu finden. "Veröffentlicht" heißt, er ist im GPT Store für alle sichtbar und braucht einen bestätigten Namen im Profil. Im Business-Plan kommt die Freigabe im eigenen Arbeitsbereich dazu.

Brauche ich Programmierkenntnisse für einen Custom GPT?

Nein. Name, Beschreibung, Anweisungen, Dateien und Funktionen füllst du in normalen Feldern aus, und die Anweisungen schreibst du in Alltagssprache. Technisch wird es nur an einer Stelle, bei den Aktionen, mit denen ein GPT über eine Schnittstelle mit einem anderen Programm spricht. Für den Einstieg lässt du diesen Punkt leer.

Welche Custom GPTs bei uns jede Woche laufen

Die drei Beispiele oben sind der Stand von Mitte September 2026, und jeder von ihnen hat seit dem ersten Entwurf zwei bis drei zusätzliche Zeilen bekommen, weil ein echter Fall gezeigt hat, was in der Anweisung fehlte. Im KI Hub liegen diese Anweisungstexte als Dateien zum Kopieren, zusammen mit den Fassungen, die wir seitdem nachgeschärft haben, und mit den Preis- und Ablauf-Dateien als Muster. Wer mit Custom GPTs anfängt, kommt schneller voran, wenn er eine Anweisung übernimmt, die bei jemand anderem schon 3 Wochen im Einsatz ist.