KI am Telefon: was ein Telefonassistent kostet und für wen er sich lohnt

Ein KI-Telefonassistent kostet bei den Anbietern, die ihre Preise offen ausweisen, zwischen 49 und 199 Euro Grundgebühr im Monat, dazu kommt fast immer ein Minutenpreis zwischen 0,13 und 0,35 Euro für alles über dem enthaltenen Kontingent. Er lohnt sich für den Betrieb, dessen Telefon tagsüber klingelt, während niemand im Büro sitzt, und dessen Anrufe zu einem großen Teil aus drei Sachen bestehen: ein Termin, ein Rückrufwunsch, eine Frage nach der Öffnungszeit.

Damit das gleich klar ist: Wir setzen selbst keinen Telefonassistenten ein. Unser Geschäft läuft schriftlich, über Newsletter, LinkedIn und Mail, und ein Handwerksbetrieb sind wir nicht. Dieser Artikel ist deshalb keine Erfolgsgeschichte mit erfundenen Anrufzahlen. Er ist eine Rechnung. Wir haben am 25. September 2026 die Preisseiten von vier Anbietern für KI-Telefonassistenten und von zwei Telefonservices mit echten Menschen geöffnet, die Zahlen abgeschrieben und sie für drei Anruf-Mengen durchgerechnet. Jede Annahme, die in dieser Rechnung steckt, steht im Text daneben. Wenn deine Zahlen anders sind, kannst du die Rechnung mit deinen Zahlen wiederholen, ohne uns glauben zu müssen.

Was ist ein KI-Telefonassistent?

Ein KI-Telefonassistent ist eine Software, die deinen Festnetzanruf annimmt, mit dem Anrufer spricht wie ein Mensch am Telefon und das Ergebnis des Gesprächs als Nachricht, Kalendereintrag oder Eintrag in deiner Kundenliste hinterlegt. Der Anrufer wählt deine gewohnte Nummer, hört nach zwei Klingeltönen eine Stimme, nennt sein Anliegen und legt auf. Auf deinem Handy liegt kurz danach eine Zusammenfassung.

Technisch stecken drei Teile dahinter, und es lohnt sich, sie zu kennen, weil an jedem der drei Teile ein Fehler entstehen kann. Der erste Teil macht aus Sprache Text, also aus dem, was der Anrufer sagt, eine geschriebene Zeile. Der zweite Teil ist das Sprachmodell, das diese Zeile versteht und entscheidet, was es antwortet und was es notiert. Der dritte Teil macht aus der Antwort wieder Sprache, also die Stimme, die der Anrufer hört. Zwischen dem Ende des Satzes des Anrufers und dem Beginn der Antwort liegt bei den guten Systemen weniger als eine Sekunde, und genau diese Verzögerung ist das, was ein Anrufer als "irgendwie komisch" beschreibt, wenn sie zu lang ist.

Der Unterschied zur alten Ansage in der Telefonanlage ist, dass es kein Menü mehr gibt. Du kennst die Variante: "Für Terminvereinbarung drücken Sie die Eins." Ein Assistent hat kein Menü, er hat ein Gespräch. Der Anrufer sagt "Meine Heizung macht ein Geräusch und ich bräuchte mal jemanden", und der Assistent fragt zurück, seit wann das Geräusch da ist und wann jemand zu Hause wäre. Das ist der ganze Sprung, und er ist größer, als er sich aufschreiben lässt.

Der Unterschied zu einem Telefonservice mit Menschen ist der Preis und die Verfügbarkeit. Ein Mensch kostet pro Anruf. Eine Software kostet pro Minute, und der Preis pro Minute liegt bei einem Bruchteil. Dafür hört ein Mensch am Tonfall, dass der Anrufer gerade im Wasser steht, und die Software hört das nicht.

Warum das Telefon im Handwerk anders klingelt als im Büro

Im Handwerk trifft das Telefon fast immer auf niemanden, weil die Person, die antworten müsste, genau dann mit beiden Händen arbeitet. Das ist der Unterschied zu einem Büro-Betrieb, in dem irgendwer sitzt und abnehmen kann.

Rechne den Tag einmal durch. Der Chef ist um 7 Uhr auf der ersten Baustelle, um 11 Uhr auf der zweiten, um 15 Uhr beim Kunden zur Abnahme, und dazwischen fährt er. Ein Anruf um 9:40 Uhr trifft ihn auf der Leiter, mit Bohrmaschine in der Hand und Staub in der Luft. Er hat drei Möglichkeiten: nicht abnehmen, abnehmen und schlecht zuhören, oder die Arbeit unterbrechen. Alle drei kosten etwas.

Dazu kommt die Art der Anrufe. Ein großer Teil der eingehenden Anrufe in einem Handwerksbetrieb ist keine komplizierte Beratung. Es ist "Wann kommen Sie?", "Können Sie sich das mal ansehen?", "Ich brauche einen Termin", "Haben Sie am Samstag offen?". Genau diese Anrufe sind die, bei denen ein Assistent sauber funktioniert, weil sie eine feste Form haben.

Und es kommt eine dritte Sache dazu, die den Handwerker von einem Ladengeschäft unterscheidet: Der Anrufer probiert bei Nichterreichen sofort den nächsten. Wer heute einen Elektriker sucht, hat drei Nummern aus der Kartensuche auf dem Handy. Nummer eins nimmt nicht ab, Nummer zwei nimmt ab, Nummer zwei hat den Auftrag. Es gibt keine Warteschlange, in der der Kunde geduldig steht. Es gibt nur den nächsten Treffer.

Das ist der Grund, warum das Keyword zu diesem Thema in der Suche einen auffällig hohen Klickpreis hat. Die Anbieter wissen, was ein verpasster Anruf im Handwerk bedeutet, und rechnen entsprechend. Über die Zahl reden wir weiter unten im Abschnitt zu dem, was das Nichtstun kostet.

Was ein KI-Telefonassistent heute gut kann

Ein Assistent nimmt heute zuverlässig vier Arten von Anrufen, und alle vier haben gemeinsam, dass die Antwort vorher feststeht: einen Termin aufnehmen, einen Rückrufwunsch notieren, Öffnungszeiten und Erreichbarkeit nennen, und einfache wiederkehrende Fragen beantworten.

Einen Termin aufnehmen. Der Assistent fragt nach Name, Anschrift, Telefonnummer und dem Anliegen, nennt freie Zeiten aus deinem Kalender und legt den Termin an. Agentino, ein Anbieter, der sich ausdrücklich an Handwerksbetriebe richtet, nennt auf der eigenen Preisseite dafür eine Kalender-Verbindung, eine Bestätigung des Termins per Klick auf deiner Seite und einen Navigationslink zur Adresse des Kunden (Quelle: agentino.de/preise, abgerufen am 25. September 2026). Die Bestätigung per Klick ist der wichtige Teil: der Assistent legt vor, du sagst ja, und erst dann ist der Termin verbindlich.

Einen Rückrufwunsch notieren. Das ist die einfachste und wahrscheinlich die wertvollste Aufgabe. Der Anrufer nennt Name, Nummer und in einem Satz sein Anliegen, der Assistent schreibt das auf und schickt es dir per SMS oder Mail. Der Unterschied zur Mailbox liegt nicht in der Technik, er liegt in der Vollständigkeit: eine Mailbox liefert dir "Ruf mal zurück, ich bin's", ein Assistent liefert dir Name, Nummer, Anliegen und Uhrzeit in einer Zeile, die du abarbeiten kannst.

Öffnungszeiten und Erreichbarkeit nennen. Klingt banal und ist ein großer Anteil der Anrufe. Wann habt ihr offen, bis wann kann ich vorbeikommen, macht ihr Betriebsurlaub, erreiche ich euch samstags. Diese Antworten stehen in einem Textfeld beim Anbieter, und der Assistent gibt sie wortgetreu weiter.

Einfache wiederkehrende Fragen. Fahren Sie in meinen Ort? Machen Sie Wartungen von Marke X? Brauche ich für den Termin etwas vorbereitet? Wie lange dauert so ein Einbau etwa? Das sind Fragen, deren Antwort du einmal aufschreibst und danach nie wieder selbst gibst. Wer wissen will, wie so eine Sammlung an Standardantworten systematisch entsteht, findet den Ablauf im Artikel zu KI im Kundenservice.

Dazu kommen zwei Dinge, die technisch leicht und im Alltag wichtig sind. Der Assistent nimmt mehrere Anrufe gleichzeitig an. Bei Agentino sind es je nach Paket parallele Gespräche in mehrfacher Zahl, bei Placetel gilt dasselbe. Wenn morgens um 7:30 Uhr vier Leute gleichzeitig anrufen, weil über Nacht der Frost kam, hört keiner ein Besetztzeichen. Und der Assistent macht keine Pause. Er nimmt um 21 Uhr genauso ab wie um 9 Uhr, und das ist genau die Zeit, in der Privatkunden anrufen, weil sie selbst erst dann zu Hause sind.

Ein Punkt, der in Anbieter-Texten selten vorkommt und den Alltag stark verändert: Der Assistent liefert dir jedes Gespräch als Text. Du liest in 15 Sekunden, worum es ging, statt eine Sprachnachricht abzuhören. Über zwanzig Anrufe am Tag ist das ein messbarer Unterschied, und es ist der Grund, warum die Zusammenfassung wichtiger ist als die Stimme.

Was ein KI-Telefonassistent nicht kann

Vier Sachen kann ein Assistent heute nicht, und bei allen vier bedeutet ein Versuch ein schlechteres Ergebnis als ein Klingeln ins Leere: einen Notfall richtig einschätzen, einen Preis verhandeln, eine Beschwerde auffangen und starken Dialekt verstehen.

Einen Notfall einschätzen. Der Anrufer sagt "bei mir läuft Wasser". Das kann ein tropfender Siphon sein oder ein geplatztes Rohr im zweiten Stock. Ein Mensch am Telefon hört den Unterschied an der Stimme, an der Lautstärke im Hintergrund, an der Geschwindigkeit, mit der geredet wird, und er fragt die eine Frage, die die Sache klärt. Ein Assistent arbeitet mit dem, was gesagt wird, und "läuft Wasser" ist als Satz in beiden Fällen identisch. Die Anbieter lösen das über eine Notdienst-Weiterleitung: bestimmte Stichwörter führen dazu, dass der Assistent das Gespräch an eine Handynummer durchstellt. Das ist eine gute Lösung und eine halbe: sie funktioniert für die Wörter, die auf der Liste stehen.

Einen Preis verhandeln. Ein Anrufer fragt nach dem Preis für eine Arbeit, und der Assistent hat zwei schlechte Möglichkeiten. Nennt er eine Zahl, die aus deiner Preisliste kommt, hat er eine Zusage gemacht, ohne das Objekt gesehen zu haben. Nennt er keine Zahl, ist der Anrufer unzufrieden. Der einzige saubere Weg ist ein klarer Satz, dass die Zahl vom Objekt abhängt und dass jemand zurückruft. Genau so soll der Assistent es sagen, und genau das muss du ihm vorher hinschreiben.

Eine Beschwerde auffangen. Wenn jemand anruft, weil die Arbeit vom letzten Monat nicht hält, will diese Person nicht in zwei Minuten abgefertigt werden. Diese Person will, dass jemand den Ärger hört. Ein Assistent, der freundlich nach der Kundennummer fragt, macht die Lage schlechter. Die Anbieter haben dafür dieselbe Antwort wie beim Notfall: Stichwortliste und Weiterleitung. Und dieselbe Grenze.

Starken Dialekt. Die Spracherkennung ist bei Hochdeutsch und bei leichtem Akzent gut. Bei starkem Dialekt, bei Nebengeräuschen, bei einem älteren Menschen, der leise und langsam spricht, und bei einem Anrufer, der aus dem Auto mit offenem Fenster telefoniert, steigt die Fehlerquote. Konkrete Zahlen dazu veröffentlicht kein Anbieter, deshalb nennen wir hier auch keine. Was du machen kannst: lass zwei Leute aus deinem eigenen Umfeld anrufen, die so sprechen wie deine Kundschaft, und lies nach, was im Text herauskam. Das ist ein Test von zehn Minuten und er entscheidet mehr als jede Funktionsliste.

Dazu kommt eine fünfte Grenze, die kein technisches Problem ist: Der Assistent kennt deinen Betrieb nur so gut, wie du ihn beschrieben hast. Wer in die Einrichtung eine halbe Stunde steckt, bekommt einen Assistenten, der auf jede zweite Frage "da muss ich jemanden zurückrufen lassen" sagt. Wer sich zwei Stunden hinsetzt und aufschreibt, welche Leistungen es gibt, welche Orte angefahren werden, welche Marken gewartet werden und was der Assistent bei Notfällen tun soll, bekommt einen Assistenten, der die Hälfte der Anrufe allein erledigt.

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Die Grafik sagt in einem Satz, wo die Grenze liegt: Wo die Antwort vorher feststeht, nimmt der Assistent das Gespräch, und wo sie am Tonfall des Anrufers hängt, gehört es einem Menschen.

Wie die Anbieter abrechnen: Grundgebühr plus Minutenpreis

Alle geprüften Anbieter rechnen zweiteilig ab: eine monatliche Grundgebühr, in der ein Kontingent an Gesprächsminuten enthalten ist, und danach ein Preis für jede weitere Minute. Wer nur die Grundgebühr vergleicht, vergleicht das falsche Feld.

Der Grund ist einfach. Ein Gespräch mit einem Assistenten dauert ein bis zwei Minuten, und die Anbieter rechnen in Minuten, nicht in Anrufen. Agentino rechnet die eigenen 100 enthaltenen Minuten im Einstiegspaket mit 50 bis 70 Anrufen um, das sind 1,4 bis 2 Minuten pro Anruf (Quelle: agentino.de/preise, abgerufen am 25. September 2026). Sobald dein Betrieb über dem Kontingent liegt, zahlst du die Zusatzminute, und die kostet je nach Anbieter zwischen 0,13 und 0,35 Euro. Das ist ein Unterschied von fast dem Dreifachen, und er entscheidet die Rechnung bei höheren Mengen komplett.

Drei Zahlen brauchst du von jedem Anbieter, bevor du vergleichen kannst:

1. Die Grundgebühr pro Monat, und dazu die Frage, ob sie für monatliche Kündbarkeit gilt oder nur bei einer Laufzeit von 12 oder 24 Monaten. Der Unterschied liegt bei den geprüften Anbietern zwischen 10 und 20 Prozent.
2. Die enthaltenen Minuten, und dazu die Frage, ob nicht verbrauchte Minuten in den nächsten Monat mitgehen. Bei keinem der geprüften Anbieter stand auf der Preisseite, dass sie es tun.
3. Der Preis pro Zusatzminute, und dazu die Frage, ob sekundengenau oder auf die angefangene Minute gerundet wird. Bei einem Gespräch von 70 Sekunden ist das der Unterschied zwischen 1,17 und 2 gezahlten Minuten.

Dazu kommen zwei Posten, die gern neben der Tabelle stehen. Erstens die Einrichtung: bei Agentino kostet sie laut Preisseite 0 Euro, bei Vokaro 290 Euro einmalig. Zweitens die Rufnummer: Placetel nennt eine eigene KI-Rufnummer für 9 Euro im Monat, die zusätzlich zur Paketgebühr anfällt. Bei einer Grundgebühr von 79 Euro sind das 11 Prozent obendrauf, und wer sie überliest, rechnet zu knapp.

Was vier Anbieter am 25. September 2026 verlangt haben

Vier Anbieter weisen ihre Preise auf der eigenen Seite vollständig aus, und die Spanne der Einstiegsgebühren reicht von 49 bis 119 Euro im Monat. Alle folgenden Zahlen stammen von den Seiten der Anbieter selbst, abgerufen am 25. September 2026, und sind Nettopreise ohne Umsatzsteuer.

Anbieter und Paket	Grundgebühr im Monat	Enthaltene Minuten	Preis je Zusatzminute	Einrichtung
Agentino Basis	49 Euro	100	0,35 Euro	0 Euro
Agentino Betrieb	99 Euro	250	0,29 Euro	0 Euro
Agentino Meister	199 Euro	350	0,25 Euro	0 Euro
Placetel Grow	79 Euro monatlich kündbar, 69 Euro bei 24 Monaten, plus 9 Euro Rufnummer	750	ab 0,13 Euro	nicht ausgewiesen
Placetel Professional	149 Euro monatlich kündbar, 129 Euro bei 24 Monaten, plus 9 Euro Rufnummer	1.500	ab 0,13 Euro	nicht ausgewiesen
Vokaro	99 Euro	1.000	0,15 Euro	290 Euro einmalig
fonio Solo	119 Euro monatlich, 99 Euro bei Jahreszahlung	1.000	15 Euro je 100 Minuten, also 0,15 Euro	nicht ausgewiesen
fonio Team	359 Euro monatlich, 299 Euro bei Jahreszahlung	3.600	15 Euro je 100 Minuten	nicht ausgewiesen

Die Tabelle sagt in einem Satz, was dabei wichtig ist: Die niedrigste Grundgebühr kommt mit dem kleinsten Minutenpaket und dem höchsten Zusatzminutenpreis, und die zweitniedrigste Grundgebühr kommt mit dem siebeneinhalbfachen Kontingent.

Zwei Sachen sind an dieser Tabelle bemerkenswert. Erstens: Agentino richtet sich ausdrücklich an Handwerksbetriebe und nennt auf der eigenen Seite Funktionen, die genau dorthin gehören, etwa eine Notdienst-Weiterleitung, Vertretungsregeln im Team und einen Navigationslink zur Kundenadresse. Der Preis für diesen Zuschnitt steckt im Minutenpaket, das mit 100 bis 350 Minuten deutlich kleiner ist als bei den anderen. Zweitens: Placetel gehört zur Telekom-Gruppe und verkauft die Sache als Teil einer Telefonanlage. Daher das große Minutenpaket und die separate Rufnummer.

Was in dieser Tabelle fehlt, fehlt aus einem Grund. Anbieter, die auf der eigenen Seite nur "individuelles Angebot" oder "Preis auf Anfrage" schreiben, haben wir weggelassen, auch wenn sie in Vergleichslisten mit Zahlen auftauchen. Diese Zahlen stehen dort ohne Quelle, und wir schreiben keine Preise ab, die der Anbieter selbst nicht ausweist.

Die Rechnung: was der Assistent bei 30, 100 und 300 Anrufen im Monat kostet

Bei 30 Anrufen im Monat zahlst du beim günstigsten geprüften Anbieter 49 Euro, bei 100 Anrufen 84 Euro und bei 300 Anrufen rund 88 Euro. Der Anbieter, der bei 300 Anrufen am günstigsten ist, ist ein anderer als der bei 30 Anrufen, und das ist der interessante Teil dieser Rechnung.

Diese fünf Annahmen stecken in jeder Zahl, die jetzt kommt. Wenn eine davon bei dir anders ist, rechne die Zeile neu.

1. Ein Anruf dauert 2 Minuten. Das ist die vorsichtige Seite der Angabe von Agentino, die 100 Minuten mit 50 bis 70 Anrufen umrechnet. Wer viele kurze Rückrufwünsche hat, liegt darunter.
2. Die drei Mengen sind 30, 100 und 300 Anrufe im Monat. Das sind 60, 200 und 600 Gesprächsminuten. 30 Anrufe sind rund 1,5 am Werktag, 300 sind rund 14.
3. Alle Preise sind Nettopreise. Wer vorsteuerabzugsberechtigt ist, rechnet richtig mit netto. Für alle anderen kommen 19 Prozent obendrauf.
4. Wir rechnen ohne Laufzeitbindung, also mit dem höheren der beiden Preise, wo der Anbieter zwei nennt. Mit 24 Monaten Bindung liegt Placetel um 10 Euro darunter.
5. Wir nehmen pro Menge das jeweils günstigste Paket des Anbieters, inklusive Zusatzminuten. Wer im falschen Paket bleibt, zahlt mehr als hier steht.

Anbieter, günstigstes Paket je Menge	30 Anrufe (60 Min)	100 Anrufe (200 Min)	300 Anrufe (600 Min)
Agentino	49 Euro (Basis)	84 Euro (Basis plus 100 Zusatzminuten)	200,50 Euro (Betrieb plus 350 Zusatzminuten)
Placetel Grow inklusive Rufnummer	88 Euro	88 Euro	88 Euro
Vokaro	99 Euro plus 290 Euro einmalig	99 Euro plus 290 Euro einmalig	99 Euro plus 290 Euro einmalig
fonio Solo	119 Euro	119 Euro	119 Euro
Günstigster Weg	49 Euro	84 Euro	88 Euro

Die Tabelle sagt in einem Satz, was dabei herauskommt: Wer wenig telefoniert, fährt mit dem kleinen Paket am günstigsten, und wer viel telefoniert, zahlt mit demselben kleinen Paket am meisten.

Rechne die Zeile von Agentino Basis bei 300 Anrufen einmal mit: 49 Euro Grundgebühr plus 500 Zusatzminuten zu 0,35 Euro sind 224 Euro. Placetel Grow deckt dieselben 600 Minuten mit 88 Euro ab, weil 750 Minuten im Paket sind. Der Unterschied liegt bei 136 Euro im Monat, also über 1.600 Euro im Jahr, und er entsteht ausschließlich aus der Größe des Minutenpakets. Das ist die eine Zahl, die du aus diesem Artikel mitnehmen solltest, wenn du nur eine mitnimmst.

Umgekehrt gilt dasselbe. Bei 30 Anrufen zahlst du mit Placetel 88 Euro für 750 Minuten, von denen du 60 nutzt. Du kaufst 690 Minuten, die verfallen. Agentino kostet dich in derselben Lage 49 Euro. Die Ersparnis liegt bei 39 Euro im Monat, also 468 Euro im Jahr.

Zwei Dinge fallen bei dieser Rechnung noch auf. Vokaros Einrichtungsgebühr von 290 Euro verteilt sich über ein Jahr auf 24,17 Euro im Monat, damit liegen die 99 Euro Grundgebühr im ersten Jahr effektiv bei 123,17 Euro. Im zweiten Jahr sind es wieder 99 Euro. Und fonio bietet laut eigener Seite 30 Tage Geld zurück, was den Test billiger macht als jede Rechnung, die wir hier aufschreiben können.

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Die Grafik sagt in einem Satz, worum es in diesem Artikel geht: Zwischen dem Assistenten und der eigenen Halbtagskraft liegt bei 300 Anrufen im Monat der Faktor 16, und zwischen dem Assistenten und einer guten Mailbox-Ansage liegt eine Entscheidung, keine Rechnung.

Was ein Telefonservice mit Menschen bei denselben Mengen kostet

Ein Telefonservice mit echten Menschen liegt bei 30 Anrufen im Monat zwischen 75 und 143 Euro und bei 300 Anrufen zwischen 750 und 804 Euro. Er ist damit bei niedrigen Mengen in derselben Größenordnung wie ein Assistent und bei hohen Mengen etwa neunmal so teuer.

Wir haben zwei Anbieter geprüft, weil sie zwei verschiedene Modelle zeigen.

starbuero.de rechnet ohne Grundgebühr ab: 0 Euro monatlich, 0,59 Euro je Bearbeitungsminute, sekundengenau abgerechnet, Einrichtung inklusive, monatlich kündbar. Die Bearbeitungsminute umfasst die Gesprächszeit plus maximal 2 Minuten Nachbearbeitung. Der Anbieter nennt auf der eigenen Preisseite einen Durchschnittspreis von "ab 2,50 Euro" pro Anruf. SMS-Benachrichtigungen kosten 0,05 Euro. Quelle: starbuero.de/preise, abgerufen am 25. September 2026. Mit der anbietereigenen Durchschnittsangabe von 2,50 Euro pro Anruf ergibt das 75 Euro bei 30 Anrufen, 250 Euro bei 100 und 750 Euro bei 300.

ebuero.de rechnet zweiteilig ab: Grundgebühr 59,90 Euro (Einsteiger), 99,90 Euro (Standard) oder 179,90 Euro (Profi), dazu je Anruf und je angefangene Minute Gesprächsbearbeitung 1,39 Euro, 1,19 Euro oder 1,04 Euro. Eine 24-Stunden-Erweiterung kostet 19,90 Euro im Monat, eine SMS 0,14 Euro, ein Minutenzuschlag außerhalb der Kernzeit 0,25 Euro. Alle Preise zuzüglich Umsatzsteuer. Quelle: ebuero.de/preisverzeichnis/telefonsekretariat, abgerufen am 25. September 2026. Mit derselben Annahme von 2 Minuten pro Anruf ergibt das im günstigsten Paket 143,30 Euro bei 30 Anrufen, 337,90 Euro bei 100 und 803,90 Euro bei 300 Anrufen.

Menge	starbuero, eigene Durchschnittsangabe	ebuero, günstigstes Paket bei 2 Minuten
30 Anrufe	75 Euro	143,30 Euro (Einsteiger)
100 Anrufe	250 Euro	337,90 Euro (Einsteiger)
300 Anrufe	750 Euro	803,90 Euro (Standard)

Die Tabelle sagt in einem Satz, wann welches Modell passt: Ohne Grundgebühr zahlst du bei kleinen Mengen weniger, und ab etwa 100 Anrufen frisst der Preis pro Anruf jeden Vorteil auf.

Dafür bekommst du etwas, das ein Assistent nicht kann. Ein Mensch hört, dass der Anrufer aufgeregt ist. Ein Mensch erkennt, dass die Frage nach dem Preis eigentlich eine Frage nach dem Termin ist. Ein Mensch kann von der Stichwortliste abweichen. Wer viele Erstkontakte hat, bei denen das Gespräch den Auftrag entscheidet, kauft mit einem Telefonservice nicht Annahme, er kauft Verkauf.

Und ein Hinweis, der beide Modelle betrifft: Bei beiden Anbietern gehört die Prüfung des Abrechnungstakts zur Hausaufgabe. starbuero rechnet sekundengenau und zählt bis zu 2 Minuten Nachbearbeitung dazu, ebuero rechnet nach angefangenen Minuten. Bei einem Gespräch von 40 Sekunden ist das der Unterschied zwischen einem und drei bezahlten Einheiten.

Was eine Halbtagskraft am Telefon kostet

Eine Halbtagskraft mit 20 Stunden pro Woche kostet dich beim gesetzlichen Mindestlohn rund 1.460 Euro im Monat, und das ist die untere Grenze, nicht der Normalfall.

Die Rechnung, Schritt für Schritt, mit jeder Annahme offen:

1. Der gesetzliche Mindestlohn liegt seit dem 1. Januar 2026 bei 13,90 Euro brutto je Zeitstunde, ab dem 1. Januar 2027 bei 14,60 Euro. Quelle: § 1 der Fünften Mindestlohnanpassungsverordnung (MiLoV5).
2. 20 Stunden pro Woche sind 86,67 Stunden im Monat (20 mal 52 Wochen geteilt durch 12 Monate).
3. Bruttolohn: 86,67 Stunden mal 13,90 Euro sind 1.204,67 Euro, also rund 1.205 Euro im Monat.
4. Annahme: rund 21 Prozent Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung. Diese Zahl ist eine Annahme von uns, kein zitierter Wert. Der genaue Anteil hängt von der Krankenkasse, von Umlagen und von deiner Berufsgenossenschaft ab. Frag deinen Steuerberater nach der Zahl für deinen Betrieb.
5. Gesamtkosten: 1.205 Euro mal 1,21 sind 1.458 Euro, also rund 1.460 Euro im Monat.

Bei 100 Anrufen im Monat sind das 14,60 Euro pro Anruf. Bei 300 Anrufen sind es 4,87 Euro. Beide Zahlen liegen deutlich über allem, was ein Assistent oder ein Telefonservice kostet, und trotzdem ist der Vergleich unfair, und zwar in beide Richtungen.

Unfair zugunsten des Assistenten: Eine Halbtagskraft telefoniert nicht 86 Stunden im Monat. Diese Person schreibt Rechnungen, sortiert Belege, bestellt Material, mahnt Zahlungen an, pflegt die Kundenliste und macht den Papierkram, der bei dir abends auf dem Küchentisch liegt. Die 1.460 Euro sind nicht der Preis für Anrufannahme, sie sind der Preis für ein halbes Büro. Wer nur die Anrufe rechnet, rechnet die Person klein. Welche Büroarbeit sich daneben an eine KI abgeben lässt und welche nicht, steht im Artikel zu KI im Büro.

Unfair zulasten des Assistenten: Eine Halbtagskraft ist von 8 bis 12 Uhr da. Der Anruf um 18:40 Uhr trifft auch bei ihr auf niemanden, und im Urlaub und bei Krankheit ist die Stelle leer. Wer eine Halbtagskraft hat und trotzdem abends Anrufe verliert, entscheidet nicht zwischen Mensch und Maschine. Er entscheidet, ob er die Stunden ab 12 Uhr abdeckt.

Die ehrliche Reihenfolge heißt nicht "Assistent oder Halbtagskraft". Die Reihenfolge heißt: erst herausfinden, welche Anrufe du überhaupt verlierst und wann. Dann entscheiden, ob dir eine Maschine für diese Zeit reicht oder ob dir dort ein Mensch fehlt.

Was es kostet, gar nichts zu machen

Gar nichts zu machen kostet dich den Rohertrag jedes Auftrags, der beim nächsten Anbieter landet, und diese Zahl kennst nur du. Wir setzen hier keine Durchschnitts-Auftragsgröße für das Handwerk ein, weil wir keine belastbare Quelle dafür haben und weil dein Betrieb ohnehin anders rechnet als der Durchschnitt.

Was du stattdessen machen kannst, ist eine Division mit zwei Zahlen, die du beide hast.

Zahl eins: der Rohertrag eines kleinen Auftrags. Nicht der Umsatz. Was nach Material und Fremdleistung bei dir bleibt, bevor dein eigener Lohn gerechnet wird. Nimm den kleinsten Auftrag, den du regelmäßig machst, nicht den größten.

Zahl zwei: die Monatskosten des Assistenten. Aus der Tabelle weiter oben, für deine Anruf-Menge.

Die Rechnung: Monatskosten geteilt durch Rohertrag pro Auftrag ist die Zahl der Aufträge, die der Assistent im Monat retten muss.

Ein Beispiel mit runden Zahlen, damit die Rechnung sichtbar wird. Bei 88 Euro Monatskosten und 300 Euro Rohertrag pro kleinem Auftrag lautet die Rechnung 88 geteilt durch 300, also 0,29 Aufträge. Anders gesagt: Ein geretteter Auftrag im Quartal deckt die Kosten für das ganze Quartal. Liegt dein Rohertrag bei 1.000 Euro pro Auftrag, reicht ein geretteter Auftrag für elf Monate.

Genau daran liegt es, dass diese Rechnung im Handwerk fast immer aufgeht, während sie bei einem Online-Shop mit 8 Euro Rohertrag pro Bestellung eine ganz andere Aussage hätte. Im Handwerk ist der einzelne Auftrag groß und die Zahl der Anrufe klein. Das ist die Kombination, bei der eine monatliche Grundgebühr in Relation winzig wird.

Und trotzdem gehört ein Satz dazu, der in keiner Anbieter-Broschüre steht: Ein Assistent rettet nicht jeden Anruf. Manche Anrufer legen auf, sobald sie merken, dass keine Person spricht. Wie viele das sind, sagt kein Anbieter, und wir kennen die Zahl auch nicht. Rechne deshalb nicht mit "alle verpassten Anrufe kommen zurück". Rechne mit der Hälfte, und sieh nach vier Wochen nach, wie es tatsächlich war.

Die Ansage am Anfang: der Anrufer erfährt, dass er mit einer Maschine spricht

Der Assistent sagt im ersten Satz, dass er ein automatischer Assistent ist, und das ist kein Nachteil, das ist der Grund, warum das Gespräch gut läuft. Ein Anrufer, der weiß, mit wem er redet, redet anders, und zwar besser für dich.

Der Reflex vieler Betriebe geht in die andere Richtung. Diese Betriebe wollen eine Stimme, die möglichst menschlich klingt, und hoffen, dass niemand es merkt. Dieser Weg hat drei Nachteile, und keiner davon ist juristisch.

Erstens merkt der Anrufer es doch. Nach zwei Sätzen, spätestens nach der ersten Rückfrage, die etwas zu glatt kommt. Und dann kommt Ärger, weil jemand versucht hat, ihn zu täuschen. Einen Satz vorher gesagt, hätte dieselbe Information keinen Ärger gemacht.

Zweitens redet der Anrufer schlechter. Wer glaubt, mit einem Menschen zu sprechen, redet in Nebensätzen, macht Pausen, schweift ab und erwartet Verständnis. Wer weiß, dass ein System zuhört, sagt "Müller, Hauptstraße 12, Heizung tropft, ab 15 Uhr zu Hause". Diese zweite Version ist für dich ein brauchbarer Auftrag, die erste ist ein Rätsel im Protokoll. Die Ansage ist also keine Entschuldigung, die Ansage ist eine Anleitung.

Drittens stellt der Anrufer die passenden Fragen. Wer weiß, dass er mit einem Assistenten spricht, fragt nicht nach dem Preis für die Sanierung und nicht nach der Einschätzung eines Schadens. Er nennt sein Anliegen und bittet um Rückruf. Damit landet die schwierige Frage genau dort, wo sie hingehört: bei dir.

So sieht eine Ansage aus, die alle drei Punkte erledigt und unter 15 Sekunden bleibt:

Guten Tag, hier ist der automatische Telefonassistent von Elektro Müller.
Ich nehme das Anliegen auf und gebe es sofort weiter.
Am besten gleich Name, Rückrufnummer und in einem Satz das Anliegen nennen.
Bei einem Notfall genügt das Wort Notfall, dann stelle ich direkt durch.

Vier Sätze, und jeder hat eine Aufgabe. Satz eins legt offen, was hier läuft. Satz zwei nimmt die Sorge, dass die Nachricht im Nichts landet. Satz drei sagt dem Anrufer, was er sagen soll. Satz vier gibt dem dringenden Fall einen sofortigen Ausweg. Wer dieses Gerüst nimmt und die eigenen Wörter einsetzt, hat die Einrichtung des Assistenten zur Hälfte hinter sich.

Ein letzter praktischer Punkt zur Ansage: Sprich sie einmal selbst aus, laut, mit Stoppuhr. Alles über 20 Sekunden verliert Anrufer, bevor sie etwas gesagt haben.

Was das Recht zu Aufzeichnung, Einwilligung und Kennzeichnung sagt

Drei Stellen im Recht betreffen einen Telefonassistenten: die Aufzeichnung des Gesprächs, die Verarbeitung der Daten des Anrufers und die Kennzeichnung als KI-System. Jede dieser drei Stellen hat eine Primärquelle, und die stehen hier jeweils daneben.

Die Aufzeichnung: § 201 StGB. § 201 Absatz 1 Nummer 1 des Strafgesetzbuchs stellt unter Strafe, wer unbefugt "das nichtöffentlich gesprochene Wort eines anderen auf einen Tonträger aufnimmt". Das Strafmaß liegt bei Freiheitsstrafe bis zu drei Jahren oder Geldstrafe. Das entscheidende Wort in diesem Satz ist "unbefugt": mit einer Einwilligung des Anrufers ist die Aufnahme befugt, ohne eine solche Einwilligung ist sie es nicht. Praktisch heißt das: Wer das Gespräch als Tondatei speichert, braucht dafür eine Zustimmung, die vor der Aufnahme eingeholt wird. Wer nur das Ergebnis als Text speichert und die Tonspur nicht aufbewahrt, bewegt sich in einer anderen Lage. Einordnung aus der Praxis, ersetzt keine Rechtsberatung.

Die Daten des Anrufers: Artikel 6 DSGVO. Name, Telefonnummer, Anschrift und Anliegen sind personenbezogene Daten, und ihre Verarbeitung braucht eine Rechtsgrundlage aus Artikel 6 Absatz 1 der Datenschutz-Grundverordnung. Für einen Anruf, in dem jemand einen Termin will, kommt Buchstabe b in Betracht: die Verarbeitung ist erforderlich "zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen". Für die Tonaufnahme, die über die Terminabwicklung hinausgeht, kommt Buchstabe a in Betracht, die Einwilligung. Einordnung aus der Praxis, ersetzt keine Rechtsberatung.

Die Informationspflicht: Artikel 13 DSGVO. Artikel 13 Absatz 1 verlangt, dass du der Person bei der Erhebung ihrer Daten mitteilst, wer der Verantwortliche ist, zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage verarbeitet wird, wer die Empfänger sind und ob Daten in ein Drittland gehen. Der letzte Punkt ist bei Telefonassistenten der praktisch wichtigste, weil die Sprachmodelle mancher Anbieter auf Servern außerhalb der EU laufen. Am Telefon lässt sich diese ganze Liste nicht vorlesen. Der übliche Weg ist ein kurzer Satz in der Ansage plus ein Verweis auf die Datenschutzerklärung auf deiner Website. Einordnung aus der Praxis, ersetzt keine Rechtsberatung.

Der Vertrag mit dem Anbieter: Artikel 28 DSGVO. Artikel 28 Absatz 3 verlangt, dass die Verarbeitung durch einen Auftragsverarbeiter "auf der Grundlage eines Vertrags oder eines anderen Rechtsinstruments" erfolgt, der den Auftragsverarbeiter an den Verantwortlichen bindet. Der Anbieter deines Telefonassistenten ist dieser Auftragsverarbeiter, du bist der Verantwortliche. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag gehört also zum Vertragsschluss, und ein Anbieter, der auf Nachfrage keinen vorlegt, ist die Antwort auf die Frage, ob du dort Kunde wirst. Einordnung aus der Praxis, ersetzt keine Rechtsberatung.

Die Kennzeichnung als KI: Artikel 50 der KI-Verordnung. Artikel 50 Absatz 1 der Verordnung (EU) 2024/1689 lautet: "Die Anbieter stellen sicher, dass KI-Systeme, die für die direkte Interaktion mit natürlichen Personen bestimmt sind, so konzipiert und entwickelt werden, dass die betreffenden natürlichen Personen informiert werden, dass sie mit einem KI-System interagieren, es sei denn, dies ist aus Sicht einer angemessen informierten, aufmerksamen und verständigen natürlichen Person aufgrund der Umstände und des Kontexts der Nutzung offensichtlich." Nach Artikel 113 gilt diese Pflicht seit dem 2. August 2026. Zwei Dinge sind daran wichtig. Erstens richtet sich Absatz 1 an den Anbieter des Systems, also an die Firma, die den Assistenten herstellt, und nicht an dich als Betrieb. Zweitens bedeutet das praktisch trotzdem, dass die Ansage die Sache offenlegt, und deshalb sollte auf deiner Auswahlliste die Frage stehen, wie der Anbieter das umsetzt. Einordnung aus der Praxis, ersetzt keine Rechtsberatung.

Kurz zur Einordnung: Das hier ist unsere Einordnung aus der Praxis, keine Rechtsberatung. Was in deinem Fall gilt, klärst du mit deinem Datenschutzbeauftragten oder Anwalt.

Praktisch lässt sich das in vier Sachen zusammenfassen, die du vor dem Start erledigst. Die Ansage legt offen, dass ein Assistent spricht. Die Tonaufnahme bleibt aus, solange du keine saubere Einwilligung hast, und der Text reicht für deinen Zweck ohnehin. Der Auftragsverarbeitungsvertrag liegt vor dem ersten Anruf unterschrieben vor. Und in deiner Datenschutzerklärung steht ein Absatz zum Telefonassistenten, mit dem Anbieter, dem Zweck und dem Speicherort.

Die einfachste Alternative kostet nichts: eine gute Mailbox-Ansage und eine feste Rückrufzeit

Für einen Betrieb mit weniger als einem verpassten Anruf am Tag reicht eine Mailbox-Ansage mit einer festen Rückrufzeit, und sie kostet 0 Euro. Das ist die Antwort, die kein Anbieter gibt, und für einen großen Teil der Leute, die nach dem Thema suchen, ist sie die richtige.

Die übliche Mailbox funktioniert nicht, und zwar aus einem einzigen Grund: Sie sagt dem Anrufer nicht, wann er eine Antwort bekommt. "Sie haben den Anschluss von Elektro Müller erreicht, bitte hinterlassen Sie eine Nachricht" ist eine Sackgasse. Der Anrufer weiß nicht, ob er in einer Stunde oder in drei Tagen hört, und entscheidet sich deshalb häufig für die nächste Nummer auf seinem Bildschirm.

Eine Ansage mit einer Zeit dreht das um:

Guten Tag, hier ist Elektro Müller.
Wir sind auf der Baustelle und rufen jeden Werktag zwischen 16 und 17 Uhr zurück.
Am besten gleich Name, Nummer und in einem Satz das Anliegen nennen.
Bei einem Notfall hilft die 0170 1234567 weiter.

Vier Sätze, dieselbe Struktur wie beim Assistenten, mit einer Zusage darin. Und genau diese Zusage ist die ganze Arbeit: Wer 16 bis 17 Uhr sagt und um 16 Uhr nicht zurückruft, hat die Lage schlechter gemacht als vorher. Die Ansage ist der leichte Teil, die Stunde im Kalender ist der schwere.

Was dieser Weg dir gibt und was nicht, in aller Kürze. Er gibt dir: die Rückrufnummer, das Anliegen in einem Satz, keine Kosten, keinen Vertrag, kein Datenschutz-Thema über das hinaus, was eine Mailbox ohnehin mitbringt. Er gibt dir nicht: den Termin direkt im Kalender, die Antwort auf einfache Fragen, die Annahme von vier Anrufen gleichzeitig und die Erreichbarkeit um 21 Uhr.

Der Test, mit dem du entscheidest, ist eine Strichliste über zwei Wochen. Jedes Mal, wenn dein Telefon klingelt und du nicht abnehmen kannst, machst du einen Strich. Nach zehn Werktagen zählst du. Unter 15 Strichen lohnt sich die Mailbox-Ansage mit Rückrufzeit, und du sparst dir alles andere. Über 30 Strichen wird es eng, weil eine Rückrufstunde am Tag dann nicht mehr reicht, und dann lohnt der Assistent sich. Zwischen 15 und 30 entscheidet, wie viel von deinen Anrufen Erstkontakte sind, die woanders landen, wenn du nicht antwortest.

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Die Grafik sagt in einem Satz, wie die Entscheidung läuft: Sortiere deine Anrufe nach Art, gib dem Assistenten die mit fester Antwort, behalte die mit offenem Ausgang, und wenn beides zusammen unter 15 verpassten Anrufen in zwei Wochen bleibt, reicht die Mailbox.

Wie du in zwei Wochen herausfindest, ob sich das für dich rechnet

In zwei Wochen weißt du es mit vier Schritten, und keiner davon kostet Geld. Der Test misst genau die zwei Zahlen, die in der Rechnung weiter oben als Annahme stehen: wie viele Anrufe du verlierst und wie viele davon eine feste Antwort haben.

1. Strichliste für verpasste Anrufe, zehn Werktage lang. Ein Zettel im Auto oder eine Notiz auf dem Handy. Jedes Mal, wenn es klingelt und du nicht abnimmst, ein Strich mit der Uhrzeit. Die Uhrzeit ist wichtiger als der Strich, weil sie dir sagt, ob dir der Vormittag fehlt oder der Abend.
2. Bei jedem Rückruf notieren, worum es ging, in einem Wort. Termin, Rückruf, Frage, Notfall, Beschwerde, Preis. Nach zehn Tagen zählst du die Wörter. Alles in den ersten drei Gruppen hätte ein Assistent erledigt, alles in den letzten drei nicht.
3. Eine Ansage mit Rückrufzeit aufsprechen und eine Woche testen. Das kostet dich zehn Minuten und du hast die billigste Variante bereits geprüft, bevor du irgendwo einen Vertrag unterschreibst. Achte darauf, wie viele Leute tatsächlich eine Nachricht hinterlassen, seit die Zeit in der Ansage steht.
4. Erst danach einen Assistenten testen, mit der Menge aus Schritt 1. Jetzt kennst du deine Anruf-Menge und weißt, welches Paket passt. fonio gibt laut eigener Seite 30 Tage Geld zurück, bei anderen Anbietern ist die monatliche Kündbarkeit der Testrahmen. Nimm bewusst das kleinste Paket, das rechnerisch passt, und rechne nach dem ersten Monat mit der echten Minutenzahl neu.

Nach diesen vier Schritten hast du eine Entscheidung, die auf deinen Zahlen steht und nicht auf einem Durchschnitt aus einem Blogartikel, auch nicht auf dem aus diesem hier. Und du hast nebenbei etwas, das mehr wert ist als der Assistent: eine Liste, wann dein Telefon klingelt. Wer diese Liste hat, sieht oft, dass zwei Drittel der verpassten Anrufe in ein Zeitfenster von 90 Minuten fallen, und dann ist die Lösung manchmal keine Software, dann ist es eine andere Routenplanung.

Wenn du an dieser Stelle merkst, dass der Telefonassistent nur eine von fünf Sachen ist, die du in deinem Betrieb automatisch laufen lassen willst, dann sortiere zuerst die Reihenfolge. Welche Abläufe sich in einem kleinen Betrieb zuerst lohnen, steht im Artikel zu KI-Automatisierung für kleine Unternehmen.

Die acht Fragen, die du einem Anbieter vor dem Vertrag stellst

Diese acht Fragen entscheiden, ob ein Angebot zu deinem Betrieb passt, und alle acht sind in fünf Minuten am Telefon geklärt. Wir haben sie aus den Punkten zusammengestellt, die auf den geprüften Preisseiten offen bleiben.

1. Wie wird abgerechnet, sekundengenau oder nach angefangener Minute? Bei kurzen Gesprächen entscheidet diese Antwort über bis zu 40 Prozent der Rechnung.
2. Gehen nicht verbrauchte Minuten in den nächsten Monat mit? Auf keiner der geprüften Preisseiten stand, dass sie es tun. Frag trotzdem, denn wenn sie es tun, ändert das die Paketwahl.
3. Was kostet ein Wechsel in ein größeres Paket mitten im Monat? Wer im Dezember plötzlich das Dreifache telefoniert, will nicht die Zusatzminute zum Höchstpreis zahlen.
4. Wo laufen die Sprachmodelle, in der EU oder außerhalb? Diese Antwort brauchst du für deine Datenschutzerklärung nach Artikel 13 DSGVO.
5. Wird das Gespräch als Tondatei gespeichert, und wie lange? Wenn ja: wie holt der Anbieter die Einwilligung ein, und lässt sich die Aufnahme abschalten und nur der Text behalten?
6. Liegt ein Auftragsverarbeitungsvertrag vor, und kann ich ihn vor dem Vertragsschluss lesen? Ein Anbieter, der hier zögert, hat die Frage beantwortet.
7. Wie legt der Assistent im ersten Satz offen, dass er ein KI-System ist, und kann ich den Wortlaut selbst festlegen? Das ist die praktische Seite von Artikel 50 der KI-Verordnung.
8. Wie viele Stichwörter darf die Notdienst-Weiterleitung enthalten, und wohin stellt sie durch? Das ist die einzige Funktion, die im Notfall wirklich zählt, und sie ist bei den Anbietern unterschiedlich gut gelöst.

Eine neunte Frage, die keine an den Anbieter ist: Wer bei dir merkt, dass der Assistent Unsinn notiert hat? Ein System, das niemand kontrolliert, produziert vier Wochen lang falsche Termine, bevor es jemandem auffällt. Setz dir für die ersten zwei Wochen einen festen Punkt am Abend, an dem du alle Protokolle des Tages liest. Danach reicht eine Stichprobe pro Woche. Welche Werkzeuge in einem kleinen Betrieb überhaupt Sinn ergeben und welche man nach vier Wochen wieder kündigt, steht im Artikel zu den besten KI-Tools für kleine Unternehmen.

Claude ist eine Marke von Anthropic PBC. Die in diesem Artikel genannten Anbieter Agentino, Placetel, Vokaro, fonio, starbuero und ebuero sind Marken der jeweiligen Unternehmen. KI.ohne.Team steht in keiner Verbindung zu diesen Unternehmen und wird von ihnen nicht unterstützt. Alle Preise sind Stand 25. September 2026 und von den Seiten der Anbieter selbst abgeschrieben.

Fazit

Ein KI-Telefonassistent kostet zwischen 49 und 119 Euro Grundgebühr im Monat, und die Rechnung geht im Handwerk fast immer auf, weil ein einzelner geretteter Auftrag ein ganzes Quartal deckt. Die wichtigere Zahl ist die des Minutenpakets: dasselbe Anrufvolumen kostet beim falschen Paket 224 Euro und beim richtigen 88 Euro. Vor der Anbieterwahl steht deshalb die Strichliste über zwei Wochen, und danach die Entscheidung, welche Anrufe du überhaupt abgeben willst. Wer unter 15 verpassten Anrufen in zwei Wochen liegt, spart sich das Ganze und spricht stattdessen eine Mailbox-Ansage mit einer Rückrufzeit auf, die er dann auch einhält.

Häufige Fragen

Was kostet ein KI-Telefonassistent im Monat?

Bei den Anbietern, die ihre Preise auf der eigenen Seite ausweisen, liegt die Grundgebühr zwischen 49 und 199 Euro im Monat, dazu kommt ein Preis von 0,13 bis 0,35 Euro je Minute über dem enthaltenen Kontingent. Der günstigste Einstieg war am 25. September 2026 Agentino Basis mit 49 Euro und 100 enthaltenen Minuten. Bei 300 Anrufen im Monat lag der günstigste Weg bei rund 88 Euro, weil dort das große Minutenpaket entscheidet. Alle Preise netto.

Lohnt sich ein KI-Telefonassistent für einen Handwerksbetrieb?

Die Rechnung geht auf, sobald der Assistent mehr Rohertrag rettet als er kostet. Bei 88 Euro Monatskosten und 300 Euro Rohertrag pro kleinem Auftrag reicht ein geretteter Auftrag pro Quartal. Entscheidend ist vorher eine Strichliste über zwei Wochen: wie viele Anrufe du verpasst und wie viele davon nur einen Termin oder einen Rückruf wollten. Unter 15 verpassten Anrufen in zwei Wochen reicht eine Mailbox-Ansage mit fester Rückrufzeit.

Was kann ein KI-Telefonassistent nicht?

Er schätzt keinen Notfall ein, weil "bei mir läuft Wasser" für ihn in beiden Fällen derselbe Satz ist. Er verhandelt keinen Preis, ohne eine Zusage zu machen, die niemand geprüft hat. Er fängt keine Beschwerde auf, weil ein aufgebrachter Anrufer keine freundliche Abfrage will. Und bei starkem Dialekt, Nebengeräuschen oder sehr leisen Anrufern steigt die Fehlerquote. Für diese Fälle nutzen die Anbieter eine Weiterleitung über Stichwörter.

Muss ein Anrufer erfahren, dass er mit einer KI spricht?

Artikel 50 Absatz 1 der Verordnung (EU) 2024/1689 verlangt, dass Anbieter von KI-Systemen für den direkten Kontakt mit Menschen sicherstellen, dass die betroffene Person informiert wird, dass sie mit einem KI-System zu tun hat, außer es ist offensichtlich. Diese Pflicht gilt seit dem 2. August 2026 und richtet sich an den Anbieter des Systems. Praktisch heißt das, dass die Ansage es offenlegt. Das ist unsere Einordnung aus der Praxis und ersetzt keine Rechtsberatung.

Darf ein Telefonassistent das Gespräch aufzeichnen?

§ 201 Absatz 1 Nummer 1 StGB stellt unter Strafe, wer unbefugt das nichtöffentlich gesprochene Wort eines anderen auf einen Tonträger aufnimmt, mit Freiheitsstrafe bis zu drei Jahren oder Geldstrafe. Das Wort "unbefugt" ist der Schlüssel: mit einer Einwilligung, die vor der Aufnahme eingeholt wird, ist die Aufzeichnung befugt. Wer nur das Ergebnis als Text speichert und keine Tonspur aufbewahrt, ist in einer anderen Lage. Das ist unsere Einordnung aus der Praxis und ersetzt keine Rechtsberatung.

Was ist günstiger, ein KI-Assistent oder ein Telefonservice mit Menschen?

Bei kleinen Mengen liegen beide nah beieinander: 49 Euro beim Assistenten gegen 75 Euro bei starbuero mit deren eigener Durchschnittsangabe von 2,50 Euro pro Anruf, bei 30 Anrufen im Monat. Bei 300 Anrufen liegt der Assistent bei rund 88 Euro und der Telefonservice bei 750 bis 804 Euro. Der Mensch am Telefon kann dafür Dinge, die der Assistent nicht kann, und für Betriebe mit vielen Erstkontakten ist das den Unterschied wert.

Was kostet eine Halbtagskraft für die Telefonannahme?

Beim gesetzlichen Mindestlohn von 13,90 Euro brutto je Zeitstunde (§ 1 MiLoV5, seit 1. Januar 2026) und 20 Stunden pro Woche liegt der Bruttolohn bei rund 1.205 Euro im Monat. Mit einem angenommenen Arbeitgeberanteil von rund 21 Prozent sind es rund 1.460 Euro. Der Vergleich mit einem Assistenten ist unfair, weil eine Halbtagskraft auch Rechnungen schreibt, Material bestellt und Belege sortiert. Der genaue Arbeitgeberanteil für deinen Betrieb kommt von deinem Steuerberater.

Welche Alternative kostet gar nichts?

Eine Mailbox-Ansage, in der eine feste Rückrufzeit steht, plus eine Notfallnummer. Vier Sätze, 15 Sekunden, 0 Euro. Der Unterschied zur üblichen Mailbox ist die Zusage: wer "jeden Werktag zwischen 16 und 17 Uhr" sagt, gibt dem Anrufer einen Grund, nicht die nächste Nummer zu wählen. Die Arbeit liegt darin, die Stunde im Kalender auch freizuhalten.

Was bei uns selbst am Telefon läuft

Wir haben keinen Telefonassistenten, weil unser Geschäft schriftlich läuft: Newsletter, LinkedIn, Mail. Deshalb steht in diesem Artikel eine Rechnung und kein Erfahrungsbericht, und deshalb sind alle Annahmen darin als Annahmen markiert. Was wir gut kennen, ist die Lage davor: mehrere Firmen ohne zusätzliches Team, über 60 eigene Abläufe in Claude, und die Frage, welches Werkzeug als nächstes dazukommt und welches wieder raus. Genau diese Frage gehen wir im Tool-Stack-Audit in 60 Minuten mit dir durch, und wenn ein Telefonassistent bei dir auf die Liste gehört, rechnen wir ihn mit deinen Zahlen, nicht mit unseren.